3 種立馬上手的全員參與制工具（內附神奇咒語！）
3 tools from sociocracy to use right away (plus magic phrases!)
文： Ted Rau
中文翻譯：Yu Chieh Cheng, Vivi Guei, George Chan, Joann Shen （special thanks: Juliana So）
以圈子為框架來自治的想法吸引許多組織。但實施這些方法可能令人卻步。你必須做研究、培訓所有人、經歷長達幾個月甚至幾年的過渡期，且日常工作仍需運作良好！過程好比心臟手術一樣刺激、棘手。
那麼，有比較輕鬆的方法嗎？更重要的是，有更安全的方式嗎？避免全有或全無，而是一步一步來？值得慶幸的是，全員參與制本身可以滿足上述條件。你可以從任一步驟著手，在需要時添加其他規則，你也不必徵求任何人許可，即可對自己的治理方法擁有完全的權力。
此處介紹3種不必經由冗長說明和培訓即可上手的開會技巧。方便你做一個小型試驗，並評估其進展。當你準備好、希望知道更多3種工具外的資訊時，我很樂意為你指出下一步。
之所以選擇這三樣工具，是因為根據我們的經驗，這些工具能輕易被參與培訓的學員帶回公司，且功效持久。嘗試一下、看看你有沒有什麼想法可以與我們分享。
1. 回合制 Rounds
「回合制」是全員參與制中最具感染力的工具。 基本原理極為簡單：每個人都可以輪流發言。 （我答應過會非常簡單的，沒錯吧？）
怎麼做到的
最簡單的方法是大家圍坐一圈，按座位順序發言。 當我旁邊的人正在講話時，我便知道下一個輪到我發言。 這有助於人們為發言做好心理準備。 線上會議時，我們鼓勵主持人一次叫兩個人，以便第二人可以有所準備。 （這也意味著兩人將在腦中稍微組織想法。）
當然，如果有一位引導者在場的話，會使回合制發言更有幫助。我們建議以回合制開會時，與會者一次不要超過8或9人。 （如果與會者人數大於此人數，請閱讀工具3。）
回合制的好處
這對發言者和聽眾都有好處。首先，它強調每個人說的話都一樣重要。我的意見和我的夥伴的意見一樣重要。雖然有時某人可能比另一人對特定主題有更多見解，但好主意更可能來自意想不到的地方。
回合制改變了會議遊戲規則。這不再是一個奮力說服對方的遊戲，這是一個互相分享想法的遊戲。就像我們把腦中的點子都拋出來，然後讓它可以茁壯發芽成更好的樣子（比我一個人想到的還要更好）。當我在說話的時候，我知道不會有人只想要證明我錯了，回合制提供了一個可以安心分享的場合。
另一方面來說，作為聆聽者享有的好處之一是， 能大概知道什麼時候會輪到自己發言，並因為心裡有底而感到放鬆，願意專注聆聽他人發言，嘗試從別人的角度了解議題。
回合制清楚的點出了我們每個人的看法都不一樣，比起找出一個絕對正確的觀點或要求所有人都聽我的，我們更以尊重多元觀點為傲。 當我們有兼容多元觀點的胸懷，問題解法就更容易出現。
常見的疑慮
回合制發言難道不會很假嗎？也許吧。 在看到我的孩子們有多輕鬆自然的以回合制討論事情後，我放棄去想這種開會方式是刻意為之還是自然發生。 我發現有比這更重要的事情。
如果毫無順序的發言，意味著一場「自然」的對話。在 Sociocracy For All（作者所在的組織）裡，我們稱其為辯論式 — — 你來說點什麼，然後我就會試著證明你錯了，因為我的想法更好。 辯論式隱含著不可質疑的權力差距，例如：男性比女性更常發言，等等。選擇不 以回合制開會，意味著選擇一個有顯而易見缺點的方式開會。
以回合制開會難嗎？難，但也沒那麼難。剛開始對某些人來說的確很難，因為要改變發言和傾聽模式並不簡單。每當我參與一個（非全員參與制）的會議時，發現人們在會議上不斷想要辯倒對方，我都暗自驚嘆於自己可以有多震驚。
當然，我的自我意識很強，而且我總是有很多好點子！但是我也知道，圈子中只要有一個人在唱單簧，就會讓回合制的優勢消失。那我這些絕妙點子該怎麼辦呢？我會把它們寫在一張紙上。
