不想再開死氣沉沉的會?那這六種基本互動手法你一定要會
這篇文章是【Workshop與Meeting的三大不同】的延續篇，在該篇文章傑瑞用了7P結構來拆解工作坊，你可以簡單把工作坊拆成以下三個部分：
一、工作坊的事前準備(包含議程如何設計、需要邀請哪些人、準備哪些道具)
二、工作坊的開啟與關閉手法(包含三種不同層次的發散與收斂工具)
三、工作坊的探索實戰技巧(包含設計互動隊形、引導團體對話、紀錄討論資訊)其中關於「工作坊的事前準備」以及「探索實戰技巧_紀錄討論資訊」傑瑞之前有分享在【舉辦Workshop或Meeting的事前準備】，今天則是要來補充「探索實戰技巧_設計互動隊形」的相關經驗，後續會再用一些篇幅把剩餘的部分補齊喔~
================================================(我是分隔線)
本篇文章重點：
1.引導團隊成員互動的六種基本討論隊形
2.你一定要偷學的國外互動討論設計大師
表面上叫開會，本質上是創造人與人的連結
會議的目的就是溝通，而溝通的基本公式=節點+連結。節點就是參與會議的人數，連結就是需要建立的互動線，從下圖可以看到，溝通的互動線會隨著人數增加而暴增，如果每一條互動線需要花一分鐘釐清，那8個人光討論一件事就至少要花費半小時。
至於要怎麼解決當會議人數過多所產生互動線暴增的問題呢?最直覺的做法就是化整為零，把會議人數拆成多個小組(建議<5人)，先聚焦小組內的互動線再處理跨組的互動線，舉例來說一個9人的會議可以先劃分成3組，讓小組內的夥伴先建立互動線(3條 x 3組)，接著再讓不同小組建立互動線(3條)，這樣加起來的互動線只有12條，比起原本讓9人直接討論的會議就立馬省下2/3建立互動線的時間。
所以只要你的會議過程是需要團體共創(不是那種很無聊下對上的進度報告)，就可以利用分組討論來加速會議進行，根據傑瑞過往舉辦工作坊的經驗，有六種基本的分組討論手法推薦大家一定要備在手上。
如果將互動方式分別從互動的單位(個人or團體)以及互動的身分(角色固定or轉換)兩個維度來劃分，可以將六種基本討論手法歸類為以下四類，緊接著就來說明每種討論手法的執行步驟、執行難度、應該注意事項、適用案例與附加效益。
一、基本招中的基本招：1-2-4-ALL
- 執行步驟：由個人先寫下想法，接著兩兩一組、四人一組逐步收斂，最後全體以小組為單位匯集所有想法(如圖片說明)。
- 執行難度：★☆☆☆☆
- 注意事項：小組人數上限最高為8人，如果全體小組數太多，可以限制每組拋出的想法介於3~5個(講重點)或鼓勵小組分享不重複的想法。
- 適用案例：針對某個議題的快速普查，例如演講過後的Q&A、團隊回顧會議的問題蒐集、腦力激盪會議的點子發散、專案任務的優先順序。
- 附加效益：這個手法創造了一個安全的發言環境，每個人在第一回合都能貢獻己力，而且在後續回合的收斂過程中讓每個人的想法都能多次地充分說明。
二、五度五關五燈獎：25/10(Crowd sourcing)
- 執行步驟：由個人先寫下想法，接著讓全體成員隨意地兩兩互傳手中想法並匿名評分(1~5分，分數愈高代表愈認同)，等進行五個回合之後，讓大家計算手中點子獲得的總分數(滿分25、最低5分)，從最高分的點子依序蒐集直到10分為止，或滿足團隊自定的分數門檻(如圖片說明)。
- 執行難度：★★☆☆☆
- 注意事項：可以先找個人示範一次交換的細部動作再讓團隊進行，避免大家忘記要把手中卡片傳出去。在做最後蒐集時，可以把高分的點子貼到牆上或朗誦一遍，讓大家都能清楚理解。相對低分的點子也不要輕易丟棄，或許在高分點子討論卡關時能提供靈感。
- 適用案例：想要讓點子消除個人色彩的議題都適用，有時是需要天馬行空的腦力激盪，也可能是難以啟齒抱怨大會，匿名制評分能讓真正重要的議題浮現，等議題排序完之後也可以續接124ALL手法讓團隊思考如何解決。
- 附加效益：這個手法創造了一個創新、大膽而且相對安全的點子沙盒，讓點子有機會在這樣的機制下自由茁壯，同時它也在鼓勵成員bottom-up產生想法，讓團隊學習與摸索自組織的精神。
