O dia que a Lean Inception me fez cancelar um Projeto

Dando continuidade ao post Como inserir a Lean Inception em meu Fluxo de Trabalho, gostaria de tocar num assunto que por vezes temos como resultado no meio desse fluxo, mais precisamente como resultado da Lean Inception, que é o cancelamento do projeto.

As razões para o cancelamento de um projeto podem ser as mais variadas e isso se dá neste momento, pois é a hora em que se envolvem mais pessoas com olhares, experiências e pensamentos diferentes e que podem mostrar aos demais participantes, pontos que antes não foram vistos.

Neste artigo contarei minha experiência conduzindo uma Lean Inception na VAGAS.com, onde tive a experiência de participar do cancelamento de um projeto graças ao ponto de vista de um dos participantes e qual foi o impacto desta decisão para as pessoas.

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Contexto

A VAGAS.com é uma das poucas empresas do Brasil que trabalha num modelo de gestão horizontal, ou seja, sem chefes, porém com líderes que surgem de acordo a sua iniciativa e conhecimento e num ambiente onde as decisões são tomadas por consenso e controvérsias sem a imposição de ninguém (saiba mais). Assim os projetos surgem de acordo a necessidade do usuário e não por imposição de alguém.

Antes que eu entrara na VAGAS.com era comum que a fase de Discovery fosse conduzida pelo Product Owner, uma pessoa especialista de Marketing de Produto e uma pessoa especialista em User eXperience, o que dava insumo suficiente para o time de desenvolvimento seguir com a construção do software logo em seguida.

Porém, os problemas que por ventura ocorriam eram:

  • Falta de prazo para terminar os projetos
  • Falta de definição de MVP (Minimum Viable Product)
  • Falta de alinhamento com todas as partes envolvidas no problema antes de começar o projeto(as pessoas fora do time de produto sabiam que o projeto estava começando, mas não participavam de seu escopo)

O que levou no passado ao desenvolvimento de projetos que ao final não eram necessários, porém só se soube disso depois que o mesmo já estava no ar e que se havia passado muito tempo na construção do mesmo.

O começo da Lean Inception na VAGAS.com

Em dezembro de 2017 tive a oportunidade de rodar a primeira Lean Inception com o time responsável pela frente que cuida de candidatos (expõe as vagas, permite candidaturas, testes para vagas, etc.) o que nos rendeu um MVP de um projeto de Dados de Cargos estimado em 2 meses e meio que foi entregue no prazo e você pode conferir aqui.

Outras Lean Inceptions vieram e todas com o mesmo sucesso da primeira, onde conseguimos desde a evolução no produto até a evolução técnica de nossa infraestrutura (automação de deploy, Circuit Breaker, etc), até que iniciamos a revisão da aplicação de Testes ao candidato.

O projeto cancelado

Como toda empresa com muitos anos de história e um belo repertório de soluções para grandes clientes, a VAGAS.com possui softwares com tecnologia legada e que com o passar dos anos, eventualmente, surgem novas necessidades de negócio que nos fazem pensar em refazê-lo numa tecnologia mais atual para não só atender ao negócio, como também fazer uso de novos recursos disponíveis nas tecnologias atuais.

Pois bem, isso foi o que aconteceu com a funcionalidade de Testes usada pelos candidatos para se candidatar a algumas oportunidades de emprego, cujas empresas exigem este tipo de avaliação.

Na fase de Discovery realizada pelo Product Owner em conjunto com nossa UX, foram identificadas necessidades de negócio que geravam maior esforço ao usuário e a nossa equipe de suporte, como por exemplo, a liberação de acesso a Testes para candidatos que tinham problema com sua conexão com a internet ao fazer o teste.

Realizado o kick off, iniciamos nossa Lean Inception, onde foi possível compartilhar com todos ali a necessidade, coletar sugestões, etc. e… no momento em que iríamos começar nosso MVP Canvas uma convidada entrou na sala e esta não havia podido participar das dinâmicas anteriores, porém era muito importante para nós.

Tratava-se de uma das desenvolvedoras mais experientes da empresa e que justamente havia ajudado a construir a primeira versão que iríamos substituir pela “dificuldade” em aplicar as novas regras de negócio e o fato de estarmos usando a estrutura de software legado que possuía alguns problemas de usabilidade.

Em 5 minutos de conversa para se inteirar do escopo do projeto com um arquiteto de desenvolvimento que estava na sala participando desde o começo, ela se virou ao PO e disse que conseguia atacar uma boa parte dos pontos de dor que haviam sido mapeados removendo algumas regras do código e adicionando outras regras simples, sem muito esforço (coisa de no máximo 2 dois dias).

Sabendo que o MVP fora estimado em 3 meses, este tempo reduziu, porém mesmo assim o esforço empregado para desenvolver o restante das features não se justifica pelo retorno que traria (a experiência geral continuaria ruim mesmo aumentando o volume de candidaturas e essa troca não valia a pena).

Todos na sala ficaram com uma expressão de descrentes com a situação, pois já havíamos realizado praticamente todo o planejamento. Foi então que com mais uma ou outra discussão sobre alterações simples sobre a usabilidade finalizamos a reunião, com o time desanimado por ter investido “tanto” tempo nesta dinâmica para resultar no cancelamento deste projeto.

Logo após a reunião chamei o time de produto e compartilhei com eles a seguinte visão:

Este projeto foi estimado em 3 meses e em outros tempos a VAGAS.com teria desenvolvido esse projeto sem ter esse momento de planejamento pré-projeto, ou seja, o que gerou ou geraria mais desperdício? O tempo de uma Lean Inception (1 semana) ou o tempo do projeto (3 meses)?

Feito isso o time ficou satisfeito com o resultado e ainda teve um tempo a mais para trabalhar em débitos técnicos, enquanto o PO trabalhava no Discovery de uma nova necessidade.

Conclusão

Esta situação me mostrou o quanto é importante ter as pessoas certas participando da Lean Inception e o quão importante é alinhar as expectativas das pessoas em relação ao resultado das dinâmicas.

Cancelar um projeto nos dá a sensação que estamos jogando fora todo o trabalho feito até ali, porém essa é só uma forma de olhar o resultado, a outra é pensar o quanto de desperdício de tempo e esforço foi evitado com algo que não traria valor ao se tomar a decisão de não seguir indo na direção errada por mais tempo (isso É LEAN).

Tomar este tipo de decisão muitas vezes exige coragem (valor este que é presente no Scrum e XP), principalmente porque há casos onde times, POs, stakeholders e várias outras pessoas envolvidas que se apaixonam pela solução e não pelo problema o que faz o usuário ficar em segundo plano e gera motivação para o desenvolvimento, mas desmotivação na medição dos resultados da entrega.

Contudo, a decisão certa deve ser tomada o quanto antes, pois quanto mais tempo se gasta num projeto que não deveria ser feito, menos tempo você tem para fazer o que realmente gera valor.