我運用在時間管理上的三項技巧:TDL工作法、日程表(電子檔、A4紙)、臉書訊息。

今天要和大家分享我從十年前開始用到現在的時間管理方法,十年來幾乎沒有什麼改變,僅不斷強化架構與細節。

周永祐
周永祐
Jun 12 · 7 min read
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我運用在時間管理上的三項技巧有:

  1. TDL工作法
  2. 日程表(電子檔、A4紙)
  3. 臉書訊息

以下會和大家一一說明三項代表的意義為何。

TDL工作法

其實就是「To-Do List(待辦清單)」,你可能會想說「待辦清單」?這不是每個人幾乎都會用的事嗎?

是的,這因為這是每個人幾乎都會用的事,所以我才使用。如果太難,難道你我用得起來?

但今天我會說一些我個人在處理列舉待辦事項及執行待辦事項的心法。

小訣竅一,只列一定要做的事

如果只是「考慮要做的事」一概不列,人生沒有太多時間可以去蹉跎浪費在那些沒有決定性必要的事情。我只做我個人認為絕對必要做的事。所以,我這樣認真,我就百分之百會執行。即使很多重要的事情,我可能會經過拖延才完成執行,但總之執行率近乎是以 100% 為目標。(當然……也可能會有失誤的時候)

小訣竅二,整理、分類、排序

列了一定要做的事,依執行時間期限來排序,安排流暢流程,有助於節省切換處理不同事情時的瑣碎時間,比方說,需要出門辦的事情,就盡量在一次出門處理完成,一路順路完成各種任務。

小訣竅三,盡可能徹底嚴格執行

執行後就刪除。用劃線刪除、黑或白色塗掉、撕掉、用紙或便條貼掉,或重新抄寫,或因為是電子檔,僅按「Delete」刪除,皆可。總之就是讓已經完成的任務不要繼續佔用清單空間。會浪費眼睛視線停留的時間和腦容量等。

Bonus 個人心得:我習慣善用「重新抄寫」或用「電子檔」歸類整理。

我是如何使用T.D.L待辦事項(To-Do List)工作法的?

我用:

  1. A4紙
  2. 電子檔

以上兩項,同時也是我的「日程表」。

日程表(電子檔、A4紙)

這是今天要講的第二個重點。

日程表我分為兩種類型,一種是易於彈性實用,隨身攜帶著(可以放在身上口袋),可以方便快速用於塗改、加註、重新抄寫簡記的A4紙。

A4紙

有時候我會記日程,有時候不會,有時候A4紙上就是簡單寫著我當天要去作的事情,或當次出門要做的事。辦完就可以直接丟掉,不記在電子檔上,也不用花時間打字下來或刪除該行。

電子檔

比較重要或需要較長的事情處理的事情,我會用一份日程表的電子檔,我是使用 mac 蘋果電腦內建的 pages 的表格來處理(我把文件設定成 A3 大小,雖然幾乎沒有印出來過)。

電子檔對我來說,優點就是「易於編輯整理」,可以剪貼或、複製放到表格等。

以下可以見到我的完整日程表(重要隱私或商業機密內容已用馬賽克遮住)。

圖解一下,這份檔案是我幾乎 99% 會同時開啟在筆電上,並不時滑到這面確認當下要辦的事情狀態。

最上方的二欄式區寫著我近期人生的大感悟和體悟出來的人生重要原則,在完全吸收記住之前,我會留著最上方,等到消化為執行方式後,可能會轉化為寫成文章,或寫成重要筆記。(到這階段應該就已內化在精神中)

待辦事項區域我從上到下依序分成「相較」緊急的事情,到「不緊急(但還是有時間性和期限的)」,再最後到「不緊急(幾乎沒有時間性和期限的)」。但這三類事情也都是「重要的」、「必辦的(即使最久可能會拖個一、兩年)」。

