Meeting hacks #3: Jak na meeting notes

Schůzka úspěšně proběhla a teď je načase poslat jejím účastníkům zápis. Nejdůležitější moudro dnešních zápisků zní: Nikoho nebaví číst dlouhé, souvislé a jednolité texty, ve kterých se těžce orientují.

Zaměř se na to a šetři svým kolegům čas. 3 základní tipy níže ti s tím (doufám) pomohou.

1) ŠKRTAT, ŠKRTAT, ŠKRTAT

V začátcích klidně vždy zformuluj všechny poznámky, které ze schůzky máš. V druhém kroku škrtej vše, co je navíc. Pokud si myslíš, že už máš hotovo, text ještě jednou v rychlosti projdi a zkontroluj, že v něm nepřebývá žádná informace navíc.

Postupem času budeš schopný/á rovnou sepisovat jen ty nejdůležitější informace a celá práce nad zápisem ti tak zabere jen zlomek času.

2) DODRŽUJ OSNOVU

Snaž se udržet obdobnou strukturu textu při všech meeting minutes. Kolegové/klienti si časem na konkrétní podobu zvyknou a budou se v zápisech rychleji orientovat.

Jak může taková osnova vypadat?

• Poděkování

Na začátek poděkuj účastníkům za jejich aktivní účast na schůzce.

• Shrnutí toho, co se dohodlo

Popiš, co se se na schůzce dohodlo. Buď stručný, není třeba vypisovat, kdo měl jaký názor na konkrétní témata. Stačí v bodech uvést jednotlivá rozhodnutí.

• Úkoly, odpovědnosti, termíny

Přehledně shrň konkrétní úkoly, osoby, které za ně odpovídají a ideálně rovnou i termíny splnění, na kterých jste se v průběhu meetingu dohodli.

Seznam úkolů piš v bodech a každý úkol (pokud je to možné) se snaž vždy popsat maximálně jednou větou.

• Follow up

Na konec uveď, co po tomto meetingu následuje. Naplánuješ další follow up meeting nebo separátní schůzky na konkrétní témata? Ozveš se účastníkům až se stanou klíčové události, které dalším krokům předchází?

3) NEZAPOMÍNEJ FORMÁTOVAT

Přehledným formátováním umožníš účastníkům v rychlosti projet zápis a jednoduše najít to nejdůležitější.

Jak formátovat?

• Nadpisy, odstavce, odrážky

Snadné orientaci v textu pomůžeš využitím nadpisů, odstavců i odrážek. Jednotlivé části osnovy jsou samostatnými nadpisy, pod které spadají odstavce textu a úkoly oddělené odrážkami.

• @Jméno účastníka

Ke každému úkolu musí existovat odpovědná osoba. Pokud ještě není jasno, kdo úkol splní, vlož jako samostatný úkol i nominaci takového člověka. V tomto případě pak už tušíš, kdo bude ze zúčastněných odpovědný za nominaci a můžeš jeho jméno k úkolu přidat.

• //datum splnění úkolu

Termín splnění úkolu značím vložením dvou lomítek před datum. Datum vkládám do závorky na konec úkolu spolu se jménem odpovědné osoby.

Z vlastní zkušenosti mi nejlépe funguje držet výpis úkolů v následujícím formátu:

• konkrétní úkol č. 1, který byl dohodnut (@jméno účastníka, //datum)
• konkrétní úkol č. 2, který byl dohodnut (@jméno účastníka, //datum)

Napadají vás další vychytávky a tipy na formulaci zápisů, které používáte a dobře vám fungují?