當輪到我的時候，我總是看著我的紙，並且發現在聽了夥伴們的討論後，大約90%的想法要嘛已經被提出，要嘛突然發現它們似乎沒有那麽讚或那麼急迫了。我為自己經常被迫為自己的想法去蕪存菁而心存感激。每當人們跳過自己的回合並且說出「我想說的已經被說過」時，我總想立刻站起來擁抱他們，感激他們不讓會議進入無止盡的跳針。
這也回答了我經常聽到的最後一個疑慮：回合制不會很冗長嗎？也許吧。但是，欠缺思考的決定、重複跳針的說詞、額外費力去解決在會議中無視與會者而導致的情緒不滿也都需要花費大量時間。你自己選擇吧！
如何開始
下次你發現自己深陷於一個辯論式 的討論時，你可以嘗試說出以下其中一種句子：
- 「我真的很想知道在場的所有人怎麼想。我們可不可以試著不打斷對方地讓每個人輪流發言？」
- 「我發現我超想要說些什麼，但不想要搶別人的話。 我們可不可以放慢節奏、輪流發言，才不用所有人都互相搶話？」
2. 小團隊決策 Small group decisions
與其說是工具，全員參與制更像是原則 — — 用來分散權力，全員參與制將權力委派至最小單位的工作團隊。這些最小單位的工作團隊，會具有明確的責任和權限來營運團隊工作，盡量由負責決策的團隊（或團隊成員）去執行那個決策。關於組織架構其實還有很多可以說，但我允諾了簡單且可及的工具，所以就讓它先保持簡單吧。
這裡常見的反應是「如果人人平等，那我們不是應該總是一起做決策嗎？」儘管聽起來很吸引人的符合邏輯，但是在現實中並不成立。 這不是人類合作的方式。因為在一大群人中，總會有某些人主導話語權，而有另一些人掙扎著被聽到。甚至，會有些人直接脫離討論，放棄讓別人聽到自己的聲音。當我們追求人人平等的時候，我們都能將上述的問題銘記於心嗎？我想並沒有。
透過小團隊進行決策會讓彼此間的聆聽和互動變得比較容易。 但是，我們如何能相信這些少數人能做出對所有利害關係人都有利的決定？簡言之，我們如何確保所有人的意見都被傾聽，仍保有小團體討論中的好處（理想情況下是用回合制）？
怎麼做到的
全員參與制內建了一個很有幫助的解法。它不是介於小團隊決策和全盤接受兩者間的折衷，而是將兩者都納入考量：透過聽取每個人的意見，讓所有人都能共同參與。這些意見會被投入到團隊中，在團隊裡的成員會有能力和權力對想法加工最後做出決定。一個團隊可以經過多次的反饋迭代。減少決策者的數量，同時增加投入者的數量，是兩全其美的方法。
效益
當有更多的意見投入和更多審議，你的組織的決策品質會變得更好，通常決策過程也會變得更快。
小團隊決策本身對我來說有很大的副作用，就是我可以放輕鬆，我不需要每時每刻花心思照顧所有人，我不需要對每件事情都有意見。我們每天都需要做這麼多的決定，我們之中總有些人會對不需要做任何決定而感到慶幸。與回合制類似，小團隊決策避免我們過度僵化於自己的觀點。
常見的疑慮
我們曾見到過有些組織一實施全員參與制時，就急躁的做出有爭議的決定。最後，提議者可以按照他們的想法執行，但受決策影響的人反應如何呢？他們大發雷霆。
這過程到底出了什麼問題？我們不是明就減少決策者的人數、增加反饋的程度了嗎？
有趣的事情是，你確實有 得到意見反饋！在決策前收到的反饋會是建設性的意見投入，但在決策後的反饋，就容易變成抱怨！（編者註：建議決策者在專案早期盡量聆聽大家的意見，生米煮成熟飯之前什麼都好談，煮熟之後就只會收到瘋狂客訴 XD）
小團隊的決策成員們必須靠自己贏得、維持他人的信任，不去做出令人跌破眼鏡的決策。如果有某項決策引起強烈的反應，表示這個團隊事前沒有作足準備。在聽取反饋和做出決定的蹺蹺板中，治理（實施回合制或小團隊決策）幫助你無聲順暢的運作。
如何開始
下一次，當你發現自己身在一場超過8人的會議裡面，試著訂出以四人為一組的小團隊可以處理消化的子議題。並建議任一方法從與會者中選出小團隊成員，決定這個團隊如何蒐集意見（蒐集「誰」的意見？），然後給定一個排程，讓團隊成員們在最舒適的情況下，進行：提出想法 — — 聽取反饋 — — 宣布決策結果。如果你希望獲得更好的決策結果，請確保小團隊都清楚知道他們需要從哪些渠道中獲得反饋意見。
