Un proceso de selección ágil que deja huella
Gracias al NoCode hemos diseñado un sistema transparente que aporta valor a cada uno de los profesionales que optan a las ofertas de Z1
Reducir el tiempo de implicación de nuestro equipo sin perder sus aportaciones, disminuir la espera de los candidatos y trabajar con total transparencia son algunos de los logros alcanzados al trazar nuestro propio procedimiento
Entre los principales retos que afronta cualquier empresa cuando empieza a crecer se encuentra el de la selección de personal. Desde la perspectiva del trabajador, este trance es casi siempre complicado. Todo profesional ha estado ahí: incertidumbre, tiempos que se alargan en exceso, información contradictoria o, simplemente, una respuesta que nunca llega. Pero también es complejo desde el otro lado.
En Z1 hemos crecido a un ritmo acelerado desde que comenzamos en 2015. Sólo en el último año, hemos doblado nuestra plantilla. El incesante auge en la demanda de productos digitales, sumado a nuestra entrada en el universo del fondo de inversión Tiny en 2018, nos ha llevado a una trayectoria ascendente en cuanto a número de proyectos, facturación y, en consecuencia, ampliación del equipo. En pocos meses, pasamos de tener que salir a la búsqueda de profesionales a gestionar más de 1.000 solicitudes de todo el mundo.
En poco tiempo, pasamos de buscar a las personas con las que queríamos trabajar a gestionar más de 1.000 solicitudes de todo el mundo
Esto podría haberse manejado de muchas maneras. La que parece más lógica habría sido recurrir a una empresa de recruiting. A primera vista, son todo ventajas: das unas indicaciones específicas de lo que necesitas, pagas X y te olvidas hasta que aterriza el candidato ideal. Pero nunca lo hicimos.
Ventajas de un sistema propio
No recurrimos al recruiting externo porque no queríamos perder a esa persona que solo puedes descubrir que es especial después de revisar en detalle su portfolio, leer con detenimiento su carta de presentación o tratar directamente con él o con ella en una conversación.
Nuestro equipo es demasiado importante como para dejar que otros lo elijan por nosotros, por eso ideamos nuestra propia solución
Hacer las cosas a nuestra manera implicaba dedicar horas, un recurso que escasea cuando estás sumergido en el día a día de multitud de proyectos. Pero nos lo tomamos como una inversión cuyo objetivo era, precisamente, ahorrar tiempo y dificultades en la contratación de talento.
La importancia del NoCode
Llegar donde estamos hoy no ha sido fácil. Pero, seamos honestos, tampoco era tan complicado. Como con casi todo en la vida, hemos aprendido a base de pararnos a pensar, definir unos objetivos, tener constancia y pasar por numerosas pruebas ensayo-error.
Desde el principio, tuvimos claro un objetivo: aumentar la transparencia y la agilidad
Esto solo se consigue si la comunicación es fluida, lo que conlleva cercanía y, por lo tanto, más horas de dedicación. La ecuación no sale a primera vista. Aparentemente, no puedes dar una respuesta rápida a la vez que cuidada y detallista. A no ser que te sirvas de herramientas que te hagan la vida más fácil.
Aquí es donde entran en juego plataformas NoCode como Typeform, Slack, Notion, Figma para el área de diseño, Github para desarrolladores y Loom.
Así elegimos a nuestros futuros compañeros
Todos los candidatos de Z1 acceden a través de un cuestionario de Typeform. No aceptamos otras vías. Si nos escriben por email, los redirigimos al Typeform. Que nos contactan por LinkedIn, igual.
¿Por qué? Por una parte, canalizar la entrada de candidaturas en una misma plataforma te garantiza que nadie se pierde por el camino. Por otra, esta herramienta nos ofrece información paralela muy valiosa que queda recopilada en informes que nos ayudan a seguir mejorando.
Pero quizás lo más importante de utilizar Typeform sea su integración con Slack. Todas las propuestas que recibimos a través de este formulario llegan a su vez a un canal privado en el que están los responsables de cada equipo: Diseño, Ingeniería, Producto, Marketing y Finanzas, así como Aure Contreras, nuestro people manager.
Esto es vital, ya que todos estamos conectados a Slack en nuestro día a día y podemos revisar y comentar cada solicitud de forma simultánea y ordenada en un hilo, sin tener que trasladarnos a otra plataforma que nos obligue a una mayor distracción.
