有效的Daily scrum，你也可以這樣做
相信大多數人第一次接觸scrum的時候，對於每日例會(daily scrum)應該都會留下深刻印象，一群人站在看板前輪流報告三件事(昨天做什麼、今天做什麼、遇到什麼困難)，一開始可能會覺得"挖賽，團隊成員好棒棒都會自主報告進度"，不過等實際跑過幾次之後，反而會覺得"挖靠，怎麼大家報告都流於形式好浪費時間"。傑瑞認為除了一開始的開會規則就要講清楚之外，偶爾也可以試著用一些輔助道具或不同的討論方式來適時改變團隊氛圍，這篇就要來分享一些傑瑞覺得不錯的daily scrum小技巧。
公司要你當Youtuber，硬著頭皮也要上
從今年開始，公司高層不知道哪根筋不對，莫名的對於敏捷有一股狂熱，但因為不是每個專案或部門都適合跑敏捷，而下層單位在應付上層主管的壓力之下，你就會看到一些敏捷應用的亂象產生，最常見的就是跑歪掉的每日例會。
很快的負責教育訓練的單位也跟上這股熱潮，想要請傑瑞幫忙錄製影片，用數位化的方式來教導公司各部門的企劃人員什麼是敏捷。因為本人個性低調(疑?)，本來打死都不想接這個任務，但是在教育訓練單位主管三顧茅廬的盛(高)情(層)邀(施)約(壓)之下，我就義(不)不(爭)容(氣)辭(的)點頭答應了。
雖然有點心不甘情不願，但是隨即轉念想到，如果我不入地獄誰入地獄，與其讓大家為了應付上層主管而亂搞一通，倒不如有人跳出來講正確觀念，免得底下小朋友累得半死還對敏捷有所誤解，所以傑瑞就跟教育訓練單位先敲(被)定(凹)了以下三堂數位課程，而每一堂課我都會獨立寫一篇文章來跟大家分享，不過因為影片有版權的問題不能公開分享，只好請大家多多包涵了。
微學習當道，知識點也要有佐料
雖然傑瑞被逼著要生出三堂數位教材，但在與對方的溝通過程中倒是學到了不少數位學習的眉眉角角，讓我用條列的方式跟大家分享:
- 挑受眾能直接上手的主題，這樣他們才會想看，看完才會有感，所以對於一般企劃同仁，就算專案不會用到scrum，但至少能從敏捷的角度幫助他們制定目標、追蹤進度以及促進溝通效率。
- 學習時間盡量維持在五分鐘左右，現代人的注意力無法長時間集中這你懂的(但是為何追劇就沒問題XD)
- 內容依受眾不同而有所區隔，雖然主要受眾是一般企劃同仁，但是主管的支持也很重要，所以同一個主題傑瑞會分別從主管及員工的角度來寫，而且主管還會提前比員工先收到完整兩個版本影片，這樣當員工看完有問題時就能找主管討論。
- 找使用者幫忙背書，有時候光是老師講不一定有用，最好穿插實際使用者的背書來提升信任度，而這也是消費性產品常用的行銷手法。
- 適時加入輕鬆元素，就算內容再好，表達方式如果太生硬也會讓人吃不不消，所以開頭會設計用情境劇的方式來講述工作痛點，這樣同仁才能比較感同身受。
從主管的高度看daily scrum
既然無法看影片，只好看文字版重點整理吧，員工版的內容大家都很熟就不提了，以下內容是主管版的小提醒，而且傑瑞還另外提供幾個小技巧給主管們參考:
因為主管的職責不外乎是有效率地管理、趁早發現重大問題、以及培養代理人，所以如果主管能在每日例會中加入以下三個小技巧，相信團隊成員一定會在潛移默化之下有所成長
- daily scrum應該不遲到，不delay，時間控制在15分鐘內，主管可以準備一個小鬧鐘或煮菜用的計時器增加一點緊張感，限制時間不只是為了開會效率，目的是要訓練你的團隊成員講重點，讓每個人練習判斷什麼才是團隊需要知道的重要資訊。
- 設計一個求救區，可能是白板上的一個位置，可能是主管桌上的某個角落，鼓勵同仁遇到困難時提出求救，並參考紅綠燈機制將問題區分輕重緩急(例如紅燈 →東西做不出來、黃燈 →東西做得出來，但品質可能不好、綠燈 →東西做的出來，品質也沒問題，只是有一些庶務流程需要你幫忙)，這樣主管如果臨時開會沒有參加daily scrum，回到座位上也能馬上知道你要優先處理哪件事。
- 讓每個人輪流練習主持daily scrum，主持人要負責維護基本規則，所以主管可以設計輪值表，也可以丟骰子決定，這是一個觀察團隊成員基本管理能力的機會，也是訓練成員當責的一種表現。
大師級的建議在這裡
Mike Cohn的顧問公司曾經寫過一篇文章”十種改善daily scrum的方式"，有興趣的人可以點選下面連結觀看，傑瑞摘錄其中覺得有趣的幾點來跟大家分享:
2. Limit Discussion to What Was and Will Be Accomplished
試著讓團隊成員改由講”昨天做了什麼、今天要做什麼”，變成”昨天完成了什麼、今天準備要完成什麼”，講具體的產出能讓團隊成員避免講流水帳
5. Give Team Members a Way to Indicate When Someone Is Rambling
準備一個小道具讓團隊成員可以用來提醒別人是否講太多細節了，可能是一個蜂鳴器、一隻兔子玩偶(暗示討論已經掉入兔子洞了)、一隻芝麻街ELMO玩偶(ELMO其實是Enough, Let’s Move On的縮寫，沒有玩偶的操作手法可以參考下面連結)
8. Vary How the Daily Scrum Is Conducted
偶爾改變daily scrum的運作方式，與其讓團隊成員輪流一個接一個講三件事，可以改成先挑出一個sprint backlog item，讓相關的人講昨天做了什麼、今天要做什麼、是否遇到困難，講完再挑下一個sprint backlog item，以此類推
9. Keep Everyone Guessing as to Who Will Speak Next
透過遊戲改變同仁報告的順序，方法是讓報告的人指定下一個報告者，而且還規定不能挑選左右鄰兵，如果不小心挑到已經報告過的同事則紀錄醜一，失敗次數累積到門檻還有小懲罰，這樣可以讓其他成員在daily scrum的時候更專心聽別人在講什麼，才不會一直分心思考等等自己要講的東西
10. Make it Painful (Literally) to Ramble too Long
準備一個健身用的啞鈴或藥球(約2~3公斤)，讓報告的人拿著，這樣的重量剛剛好能夠適當提醒報告者是否講太久導致手痠了，但如果報告者剛好是個健身狂熱者可能沒用:)
以上就是一些能夠輔助daily scrum的小技巧整理，希望對大家能有所幫助，傑瑞要去準備下一支影片了~呼~(菸)
如果喜歡傑瑞的文章，歡迎追蹤(follow)傑瑞並分享(share)給你的朋友。
👉喜歡這種類型或主題的文章，也別忘了拍手給傑瑞鼓勵唷