如果你所在的組織本身不允許以小團隊的模式作決策，這裡有個折衷方案（僅是折衷，不是兩全其美的做法）：讓小團隊依照「提出想法 — — 聽取反饋 — — 宣布決策結果」的流程，制定一個提案，然後將其交回給整個會議作出決策。
經過反覆嘗試後，如果這個方案確認可行（甚至可能被組織欣然同意為正式的決策程序之一！），那你也許可以進一步地訓練整個組織，去信任小團隊決策模式，並將決策權移交給小團隊。
可以在會議剛開始的時候，就使用下面這兩句神奇咒語（編按：見證奇蹟的時刻！）：
- 「花一大群人的時間在討論這個用詞的問題好像不太值得，可以由我們四個接下這個任務，完成後再向大家報告嗎？」
- 「我相信實際負責的這三人有能力針對ＯＯ提案做出決定。讓我們每個人輪流就這個議題再給他們一輪反饋意見，然後就交給他們做決策吧。」
3. 認可決 Consent
組織經常不具備明確共識的決策流程和方式，尤其那些新創企業或新興組織。大家作決策的方式通常混合著：「共識（Consensus）」（＝我們都同意）、「專斷獨行（autocratic）」（＝ 由最專橫的人決定而其他人不敢發言），以及「多數決（majority vote）」（＝ 少數群體的需求可以被忽略）之間來回切換，而沒有任何明確或有意識的決策方式。重申一次，缺乏意向性（intentionality）容易強化潛在的權力結構。
然而，缺乏完整的決策機制容易強化潛在的權力結構。例如，行使「共識決」時，反對者擁有太多權力（少數派的暴政）；而「多數決」中，決策權力傾向投票數51％的一方（多數人的暴政！），這使原本就具支配地位的人，權力更膨脹。
延伸閱讀：決策方式如何影響我們的行為？
在上述那些決策制度與系統下，人人都是輸家。共識決的組織會讓人們疲於奔命、失去提出新想法的動力。多數決的組織容易錯過少數派的好主意，讓49％的人脫離群體。而在隱性專制的制度中，將流失更多的機會。
怎麼做到的
如何才能讓每個人都可有發言權，但又避免共識決的弊端？全員參與制的解決方案是「認可決」。
認可決的定義是「無異議」。「無異議」和「完全同意」之間還有些微差距。我們將這段差距稱為「可容忍（tolerance）（編按：雖然不完全同意，但可以接受）」。
我們並不是要讓找出所有人都滿意的選項才能作決定，反之，只要讓所有人都覺得「我不反對」就可以了。這個方法給我們更多彈性空間去作決策。（旁註：有些人認為「共識決（Consensus）」的定義和「認可決（Consent）」是一樣的，這完全沒有任何問題，只要大家一致都這麼做就行了。）
好處
認可決的好處是：
- 每個人的需求都會被納入考慮 —— 這並不意味著人人都能得到他們想要的，但每個異議都會被正視，並得到解決。
- 提高參與感與參與度 —— 不會有人在離開會議室的時候覺得自己被邊緣化。
- 沒有馬後砲 —— 「認可決」是一個正向積極的過程。不需要「選邊站」也沒有「棄權」。每個擁有「認可權」的人都必須行使「認可」 — — 意味著會議室中的每個人對決策結果皆負同責。如果之後不幸出了狀況，不會有「我早就告訴你⋯⋯」這種推卸丟包的話。
- 節省時間 —— 我們不需事事爭辯直到全體同意或一方放棄。無異議，即表示認可；有異議，則立刻處理。開會時，我們應儘早達成「認可」，然後就可以放更多時間心力去討論和解決被提出的異議
- 異議往往提供更多資訊 —— 不像投票，提出「否決」的人可能永遠不會說出反對的原因。在「認可決」中，我們會獲知更多資訊，這對每個人來說只會更好。
常見的疑慮
一直以來，我對「異議」的討論著墨不多（「異議」類似於Holacracy 裡提到的「張力（tensions）」）。
（編註：holacracy 在中國被譯為合弄制，在台灣則沒有正式的翻譯，有些稱「全體共治」、「無領導管理制」。Holacracy 的運作方式是從Sociocracy 延伸，方法上有些相似卻也不同。）
