Give feedback now, directly

Kultura DocPlanner zdecydowanie opiera się na dwóch filarach: wynikach i feedbacku. To połączenie pozwoliło osiagnąć sukces międzynarodowy, cały czas się rozwijać oraz zbudować bardzo fajną atmosferę wewnątrz firmy. Ludzie się po prostu u nas lubią :) Budując wartościowe relacje, zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym, potrzebne jest zaufanie. A ono rodzi się między ludźmi, gdy są w stosunku do siebie szczerzy, otwarcie mówią, co w sobie lubią, a co ich czasami może irytować i utrudniać współpracę.

Dlaczego feedback?

Czy zastanawiałaś/-eś się kiedyś, co inni o Tobie myślą? Albo czy Twój szef uważa, że robisz dobrą robotę? A może jest coś, co możesz poprawić w moim projekcie, aby zrealizować KPI?

Odpowiedzią na te pytania jest właśnie informacja zwrotna. Wspiera ona funkcjonowanie całej firmy, naszego biznesu czy zespołu oraz każdego z nas.

Dzięki informacji zwrotnej jesteśmy w stanie poprawiać nie tylko projekty, nad którymi pracujemy, ale także nasze zachowania w stosunku do pozostałych członków zespołu. Poznając inny punkt widzenia (dzięki informacji zwrotnej, którą otrzymujemy), mamy okazję widzieć i rozumieć więcej, a dzięki temu się rozwijać. To też możliwość zobaczenia siebie oczami innych i poszerzenia swojej samoświadomości — poznania swoich mocnych i słabych stron oraz zmniejszenia niepewności na temat tego, co inni o nas myślą. Wartościowy feedback po prostu motywuje nas do działania, dając poczucie bycia ważnymi dla innych.

Feedback jest też drogą do rozwiązywania konfliktów i ogarnięcia trudnych tematów. Jest okazją do konstruktywnej rozmowy, dzięki czemu potencjalne problemy mają szansę ujrzeć światło dzienne zanim staną się “trupem w szafie”. W kontekście zespołu, feedback służy także wzmacnianiu dobrych praktyk współpracy (np. poprzez chwalenie na forum grupy), ale także korygowaniu tych niepożądanych. Jest to podstawowy sposób nauki i zbierania doświadczeń.

W kontekście firmy feedback pozwala na modyfikację lub zamrażanie projektów, które nie przynoszą oczekiwanych rezultatów i nie ma obawy, że ktoś poczuje się urażony. W Docplanner często „challengujemy” swoje pomysły, aby efekt końcowy był jeszcze lepszy niż zakładaliśmy na początku. Nie oznacza to, że zawsze i wszystkie uwagi są od razu wdrażane, ale przynajmniej właściciel projektu bierze je pod rozwagę. Fakt, że ludzie nie boją się wyrażać swojego zdania wiele razy pozwolił nam na wdrożenie usprawnień do produktu, zmienił sposób działania zespołu lub powołał do życia nowe komórki w naszej firmie.

Czy zatem feedback to dla nas coś naturalnego?

I tak i nie :) Z biegiem lat z tej małej firmy urośliśmy do firmy obecnej na 4 kontynentach i zatrudniającej ponad 1000 osób. Tempo wzrostu było niesamowite, więc musieliśmy znaleźć sposoby na to, żeby nie stracić tego ważnego dla nas elementu. Wdrożyliśmy w firmie różne narzędzia, które mają nam w tym pomóc, m.in.:

- officevibe — pokazuje jakie jest zadowolenie z pracy w firmie w danym momencie (oraz na przestrzeni ostatnich miesięcy). Jest to alternatywa dla badań zaangażowania, które zazwyczaj są robione raz albo dwa razy do roku. To też platforma, w której każdy z nas może wyrazić swoje zdanie lub rozpocząć dyskusję na dany temat;

- szkolenia z zakresu dawania oraz przyjmowania feedbacku, do uczestnictwa w których zachęcamy każdą nową osobę. Oczywiście po szkoleniu zbieramy feedback :) żeby wiedzieć, co możemy poprawić, jeżeli chodzi o program lub sposób prowadzenia warsztatów;

- Feedback Tool — narzędzie, w którym dwa razy do roku możemy dać (lub poprosić innych o) feedback. Jest otwarty przez 2 konkretne tygodnie i na koniec akcji każdy z nas otrzymuje raport pełen informacji zwrotnych od innych. Akcja nosi przewrotną nazwę „I’m Back and I’m hungry. Please Feed Back”.

