Remote Konzepte: Prototypen erstellen & testen

Wie man durch partizipative Workshops den Fokus schärft und nachhaltige Lösungswege findet

Im ersten Artikel dieser kurzen, dreiteiligen Serie hast Du gelesen, welche anleitenden Fragen Du Mitarbeitenden stellen kannst, um für Deine Organisation die Grundlage für ein passendes und abgestimmtes Remote Konzept abzuleiten.

Die Umfrageergebnisse sind da. Wie geht es weiter?

Mitarbeiterbefragungen sollen helfen zu verstehen, welche Bedarfe, Wünsche und Herausforderungen Mitarbeiter*innen haben und sehen. Im wissenschaftlichen Kontext spricht man von drei Hauptkriterien, die eine Umfrage erfüllen muss, um qualitativ gültig zu sein: Objektivität, Zuverlässigkeit, Validität. Dabei bauen die Kriterien aufeinander auf. Die Auswertung einer Umfrage unterliegt, insbesondere bei offenen Fragen, streng genommen subjektiven Annahmen. Ob die Interpretationen in der Umsetzung richtig sind, wie genau geeignete Lösungen aus Sicht der Befragten aussehen, lässt sich am besten über Hypothesen, darauf aufbauenden Prototypen und deren Vertestung herausfinden.

Der Test

Auch um ein funktionierendes und nachhaltig wirksames Remote Konzept aufzusetzen, bedarf es der Ableitung von Hypothesen, dem Erstellen von Prototypen und dem Testen dieser. Im Kontext von Remote Arbeit sind einige Themen sehr wahrscheinlich auch im Fokus der Betrachtung Deiner Organisation. Erreichbarkeit, Sichtbarkeit, Gemeinschaftsgefühl oder Balance von Privatem und Arbeit gehören zu zentralen Themenkomplexen. Remote Arbeit führt gerade in diesen Bereichen in vielen Unternehmen zu spürbaren Veränderungen im Arbeitsalltag. Geht diese Herausforderungen Schritt für Schritt gemeinsam an.

Partizipative Workshops für Dein Remote Konzept

Ein möglicher erster Schritt zur gemeinsamen Erarbeitung sind dabei partizipativ orientierte Workshopformate. Entsprechende Formate bieten sich besonders gut an, um erste Entwürfe des Prototypen Deines Remote Konzepts gemeinsam mit Mitarbeitenden zu testen und weiterzuentwickeln. Du wirst wahrscheinlich im ersten Schritt nicht alle Schmerzpunkte finden und/oder lösen können, aber Du wirst erfahren, wie Mitarbeitende auf Hypothesen und Lösungsvorschläge reagieren und ihr könnt gemeinsam an den entsprechenden Herausforderungen arbeiten und als Team nächste Schritte definieren.

Informiere Deine Organisation bereits im Vorfeld des gewählten Formats über die gewonnenen Hypothesen. Zum einen schafft der frühzeitige und transparente Umgang mit den Umfrageergebnissen Vertrauen. Zum anderen schaffst Du im Rahmen des jeweils gewählten Formats mehr Raum für klärende Fragen und die gemeinsame Arbeit an Antworten.

Format und Ablauf Deines partizipativen Workshops sind dabei sowohl abhängig von der Teamgröße, als auch der Erfahrungen der Teilnehmenden mit methodischem Arbeiten.

Im Folgenden geben wir Dir einen Einblick, wie wir bei zero360 an dieser Stelle vorgegangen sind.

zero360 Workshop: Auf dem Weg zum neuen Remote Konzept

Unsere Unternehmenskultur lebt unter anderem vom sozialen Miteinander. Vor Corona haben wir dies zweimal im Jahr mit einer Offsite unterstützt. Wir stärken damit nicht nur das Zusammengehörigkeitgefühl, sondern verbessern auch kontinuierlich die Zusammenarbeit im Team durch Zuhören, Feedback und gezieltes Überprüfen von Routinen.

Die diesjährige Offsite wollten wir dafür nutzen, gemeinsam an den offenen Punkten unseres Remote Prototypen zu arbeiten.

Wir haben uns in unserem Format, basierend auf den Umfrageergebnissen, auf zwei Themenkomplexe konzentriert, die aus Sicht des Teams von besonders hoher Bedeutung waren.

Von diesen Themenkomplexen haben wir wiederum Herausforderungen zur gemeinsamen Bearbeitung abgeleitet. Wir haben auf Basis der Umfrageergebnisse bewusst mehrere konkrete Herausforderungen abgeleitet. Zum einen konnte das Team über ein Voting die aktuell wichtigsten Fragen auswählen und damit auch schon einen ersten Schritt Richtung Priorisierung bzw. Richtung Roadmap gehen. Zum anderen stehen damit bei größeren Teams mehr Themen zur Auswahl, um, in kleinere Teams aufgeteilt, gemeinsam parallel mehr zu erreichen.

Die Agenda

Die Aufteilung in Gruppen

Nach einer allgemeinen Einführung in das Format gilt es zunächst unsere zeronaut*innen durch das Zufallsprinzip in Teams aufzuteilen. Die Teilnehmer*innen bleiben im Laufe des Formats in der jeweiligen Konstellation. Jedes Team hat je ein*e willkürlich zugeteilte*n Team Lead. Mit der zufälligen Zusammensetzung der Teams wird in dem offenen Rahmen zusätzlich Raum für neue Impulse und Denkanstöße gegeben.

Mit der Zuordnung in Teams geht auch die Zuordnung zu den zu bearbeitenden Themenkomplexen und Herausforderungen einher.