Nuestros leads no andan sobrados de tiempo. Si queríamos involucrarles en el proceso, teníamos que utilizar herramientas que se integrasen fácilmente en sus rutinas
No podemos pretender que nuestros leads dediquen demasiado tiempo a este asunto, pero su opinión es fundamental, así que hemos conseguido que la montaña vaya a ellos para que formen parte de cada fase casi de forma automática.
Bye, email
Notion es otra de las herramientas fundamentales que utilizamos en este procedimiento. Su versatilidad nos ha permitido crear exactamente lo que necesitábamos, una base de datos muy valiosa y versátil. En ella cada candidato tiene acceso a:
- Una ficha con toda su información.
- La explicación del proceso de selección detallada fase por fase.
- El estado de su candidatura en tiempo real.
- Un registro con todas las conversaciones que hayan surgido en torno a su candidatura.
Cada ficha genera un enlace privado que enviamos al candidato por correo electrónico. Esta será la primera y última vez que utilicemos el email en todo el procedimiento. No nos hace falta, ya que con Notion tenemos el flujo de comunicación ordenado y accesible para todos en todo momento. Una tautología necesaria.
Midiendo el feeling
Intentamos que este camino no sea un quebradero de cabeza para los candidatos, pero dado nuestro alto nivel de exigencia, las personas que quieren entrar a formar parte de Z1 deben superar un par de pruebas que requieren echar un buen rato.
Aquí utilizamos nuevamente un formulario en Typeform y su integración con Slack, esta vez redirigiendo las respuestas a un canal con el resto de los componentes de los equipos por áreas de especialización.
Anécdotas, frustraciones o la justificación de por qué usar una herramienta en lugar de otra es lo que nos permite ver si una persona habla nuestro idioma
Al contrario de lo que pueda parecer, la idea no es tanto analizar exhaustivamente el lado técnico como valorar si nos identificamos con pequeñas anécdotas, frustraciones o la justificación de por qué se usa una herramienta u otra. Esta es la información que nos hace ver si el candidato habla nuestro idioma y está en el mismo punto que nosotros. Algo que solo pueden valorar otras personas que están ya en un puesto similar.
Un valioso feedback
Por último, nos dolía pensar que todos los que participaban dando lo mejor de sí mismos pero no entraban a formar parte del equipo llegaran al final con un simple y frío “no has sido seleccionado”.
Necesitábamos devolverles algo a cambio de su tiempo y esfuerzo sin que esto supusiera una carga extra y difícil de gestionar para el equipo. De modo que surgió la iniciativa de grabar vídeos personalizados a fin de ofrecerles un feedback ágil y directo sobre sus ejercicios.
Surgió la iniciativa de grabar vídeos personalizados para los perfiles no seleccionados, ofreciéndoles feedback sobre sus ejercicios
Nos gustaba la idea de que, ya que invierten tanto cariño en cada fase, se llevasen alguna lección aprendida que les sirviera también para mejorar. Por último, compartimos con ellos las pruebas de los candidatos seleccionados para que puedan analizarlas.
Nuevos objetivos: mayor precisión y cercanía
El sistema está funcionando. Los datos nos confirman que hemos conseguido reducir el tiempo de implicación de nuestro equipo y que la experiencia ha aumentando el valor de sus aportaciones. Otros logros han sido disminuir la espera de los candidatos y proceder con una total transparencia. Nos alegra recibir numerosos mensajes agradeciendo la calidad y la claridad del sistema.
Hemos recibido muchos mensajes agradeciendo la agilidad y la claridad del sistema, algo que nos hace realmente felices
No obstante, todavía queda camino por recorrer. Somos conscientes de que tenemos que darle una vuelta a la forma en la que presentamos nuestros puestos, ser más precisos respecto a lo que buscamos y ofrecemos. También sabemos que podemos mejorar la dinámica de las fases, ya sea con actividades grupales o utilizando Videoask.
Además, nos gustaría hacer todavía más cercano el procedimiento, manteniendo una charla previa al inicio con los candidatos, así como ofrecer algún tipo de feedback más personal a aquellos que no pasan el primer filtro.
Queremos que cada persona que aspira a trabajar en Z1 tenga una experiencia tan satisfactoria de nuestro proceso que se convierta en embajador de nuestra marca
Sobre esta y otras cuestiones volveremos a detenernos a pensar, siempre trabajando con un doble objetivo: formar el mejor equipo de creación de productos digitales y que cada candidato tenga un experiencia tan impecable que se convierta en un auténtico embajador de Z1.