Aby nasze narzędzia miały prawo dobrze funkcjonować, staramy się przekazać 4 zasady, w które mocno wierzymy, a które dotyczą feedbacku.

1. Poproś o Feedback

Nasz mózg jest tak skonstruowany, że w większości sytuacji jako pierwsze do głosu dochodzą emocje, a dopiero później logika. Zarówno ze strony osoby, która feedback daje jak i go otrzymuje, może się pojawić zwątpienie (czy mam rację?), obawa przed zranieniem lub po prostu złość. Dopiero po chwili włącza się ta logiczna część naszego mózgu, która przypomina nam o wszystkich plusach dawania i otrzymywania feedbacku. Dlatego wierzymy, że aby zminimalizować pierwsze emocje, warto jest poprosić o feedback. Komunikat, który dzięki temu wysyłamy jest jasny: “Jestem gotowy usłyszeć to, co masz mi do powiedzenia. To dobry moment. Słucham.”

2. Bądź sobą, ale słuchaj

Każdy z nas jest inny. I w takim samym stopniu to stwierdzenie jest banalne, jak i prawdziwe. Mamy różne style komunikacji, różną wrażliwość. Im lepiej kogoś znamy, tym łatwiej nam przewidzieć sposób, w jaki przyjmie ona feedback. Dużo łatwiej jest przekazać informację zwrotną o konkretnych wynikach pracy, trudniej o zachowaniach. Im głębszy feedback (dotyczący talentów, słabych stron) tym bardziej dotkliwy. Dlatego podczas samego dawania feedbacku warto jest być otwartym na sygnały płynące od drugiej osoby. Czasami trzeba coś powiedzieć mocniej, czasami delikatniej. Czasami pokazać więcej przykładów konkretnych sytuacji, czasami bardziej skupić się na uniknięciu podobnej sytuacji w przyszłości. A w tym może pomóc właśnie otwartość na drugą osobę oraz słuchanie jej komunikatów zarówno werbalnych, jak i niewerbalnych.

3. Użyj FEEDa

Znacie „kanapkę” jako jedną z metod dawania informacji zwrotnej? Zapomnijcie o niej :) W Docplanner korzystamy z FEED (facts, effects, emotions, development), dzięki czemu możemy dotknąć różnych aspektów danej sytuacji i dotrzeć do każdego typu osobowości. Oprócz tego, zawsze skupiamy się na obszarach, które dana osoba robi świetnie i powinna je dalej kontynuować (Continue). Dajemy też feedback o tym, co chcielibyśmy, żeby dana osoba zaczęła lub przestała robić (Start / Stop). W taki sposób zbudowaliśmy też nasz Feedback Tool.

4. Feedback to nie tylko krytyka

Z jednej strony uwielbiamy dostawać pochwały, a z drugiej zapominamy dawać je innym. Z jednej strony nie lubimy jak ktoś nas krytykuje, ale z drugiej dużo częściej sami to robimy. W Docplanner wierzymy, że chwalenie motywuje, buduje relacje i sprawia, że po prostu chce nam się robić coraz więcej. Dlatego w naszym Feedback Toolu jest oddzielna sekcja na pochwały. W firmie funkcjonuje też specjalny kanał #kudos, na którym możemy podziękować za zorganizowanie prezentacji, pomoc w przeniesieniu ciężkiego pudła lub zabicie groźnego robaka.

Na koniec kilka słów o przyjmowaniu feedbacku. Jest to temat mniej poruszany a jednak bardzo ważny. Jak już wyżej pisałam samemu procesowi dawania i przyjmowania feedbacku towarzyszą różne emocje. Dlatego warto myśleć o informacji zwrotnej jak o prezencie. Dlaczego? Bo prezent dajemy osobom, na których nam zależy, które są dla nas ważne. Spędzamy czas, aby ten prezent był jak najbardziej dopasowany do obdarowanego. Chcemy, żeby był używany i żeby odbiorca wziął z tego to, co dla niego najważniejsze. Więc następnym razem, gdy otrzymasz feedback, weź głęboki wdech… i podziękuj :) A później wybierz z tego to, co jest dla Ciebie ważne i nad tym pracuj. Powodzenia!