Meeting hacks #1: Před schůzkou

Dle průzkumu z roku 2017 trávíme na schůzkách až 23 hodin týdně, což je o 13 hodin více než v 60. letech minulého století. Navíc 67% zaměstnanců už před samotným meetingem tuší, že bude neproduktivní a jeho konání nepřinese nic zásadního.

Co tedy dělat proto, aby schůzky byly efektivní, kolegové více zapojení a meeting naplnil naše potřeby?

V prvním díle shrnuji všechny mnou osobně ověřené tipy na přípravu před, která může ve výsledku ušetřit spoustu času a energie na schůzce samotné.

Smysl & Cíl

Před naplánováním meetingu si dobře rozmysli, co je jeho cílem. Chceš ostatní informovat, ale je to příliš důležité, než abys využil e-mail? Potřebuješ klíčová rozhodnutí? Jde ti o utužení projektového týmu? Na základě cílů můžeš meeting správně pojmout.

Příklad: Pokud je tvým cílem update na projektu, zkus ho omezit na písemné shrnutí, kdy každý člen sepíše na čem pracuje, co v daný den dokončí a zdali má nějaké překážky pro úspěšné splnění úkolu. Pro komunikaci doporučuju Slack nebo Workchat od Facebooku. Pokud se i tak potřebujete potkat a mít přehled, kdo na čem pracuje, naplánuj stand up ne delší než 15 minut.

Délka

TIP: Do kalendáře odteď plánuj schůzku vždy na 30 minut. Za mě je to ten čas, kdy musíte pospíchat a být efektivní, abyste vše probrali a zároveň nemají ostatní účastníci pocit, že neustále jen sedí dlouhé hodiny na zbytečných schůzkách. Zkus také meetingy držet v úzké a specializované agendě, jinak se meeting povleče a bude ve výsledku důležitý převážně jen pro vás. Začínej vždy načas i pokud někdo chybí a vždy konči včas i kdyby bylo potřeba naplánovat doplňující setkání.

Samozřejmě, že pokud je cílem strategie, kvartální vize a rozsáhlejší témata, je záhodno naplánovat meeting delší.

Příklad: Potřebuješ informovat projektový tým, který se skládá z desítky lidí z různých týmů o tom, kdo na čem pracuje? Dejte si pouze 30 minut, kde probíhající aktivty společné shrnete a jakékoliv identifikované překážky a blokace naplánujte do separátních schůzek s relevantními účastníky. Řešení těchto bodů můžeš poté celému týmu nasdílet na příštím celotýmovém meetingu.

Účastníci

Nemyslím si, že by vždy zásadním problémem byl vysoký počet účastníků, jako spíše fakt, že se schůzek mnohdy účastní nerelevantní lidé.

Jednoduše si u potenciálních účastníků zodpověz tyto otázky:

• bude tento člověk participovat na potřebných rozhodnutích neb k tomu má pravomoc?
• bude tento člověk participovat na potřebných rozhodnutích neb k tomu má potřebnou detailní znalost?
• bude tento člověk vykonávat kroky plynoucí z rozhodnutích, která na schůzce padnou?
• je možné, že daná rozhodnutí ovlivní práci tohoto člověka a to zásadním způsobem?

Příprava před & Agenda

Zájem kolegů o tvoje schůzky si vybuduješ tím, že se jich sám/sama budetš účastnit vždy velmi dobře připraven/a. Před schůzkou tedy sdílej agendu předem, pokud je navíc součástí agendy diskuze nad vstupními daty účastníků, předem kolegy obejdi a prober s nimi, co konkrétně potřebuješ, aby již měli na meeting připraveno.

Každá pozvánka v kalendáři by měla obsahovat tyto body:

• Název & Místo & Čas
• Seznam účastníků (pokud máš v hledáčku účastníky, kteří nejsou klíčoví, ale téma by je mohlo zajímat, pozvi je v nepovinném režimu a přenech volbu účasti na nich)
• Proč (vysvětli stručně proč schůzku plánuješ)
• Témata k diskuzi (sepiš body, které budou předmětem diskuze)
• Úkoly (popiš úkoly, které mají účastníci splnit jako přípravu na schůzku)
• Cíl (nezapomeň sepsat, co je cílem meetingu a s čím potřebujete odejít)
• Úvod & Závěr (milý a přátelský pozdrav i zakončení ti rozhodně můžou připsat plusové body :) )