Konkrete Herausforderungen

Alle Teilnehmenden haben jeweils zwei Stimmen (in diesem Fall Klebepunkte), mit denen sie sich für zwei Herausforderungen in ihrem Themenkomplex entscheiden können. An diesen zwei Herausforderungen wird gearbeitet.

Ziele des Tages definieren

Wichtig ist, im Rahmen des Formats Ziele festzuhalten. Wie könnte ein Lösungsbeispiele für die jeweiligen Herausforderungen im Alltag für zero360 aussehen? Wie will man im Nachgang mit den Ergebnissen weiterarbeiten und sie in der Praxis testen? Halte diese Zielsetzung mit den Teilnehmenden fest bevor ihr mit der eigentlichen Arbeit in den jeweiligen Teams startet.

Runde 1

Jedes Team hat 60 Minuten Zeit, um Ideen zu sammeln, wie wir gemeinsam mit der jeweiligen Herausforderung im Alltag von zero360 umgehen können. Welche Methode dabei angewendet wird, ist dem jeweiligen Team überlassen. Sofern Teams weniger in der Anwendung von Methoden erfahren sind, ist es sinnvoll an dieser Stelle zumindest einen groben methodischen Ablauf vorzugeben.

Jeweils zwei Teams arbeiten während des Tages an einem Themenkomplex. Sie starten parallel mit einer der beiden identifizierten konkreten Herausforderungen. Nach der ersten Runde wechseln sie sich ab und setzen auf der Arbeit des jeweils anderen Teams auf.

Am Ende der Runde sollten die Kerngedanken unter anderem auch deswegen so dokumentiert und aufbereitet sein, dass die anderen Teams die bisherigen Überlegungen und weiteren Schritte nachvollziehen können.

Austausch 1

Beide Teams des gleichen Themenkomplexes finden sich nach der ersten Runde zusammen und tauschen sich über die Erkenntnisse der ersten Erarbeitung aus. Dieser Austausch dient der Inspiration, danach wird die jeweilige Herausforderung untereinander getauscht.

Runde 2

In dieser Runde arbeitet jedes Team mit der jeweils zweiten Herausforderung aus dem Themenkomplex. Durch den Austausch können die Teams auf dem aufsetzen, was die Kolleg*innen parallel zu ihnen erarbeitet haben. Die Teams können jeweils frei entscheiden, ob sie im Folgenden diese Ideen weiterführen oder aber neue Lösungen für die Herausforderung erarbeiten. Am Ende der Runde sollten auch hier die Kerngedanken so dokumentiert sein, dass eine Nachvollziehbarkeit auch im Anschluss an das Format gegeben ist.

Austausch 2

Im nächsten Schritt tauschen sich die zwei miteinander arbeitenden Teams in ihren jeweiligen Themenkomplexen darüber aus, ob die ursprünglichen Gedanken weitergeführt, ergänzt oder umgeworfen wurden. Der Hintergrund und das Warum stehen dabei im Fokus.

Im Plenum: Präsentation und Diskussion Themenkomplex 1 & 2

Nach dem abgeschlossenen Austausch der Teams innerhalb der Themenkomplexe werden nun alle Ergebnisse im Plenum vorgestellt.
In unserem Fall konkret gesprochen: Die Teams des Themenkomplex 1 stellen ihre Gedanken und Ableitungen zu den gewählten Herausforderungen vor, jeweils ergänzt durch Fragen und Anmerkungen aus dem Plenum. Danach stellen die Teams aus dem Themenkomplex 2 ihre Lösungsansätze im selben Modus vor.

Alle vier Herausforderungen sind Themen, die jede*n zeronaut*in betreffen. Ergänzend zu den direkt gestellten Fragen und Anmerkungen können in einer Abschlussrunde noch einmal alle Ergebnisse im Kontext kommentiert und ergänzt werden.

Lauter gute Lösungsideen: Und jetzt?

Durch das für Deine Organisation passende partizipative Format hast Du gemeinsam mit dem gesamten Team wichtige Herausforderungen des neuen Remote Konzepts diskutiert und Lösungen abgeleitet. Nehmt diese Ansätze als Team mit zurück in den Arbeitsalltag, übersetzt sie in praktikable Maßnahmen, verteilt Verantwortlichkeiten und setzt auch Ziele und Deadlines für die Umsetzung.

Ein ganz wichtiger Aspekt für alle weiteren Schritte ist dabei Transparenz. Als Führungskraft ist es jetzt wichtig aufzuzeigen, welche Ansätze warum und in welchem Tempo umgesetzt bzw. als Prototypen getestet werden. Transparenz schafft Vertrauen und Sicherheit.

Erarbeite gemeinsam mit Deinem Team eine Roadmap für die Umsetzung der identifizierten Lösungen (über Prototypen) und die Bearbeitung noch offener Themen und Herausforderungen.

Dein Remote Konzept ist nur nachhaltig erfolgreich, wenn Du regelmäßig mit dem Team dazu eincheckst, bei Bedarf Anpassungen vornimmst, ergänzt und das Konzept kontinuierlich weiterentwickelst. Dann aber steht einer erfolgreichen, konstruktiven und vor allen Dingen guten Zusammenarbeit als Team mit Zusammenhalt auch im Remote Kontext nichts im Weg.

Du suchst nach Unterstützung oder konkreter Hilfe bei der Entwicklung und Umsetzung Deines Remote Konzepts und möglicher Prototypen?
Wir stehen gerne zu Deiner Verfügung: hello@zero360.de

Im dritten Artikel unserer Serie zum Thema “Remote Konzepte und der Weg dahin” zeigen wir Dir, welche konkreten Lösungen wir bei zero360 gefunden haben und mit welchen Prototypen wir arbeiten.