選對工具，早點下班：Excel vs. Tableau (上)
身為一個財務分析師，每天有 80% 的時間與數字為伍，日報、週報、月報、專案分析、簡報圖表，要處理各種大大小小的報表，如何選擇好的工具，提升效率呢？
這篇用我最常使用的兩個工具 - Excel 和 Tableau 來比較，挑出幾個較常遇到，而且對 「效率」影響相對大的項目做分析。大致上，可以用幾個資料分析的流程來定義：
1資料全貌 → 2資料整理 → 3圖表製作 → 4格式調整 → 5資料抽換 → 6自動化
本篇先就前面兩個階段來做說明，階段3至階段6可以參考 Excel vs. Tableau(中)篇和(下)篇。
先看清楚對手是誰：檢視資料全貌
做資料分析最忌諱的一件事，就是沒搞懂資料定義就開始分析。
拿到一份資料，我會先快速瀏覽過整份資料，了解有哪些項目，每個項目裡數據的範圍。使用 Excel的 篩選功能，就能簡單的達成這個目的，幫助我們對這份資料建立基本的概念。在篩選這部分，當然 Tableau 也能夠做到，但 Tableau 在純表格的呈現上，並不如 Excel 清楚，而且無法直接對單一資料做一些標記 (例如改顏色、標底色等)，在初步的資料檢視上，可利用的功能相對少一些。
遇到不修邊幅的對手，只好自己動手打理：清理資料格式
檢視完資料之後，往往都會發現不符合分析的需求，還需要進一步的加工處理。這個問題可大可小，適合使用的工具也會有些區別。
比較單純的情況，像是將日期 (2019/9/12) 拆成年月日三個值、 收入改為 營收、或是 財務部門只擷取 財務，這樣相對單純、邏輯一致的處理，使用 Excel 或 Tableau ，效率上的差異並不大。
Excel 可以利用 取代、 資料剖析、 函數來處理；而 Tableau 也有相似的切割(實際上是軟體幫你寫好函數)和函數可以使用；值得一提的是，Tableau 有內建 日期時間的資料型態，可以快速的定義資料的日期、時間格式，若要做與時間有關的分析，在後續操作上，能大幅的增加效率，這部分以後可以再細講。
Tableau切割資料教學：Tableau Public Training Splitting your Data
若是相對複雜的資料清理，我習慣用 Excel 來做處理。因為整理起來比較直覺，有比較多簡便的功能(如前面提到的資料剖析、取代…等)可以搭配使用，而且能夠馬上看到修改之後的結果，對於不熟悉函數邏輯的使用者，相對容易一些。而 Tableau 就必須用函數來處理，在檢查結果這方面，我認為也不如 Excel 清楚。
何謂複雜的資料清理呢？這裡舉一個比較常見的例子來說明，例如 108/9/15 2:30 PM 這樣的資料，如果要轉成 2019/09/15 和 14:30 兩個資料，可以用的方法就非常多。以 Excel 來說，在不寫函數的情況下，我們可以先用資料剖析把日期和時間切開，再用取代把民國年改成西元年，時間的部分也可以用取代來處理。如果要寫公式，就有千百種解法了。
至於 Tableau 在資料整理這部分的弱項，官方則是開發了另一個軟體 Tableau Prep 來補足，這個軟體不僅可以做基本的資料清理，還可以把資料結構化，細節可以到官網(連結點我)看介紹。但 Tableau Prep 是付費軟體，我自己也尚未使用過，從官網介紹來看是滿完整的資料庫整理工具。
我自己的習慣是，能寫公式，就不要用手動改，但還是要試情況而定。有時趕時間，手動清理確實會比較快；但如果是長期使用的資料源，或是固定一段時間要出的報表，我會寧願花一點時間把邏輯釐清，用自動化的公式來清理，這是為了讓日後的作業能夠更有效率。
與你分享：《大數據時代必學的超吸睛視覺化工具與技術：Excel+Tableau成功晉升資料分析師》，教你用Excel做資料清理，再用好的工具做視覺化
想要多了解 Tableau 的使用的話，之前有和團隊一起辦過相關的課程，上課簡報內容也有公開，供大家參考 。
下一篇的重點將會放在「圖表製作」和細部的「格式調整」，最後一篇才會討論「資料抽換」和「自動化」，這算是一個循序漸進的過程：當我們對資料夠了解之後，才能夠做出有故事的圖表；當我們知道如何呈現之後，才能夠設計出符合需求又有效率的自動化報表。
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