【Excel 教學 — 圖表應用】 隱形圖表有什麼用? - 活用組合圖表來強化「溝通力」
本篇要分享的是如何運用「隱藏」來加強圖表的呈現,同時也能增強圖表自動化能力。同時適用於 Excel 及PowerPoint。
看到這個標題,你肯定會滿頭問號的想問,「我都要做圖表了,又把圖表隱藏起來幹嘛?」,這邊要講的,當然不是把整張圖都隱藏起來,而是用隱藏部分圖表的方法,增加能夠呈現的資訊。
先讓大家看看隱藏圖表後的成品,下面是一張看似簡單的堆疊長條圖, Excel / PowerPoint 本來就有內建這樣的圖表模板。你是不是想著「這有什麼困難?」,可以的話請試著動手做看看,會發現一些細節做不出來。
常見的疑問是:
- 怎麼顯示最上面的加總數字?
- 這要用文字方塊吧?那如果要改數字不是很麻煩嗎?
這就是今天要說明的部分啦,接著馬上進入正題。
1. 如何在堆疊長條圖顯示加總數字
堆疊長條圖的作用,就是能夠拆分每個項目(一條直條圖)的組成(不同顏色),除了總數的比較之外,也能夠清楚看到組成的變化。
這時問題來了,當每個項目的組成很多時,不容易直接加總得出總數,當項目之間差距很小時 (如8.7和8.9),還是會需要顯示總數來輔助閱讀。但是 Excel / PowerPoint 的範本,卻沒有內建加總數,通常就會使用文字方塊,一個一個手動把數字加上去。
這時候,「隱藏」圖表的方法就可以派上用場了!使用隱藏圖表可以快速的將加總數顯示在圖表上。直接把隱藏的圖給顯示出來,大家就可以明白隱藏的妙用了。
其實並不是什麼困難的方法,就只是多畫了一條加總的折線圖,然後再把線條和標記改成無線條和無填滿,也就是讓它隱形,只留下我們需要的資料標籤,就可以用 Excel / PowerPoint 的模板來呈現加總數,不需要再一個數字一個數字刻到圖表上。
當然也可以再往上增加一個隱形的累積長條區塊,讓文字標籤顯示在底部,也能夠有一樣的效果。「隱形」圖表算是混用不同圖表及格式調整的應用,不僅僅可以用在折線圖、長條圖,其他的圖表也適用,大家也可以試著發揮創意設計看看。
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2. 不建議使用文字方塊的原因
當然文字方塊也是解決的方法之一,但我並不建議使用。
原因主要有兩個,第一點是當你的長條圖項目非常多的時候,必須要一個一個手動輸入,假設要比較12個月的數字,光是把12個文字方塊拉好,輸入數字,放到正確的位子就要花上一段時間,而且還會有 key 錯數字的風險。
如果,未來還會需要套用這個模板更換數字,那就代表手動 key in 的工作要全部再來一次,十分的沒有效率。這時候如果使用 Excel / PowerPoint 的圖表來製作,就能夠直接帶公式,自動加總每個組成項目,當數字有變動的時候,不需要做兩次工,只要把組成的數字改好,同時整張圖也就畫完了。
同一張圖表,可以有千百種做法,必須先掌握一個關鍵,「可以自動,千萬不要手動」,當你正準備拉文字方塊的時候,先想想有沒有其他方法可以解決,下一次請記得試著這樣做看看吧!
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