Soft Skills!

Gerenciamento de Tempo

Uma continuação da série sobre Soft Skills

No último artigo, você aprendeu sobre o que são as soft skills, como elas são utilizadas no mercado e como desenvolvê-las! Agora chegou o momento de entender melhor sobre as técnicas de Gerenciamento de Tempo, mas, se você quiser dar uma olhada no artigo anterior, só clicar aqui em baixo!

O que são soft skills?

Definição

Sabe aquelas 24 horas que temos para fazer as nossas tarefas? Nunca achamos que é realmente possível fazê-las nesse tempo, não é mesmo? Bom, estou aqui para te contar um segredo: você consegue sim!

O querido gerenciamento do tempo é um processo de planejamento e execução do controle da quantidade de horas que gastamos com atividades específicas. Se você utilizar essa técnica, você vai estar sendo mais:

1. Efetiva;
2. Eficiente;
3. Produtiva.

Nada mal né?

Para que você consiga fazer todo esse processo, você precisar ter esses conceitos:

• Gaste o tempo certo nas tarefas certas;
• Priorize as suas tarefas.

Vou tentar te ajudar a utilizar esse processo. Vamos lá!

Estratégias

O segredo para tudo isso, na verdade, é a organização. Mas para que você consiga se organizar efetivamente, você precisa entender os métodos existentes, testá-los e determinar o melhor para você!

Método Getting Things Done (GTD)

Com esse método, você vai estabelecer objetivos, definir passos e focar na execução. O importante aqui é entender os cinco passos existentes e aplicá-los:

1. Recolher: aqui você vai elencar as tarefas que você vai fazer naquele dia, semana ou mês.
2. Processar: agora que você tem as suas tarefas, você precisa priorizá-las, detalhá-las melhor e talvez até quebrá-las em sub-tarefas.
3. Organizar: pegue todas as tarefas que você já elencou e priorizou e organize-as no decorrer do seu dia, semana ou mês, colocando-as em prioridade e com prazos.
4. Executar: bom, acho que é auto-explicativa né? Bora realizar aquela sua tarefa, está na hora de descobrir se aquelas etapas anteriores deram certo. Mas não se preocupe, você pode sempre adaptar (olha lá a próxima etapa)!
5. Rever: agora que você já testou o seu planejamento, você vai provavelmente encontrar alguns probleminhas. Então, analise porque as coisas deram certo ou errado e adapte para o próximo dia, semana ou mês. Mas não se preocupe, adapte mesmo no meio da semana se você sentir que não está funcionando.

Matriz GUT

Tá, mas o que é esse GUT?

• Gravidade;
• Urgência;
• Tendência!

Lembra que eu comentei ali em cima sobre as prioridades? Bom, essa é uma super técnica que você pode utilizar para priorizar as suas tarefas!

Para essa estratégia, você vai construir uma tabelinha que nem a que está ali em baixo. Nela você vai por: tarefa, gravidade, urgência, tendência e GUT. Vamos entender cada uma delas agora.

• Tarefa

Nesse momento você vai pegar aquela tarefa que você especificou na segunda etapa do GTD e colocá-la aqui.

• Gravidade

Atribua uma nota para a sua tarefa, de acordo com os seguintes critérios: extremamente grave (5), muito grave (4), grave (3), pouco grave (2), sem gravidade (1).

• Urgência

Da mesma forma que você atribuiu notas para a gravidade, você também vai para a urgência. Mas, dessa vez, cada uma tem um significado diferente: atenção imediata (5), resolver rapidamente (4), pouco urgente (3), pode esperar (2), pode ser planejada a longo prazo (1).

• Tendência

Da mesma forma que nas últimas duas etapas, vamos pensar em formas de analisar a tendência com notas de 1–5. Mas, agora, você deve pensar em quais seriam as consequências de ignorar a tarefa: vai piorar rapidamente (5), vai piorar em pouco tempo (4), vai piorar (3), vai piorar a longo prazo (2), não mudará (1).

• GUT

Agora que terminamos de dar as nossas notas de gravidade, urgência e tendência, o último passo é você multiplicar essas notas e colocar na última coluna.

Para você entender um pouquinho melhor como fazer todo esse processo, desenvolvi uma tabelinha com tarefas de exemplo. Como dá para ver, eu devo organizar as minhas tarefas colocando a pesquisa em primeiro lugar, já que ela tem um GUT maior!

Tabela com exemplo da matriz de GUT

Lista de Tarefas

Essa é uma forma de aplicar as etapas anteriores.

Aqui você vai listar as suas tarefas, na sua ferramenta de preferência (softwares, aplicativos, websites ou no papel). Lembre-se de especificar bem as suas tarefas, determinar as prioridades e estipular tempo de execução ou uma data limite.

Com essa estratégia, você consegue visualizar as suas tarefas de uma forma bem clara. Aqui você também assinalar a tarefa assim que ela forem executadas, para se estimular de uma forma bem clara e visual.

Técnica Pomodoro

Aqui temos uma técnica mais voltada para o momento de execução da tarefa. Ela se baseia na ideia de que fluxos de trabalho divididos em blocos melhoram a agilidade do cérebro e estimulam o foco.

Fala sério, é isso que queremos sempre, não é mesmo?

Os nossos queridos “pomodoros” serão unidades de tempo de 25 minutos. Sendo assim, você vai dar 25 minutos de atenção total para uma tarefa. Depois desse tempo, você vai tirar 5 minutinhos para respirar. Mas melhora! A cada 4 sessões pomodoros, você ganha 15 minutos de descanso!

Gamificação

Posso dizer com quase certeza que você utiliza alguma técnica de gameficação no seu dia-a-dia. Você utiliza algum app que te fornece estímulos por utilizá-lo em dias seguidos ou até mesmo se da um tempo de descanso por ter terminado uma tarefa.

Essa é uma estratégia muito interessante e, potencialmente, estimuladora. Existem muitos softwares que fazem esse processo para você, mas você também pode criar o seu próprio sistema de recompensas. Lembrando, esse sistema pode ser aplicado para grandes empresas ou para o seu cotidiano.

Agora imagina: você segue um sistema de recompensas que dita que, a cada quantidade <x> de tarefas executadas, você ganhará alguma coisa. Como, por exemplo, um ingresso para o cinema ou um dia de folga!

Se pensarmos nisso dentro de uma empresa, poderia até mesmo ter algum esquema de ranqueamento e visualização do seu progresso.

Ufa, quanta estratégia!

Acho que foi possível notar que existem muitas técnicas e estratégias que estão aí para a te ajudar a organizar o seu tempo. Cada uma delas com o seu benefício e objetivo.

Muitas delas podem ser utilizadas em conjunto e só aprimoram uma a outra. Agora você vai conseguir fazer as suas tarefas dentro das 24 horas!

Lembrando que essas estratégias podem ser aplicadas no seu dia-a-dia ou dentro de empresas. Dentro das empresas isso é algo muito interessante, então se você conseguir gerenciar o seu tempo sem eles precisarem te ensinar, você já tem uma soft skill mais do que importante.

Então teste um pouco cada uma das estratégias e encontre a melhor para você. Pense que elas estão aí para te orientar, então não tenha medo de inovar e adaptar, crie o sistema que mais te beneficia!

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A Paula Leite é uma das integrantes do Coletivo Zero e Umas! Ela faz Ciência da Computação e, nas palavras dela “A nossa missão é buscar a força ao capacitar outras mulheres”. Ela também é apaixonada pela leitura!

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