Droogzwemmen met complexe materie

Over hoe LEGO Serious Play helpt daarin helderheid te vinden

Sommige situaties, projecten of processen zijn ongelooflijk complex en moeilijk te overzien, en ermee oefenen is in de praktijk vaak onmogelijk. Denk bijvoorbeeld aan de lancering van een space shuttle of de installatie van een boorplatform. Of aan het aanpassen van een wettelijk kader of het organiseren van hulp rond een multi-probleemgezin. In die situaties zou het handig zijn te kunnen ‘droogzwemmen’: oefenen in een setting die geen schade toebrengt in de praktijk. En weet je? Met LEGO Serious Play kan dat!

Van boorplatform …
Bijna vier jaar terug was ik bij de jaarlijkse internationale ontmoeting van LEGO Serious Play facilitators in Billund, Denemarken. Tijdens de twee dagen die we samen zijn delen we nieuwe toepassingen en ervaringen met de methodiek die we allemaal inzetten. En dit keer kwam er iets bijzonders langs: Jens Rottbøll van Trivium vertelde over een ‘dry run’ die hun bedrijf had gedaan voor de installatie van een boorplatform.

‘Dry run’ betekent zoiets al proefdraaien. Het is een begrip uit het projectmanagement, dat gebruikt wordt om ingewikkelde processen in een veilige situatie uit te proberen. In dit geval werd het vierhonderd pagina’s tellende draaiboek voor de installatie van een boorplatform van A tot Z uitgespeeld met LEGO, in een tweedaagse sessie met alle betrokkenen.

Het resultaat was niet alleen dat iedereen nu eens het hele proces kon overzien, maar dat ook duidelijk werd dat er enkele kritische fouten in het gedachte plan zaten. 187 om precies te zijn! Door samen te bouwen aan het hele proces, in driedimensionale vorm, kwam men tot inzichten die men anders niet zou hebben gehad.

… tot multi-probleemgezin …
Rond diezelfde tijd werd in Nederland het sociaal domein ‘opgeschud’. Zo ook in de Achterhoek. Daar gebruikte ik de inzichten uit Denemarken om een ‘droogzwemsessie’ te organiseren voor verschillende partijen uit zorg, onderwijs en overheid, waarin zij bouwden aan een multi-probleemgezin en het hulpverleningsnetwerk dat zich daaromheen had gevormd.

In één middag bouwden zij het betreffende gezin en de belangrijkste elementen uit het netwerk er omheen. Dat netwerk bouwden ze uit, inclusief alle verbindingen die lieten zien welke informatie van waar naar waar stroomt en welke organisaties en specialisten op welke manier met elkaar verbonden zijn, bijvoorbeeld als het gaat om doorverwijzing of hulpverlening.

Het resultaat was een enorm spinnenweb aan partijen die zich op de één of andere manier bemoeiden met het gezin en/of de afzonderlijke leden ervan. Jawdropping. Dat werd het zeker toen we een extra laag toevoegden: die van de financiering van het geheel. Er bleken zeker vier vormen van financiering te zijn, die kriskras door het hulpverleningsnetwerk zichtbaar werden.

In onderstaande presentatie, die ik een jaar later in Billund gaf aan mijn collega’s, is dat in beeld terug te zien:

… LEGO Serious Play brengt helderheid in complexiteit
Beide genoemde situaties betroffen ingewikkelde situaties, waarbij meerdere partijen betrokken waren. Door die uit te bouwen met LEGO werd het mogelijk om met die situaties te ‘spelen’ en zo na te gaan wat het effect zou zijn van verschillende scenario’s en activiteiten, zonder dat die meteen in de praktijk beproefd hoefden te worden. Sterker nog: het hielp om enkele cruciale fouten en omissies te achterhalen en op te lossen.

Desondanks: droogzwemmen, laat staan met speelgoed, is nog geen gemeengoed — zeker niet als het gaat om ‘volwassen’ vraagstukken. We maken wel complexe schema’s, modellen, transitieplannen en uitgebreide draaiboeken — en verwachten dat de praktijk daarmee zal stroken. Zullen we die illusie loslaten en gewoon eens onze handen gebruiken om met elkaar te ontdekken hoe het wél zou kunnen werken?

Wiro Kuipers is gecertificeerd facilitator in de LEGO Serious Play methodiek. Hij gebruikt die voor verheldering van complexe situaties en voor het ontwikkelen van teams, organisaties en strategieën. Op https://www.professionalplay.nl/ lees je hoe hij en zijn collego’s van Professional Play die manier van werken gebruiken.