Por qué debes cobrar entrada a tu conferencia (open source)

Es una idea que molesta a algunos: “¡La idea es compartir conocimientos, no sacar dinero!”, pero no estoy hablando de cobrar para hacer ricos a los organizadores (ja!), si no para pagar todo lo que es indispensable para una conferencia profesional de ese tamaño. Y esas cosas son muchas y caras, por ejemplo:

  1. El local: por el que además tienes que pagar un adelanto meses antes.
  2. Expositores conocidos: a los que se acostumbra pagarles su pasaje de avión y alojamiento (o no vienen, los han invitado a otras tres conferencias ese mismo mes).
  3. Almuerzo: no puedes mandar a decenas de personas a “buscar menú” alrededor.

1. “Para eso están los auspiciadores”

Imagina esta situación: A una semana de la conferencia tu principal auspiciador te dice que se retira… pero que si cancelaras a cierto expositor, que últimamente los ha hecho quedar mal, la situación “podría arreglarse”. Tu, entonces:
(a) buscas desesperadamente otra forma de cubrir los gastos (y terminas en la opción c);
(b) cancelas todo y asumes la deuda de las cosas que ya contrataste; o
(c) te tragas tu integridad y haces lo que te piden

…?

¿Improbable? Claro, pero no imposible. Cobrar entrada, en cambio, te da independencia creativa, por que todos los costos básicos están cubiertos. El dinero de los auspiciadores se vuelve una ayuda, no una necesidad.

2. “No todos pueden pagar la entrada”

Graba las charlas y súbelas a Vimeo. ¿Por que? Por que una charla grabada llega a muchas, muchas, más personas; Ya no serán las 50 que estén en la sala en ese momento, sino potencialmente cientos de miles.

Y es algo que tiene peso con los expositores: Armar una buena charla cuesta trabajo y toma tiempo, pero si va a estar en Internet asociada a tu nombre para siempre™, te aseguras de que salga bien! Es decir, que solo asegurando que las charlas van a grabarse, ya estás haciendo que la conferencia sea mejor.

¿Te preocupa los estudiantes que quieran ir pero no puedan permitirse la entrada? Cóbrales un precio reducido. O dona un bloque de entradas a institutos/universidades/etc.

Pero no olvides que tus entradas son valiosas, por que tu conferencia es valiosa. No las despilfarres regalándolas a quien no vaya a apreciarlas.

3. La haces mejor

Mucho del valor de la conferencia no está en las charlas si no en el poder conversar con el resto de asistentes. ¿Preferirías encontrarte con muchos “no tenía nada mejor que hacer” o con gente realmente interesada en estar ahí?Pagar entrada te asegura que por lo menos estarán comprometidos con el tema. También te aseguras la asistencia: 3000 likes no garantizan nada, en cambio, 200 entradas vendidas son personas que estarán ahí.

4. Te deja hacer cosas interesantes

Finalmente, ahora que cobras entrada, aprovecha el dinero de los auspiciadores para tener todos los “extra” (que no lo son realmente): ofrece café gratis al principio del día y en los intermedios, sirve almuerzo buffet en vez de sandwiches, etc.

StartechConf, por ejemplo, ofrece traducción simultanea inglés-español (con audífonos). Lo que es una idea fantástica por que entonces puedes tener expositores de todo el mundo y no te preocupas que todos los puedan entender.

Esos detalles harán mejor la experiencia y que la gente se quede con ganas de repetirla el año siguiente.

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