個人心得:這些待辦事項不包含我的「創作靈感」、「文章靈感」,這些更為瑣碎的小事件,我會放在 Chrome 書籤的資料夾或額外整理在資料夾中。

在條列式(有拆解成詳細步驟)的待辦清單下,我有留約十幾格作為「近期待辦重點」,可能會寫我想吃的拉麵店、這幾天想速讀的書、這幾天設計案件要衝刺處理的幾個重要關鍵步驟。

在約十格「待辦事項」的簡要關鍵字之後,是我的日程事項,基本上大部分時候都沒有行程。因為我是工作狂。

這邊大約會有兩週左右,接著我穿插一個「人生規劃(中期)」的提點,只點MVP最小可行產品這樣概念的要點,其他長篇計畫、心法、詳細步驟等我自己知道就好。(早已內化)

再之後就是約兩年的表格。一直延續到2020年底左右(每年花十分鐘延續一次表格長度即可,輕鬆省事省時)。

Bonus 回饋讀者:如果你想索取我這份表格檔案,我可以提供 pages 檔案給你們。(空白表格版本)如果你是PC用戶,不建議我提供可能無法簡單編輯的PDF和可能轉檔有出錯的DOC檔,歡迎你還是可以向我索取。索取方式【僅有以下方式,無開放單檔販售】:1.刷信用卡每月69元(早鳥限量90名)持續訂閱我的專欄 2.支持我一個月299元(無限制名額)單次訂閱支持我的專欄(支援ATM轉帳,超商代碼等) 3.透過我的「推薦連結」登記成為讚賞公民,每月150元完成以上步驟後,私訊我的臉書(個人臉書或粉專皆可),我將會回覆你的訊息,將我的日程表空白範本檔案傳給你。臉書粉專:竟然事務所

最後,分享我的大絕招

臉書訊息

你可以在我的日程表其中一部分看到我的日常時間規劃。我的穩定作息時間是:晚上沒事九點多就睡了(早的時候大概八點多),早上五點或偶爾凌晨三、四點會醒來。早上不連網,晨跑約半小時到一小時間後去吃早餐、健身、回家洗澡、讀書、看看 YouTube 上的演講或影片作學習、做動畫、吃午餐(拉麵)、找家咖啡館繼續用電腦(做設計,偶爾發臉書動態)、點杯咖啡、吃個甜點、吃晚餐(拉麵)、回到家、洗澡、睡前小酌、睡覺。

備註:當然也是有例外情況,比方說,如果晚上有活動或期間正在談戀愛的話,我通常會比較晚睡晚起一點。

臉書訊息是用在什麼時候呢?

通常就是因為我有時候晚上九點躺在床上,大概會睡不著,一邊沈澱心情時,一邊會想到很多零碎重要的事,可能就是待辦事項加強效率或小事件簡化或優化的重點,這時候我就會拿起床頭的手機,自己傳訊息給自己,作為備忘錄備份。好處是,只要有網路,文字就可以共通處理,非常方便,我個人覺得習慣了,甚至比用 iCloud 的備忘錄還方便。

以上是我處理待辦事項的心得。有時候也偶爾會用 Trello 或蕃茄鐘的各種 app 來協助。你呢?你有什麼樣的辦事流程,歡迎用 Medium 的 Response 功能回覆告訴我(也歡迎你整理成一篇文章後來 tag 我,我們可以來形成延伸閱讀式的文章串連)。或者反過來說,你完全不作任何生活或工作規劃嗎?如果你是這樣的人,也歡迎你分享你的無規劃人生給我。

(除非你已經開始過退休生活,不然不可能沒有規劃吧)

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作者簡介周永祐Zhou Yong-You)「竟然事務所」設計工作室與自媒體「周一時事觀點」創辦人。專職於設計管理,歡迎各式委託與合作邀約。請來訊詢問:竟然事務所,或來信:undines103@gmail.com

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致力於提供創意與設計,協同客戶發展品牌,與客戶共同探求創意的可能,期許透過獨特的專案,領文化價值到市場中。藉平衡文化價值與商業現實兩者,針對需求溝通,精準定義命題,發想設計創新方案,創造令人印象深刻的體驗。

周永祐

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周永祐

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