有時候，人們會有所顧慮或不相信真的有一個辦法可以解決異議。我們之中有太多人都經歷過：在群體中提出的疑慮被忽略、敷衍。但這不代表永遠都會如此。如果一個團隊慣於實行認可決，他們就會建立起信任，相信所有人的異議都會被納入考慮。人們會感受到這是一個可以安心發表意見的地方，團隊成員在討論時會更加自在。這會使團體討論的過程和效益蒸蒸日上。（編註：此處原文為 ”That leads to an upward spiral. “，螺旋式上升（upward spiral）為專有名詞，有興趣歡迎自行查閱。）人們越自在，越有開放的心胸去聽取不同意見，並一起尋找解決方案，從而對彼此建立更多信任。
異議的定義是「執行此決策會阻礙、干擾組織或團隊目標」。簡單說，就是當你看到某項提案或準則會妨礙團隊的工作效率和效能，你會為此表示反對。
疑慮（concern）與異議（objection）有差別嗎？ 在這篇文章中，我一直將這兩個詞交互使用。因為對我來說，任何疑慮/ 異議/ 張力或隨別你要怎麼稱呼它，最後只有兩種結果：一、你處理它；二、你不處理它。我不認為需要讓它變得更複雜。
我所希望的「平等」並不是在一套已由某人制定好的規則下被平等對待，而是我們所有人共同制定並遵循規則。在全員參與制中，任何治理（或其他）政策和任何異議都由整個群體共同承擔，並且由整個群體決定要怎麼做。
如何開始
有意識地以「認可決」作為你團隊的決策方式是個好主意。 也許用直白的語言來表示它的效果最好：「從現在開始，如果團隊裡面沒人有異議的話，就表示我們都認可這個決定囉！」
「認可決」和「處理異議」既是一門藝術也是科學，但這些都是後話了。現在，我要送你兩句神奇咒語，使你的團隊將「認可決」作為主要的決策方式。
- 「我不覺得我們可以在這裡得出一個讓全部人都滿意的結論，因為場上實在有太多想法和需求了。我們要不要試著得出一個『雖然不是那麼完美，但是所有人都可以接受的決定』呢？這樣我們可以先試一試，再看看結果如何。」
- 「我想確保沒有人會帶著一個讓人不好做事的決議離開這個會議室。讓我們繼續討論，直到得出一個所有人都覺得好的決定。」
下一步該怎麼做
你可能會在使用上述三個工具 — — 回合制、小團體決策、認可決時遇到問題。我們看過一些組織嘗試實施全員參與制，循序漸進或半推半就，陷入困境。當事情進展不順利或與你想像中不一樣時，你應將它視為一種反饋，沒理由驚慌或棄械投降。（瀏覽本文以了解最常見的困境和解決方法。）
全員參與制提供一個「最小可行步驟」的選擇。但當你之後「解鎖」越多功能，你得到的好處就越多。或許你已經注意到，這裡提供的三種工具其實彼此相輔相成。
1. 「認可決」最適用於小團體決策和回合制
2. 「回合制」較容易被人數小的團體使用，尤其是那些使用「認可決」為決策方法的團隊
3. 「小團體決策」可以藉由認可決的決策模式以及回合制增益強化
而你不需止步於此，導入更多全員參與制的工具：選舉、角色、任期、評估、定期反饋、處理異議的技巧、改進角色、會議形式、產生提案的協作方式，再加上來自團隊成員的坦率且有建設性的反饋，你的組織自治將會運作得又滑、又順、又安靜！
延伸閱讀
翻譯支持
新加坡商鈦坦科技 致力於軟體平台的開發與維護，採用敏捷開發（Agile software development），迅速佈署軟體和網頁應用程式，快速反應市場需求；認同敏捷管理精神，倡導坦率透明與自發領導，致力打造團隊有效的對話溝通空間，使全體成員往一致的目標前進。
為使溝通協作更有效，鈦坦引進「引導技術」（Facilitation）和「開放空間技術」（Open Space Technology）提升團隊之間頻繁對話；接著引進「全員參與制」（Sociocracy）強化行動計畫，運作方式藉由「雙連結」（Double-Linking），讓員工能參與上級決策，進而推動組織任務的執行。在組織發展的路上，鈦坦持續不斷的學習中，也期盼能和更多努力實踐組織進化的夥伴們一起前進！