三、向咖啡館致敬的輪桌品嚐：World coffee shop
- 執行步驟：每桌設定一個討論議題，讓每個小組輪流到不同咖啡館(桌子)細細品嚐咖啡(討論議題)並留下回饋意見(如圖片說明)。
- 執行難度：★☆☆☆☆
- 注意事項：不同桌子的議題要符合MECE原則，例如在討論公司年度產品策略時可以設定不同議題(新技術的應用、通路的虛實整合、訂價與行銷配套)，但合起來就是策略規劃，這樣團隊在討論過程中才有機會整合不同議題中的不同點子。因為是整個小組輪桌，建議可事先安排熟悉該議題的桌長，讓桌長協助收斂並彙報，幫助新來到的小組快速進入狀況。
- 適用案例：腦力激盪會議非它莫屬(可以參考之前寫的這篇心得)、團隊的成果展示(類似科展的概念，用展演的方式與利害關係人互動)
- 附加效益：因為互動的最低單位為小組，所以成員能夠在討論過程中加速認識彼此，並透過大量的溝通來凝聚團隊共識，以建立團隊能夠自主創意的自信。
四、展現自我風格的藝廊導覽員：Gallery walk
- 執行步驟：每桌設定一個討論議題，等第一階段小組討論之後，打散各組成員重新組成拼裝小組(每一組都有來自不同組的人)，讓拼裝小組輪流到不同桌子欣賞議題的產出，並由第一階段有參與該議題討論的成員負責解說產出、引導團員回饋與收斂新增想法(如圖片說明)。
- 執行難度：★★☆☆☆
- 注意事項：在解說拼裝小組的邏輯時速度要放慢，並確保每個人都有正確跑到新的拼裝小組後再啟動討論，而且不同於world coffee shop有事先安排議題桌長，最好事先提醒大家待會打散分組後每個人要負責安排解說。
- 適用案例：相較於world coffee shop，Gallery walk適合不需要深入探索的議題(找出大方向用)，例如部門軟性議題、建立團隊規範、簡單的腦力激盪等。在教學上，Gallery walk也可以變形使用，講師先丟一個共通的議題讓全班所有小組討論(舉例：Scrum framework包含哪些要素?)，接著將原本小組打散重組為拼裝小組再討論一次，讓不同小組成員的想法能夠相互激盪，最後再讓小組成員回歸原本小組做總整理。而在工作坊中，因為每個階段都會留下大量資料，也適合用Gallery walk手法讓群體全員一起總回顧上一個階段的成果，等確定大家都沒疑問後再往下一階段邁進。
- 附加效益：因為每個人都要在自己參與共創的作品前負責解說，可以培養個人的歸納與表達能力，另外在拼裝小組之旅結束後，成員會帶著激盪過後的新想法回到原本小組並分享，透過貢獻已力來提升參與度，可以強化成員與團隊之間的歸屬感。
五、即興演出的舞台劇演員：Mix up
- 執行步驟：根據設定議題的角色種類各自圍成一組，舉例可能是受訪者+訪談者+觀察者或正方答辯+反方答辯+紀錄者，再透過人員輪轉機制，讓每個回合小組內的討論人員與扮演角色都不一樣，讓團隊成員有機會從不同角度互相交流想法(如圖片說明)。
- 執行難度：★★☆☆☆
- 注意事項：每組人數建議不要超過5人，視議題需要可以設定一名觀察者，在每回合討論結束後讓觀察者給予建設性回饋，也可以事先製作投影片來解說人員的輪轉機制以及每回合各自需要扮演的角色設定，並確保每個人都有正確移動到新的小組後再啟動討論。
- 適用案例：用戶訪談技巧的互動練習、專案策略的正反意見答辯、業務銷售攻防的事前演練、團隊閉門會議的問題聚焦等。
- 附加效益：透過不同角色扮演，能讓團隊成員學習如何從不同面相闡述議題，同時也讓對方練習積極聆聽(active listening)和諮詢技巧(powerful question)，通過對彼此的相互支持在團隊中建立起信任。
六、輕手輕腳的人類觀察學家：Fish bowl
- 執行步驟：將討論空間分為內圈與外圈，針對議題設定必要的角色類別，輪流讓不同的角色類別進入內圈針對議題自由討論，而處在外圈的人只能夠安靜觀察對話進行並記錄所見(如圖片說明)。
- 執行難度：★★★☆☆
- 注意事項：除了跟Mix up手法一樣要說明清楚角色設定與輪轉機制的規則之外，針對外圈的人建議事先設計觀察單，提醒他們應該觀察的重點為何，而針對內圈的人最好安排引導者的角色，可以利用引導技巧讓對話順利進行，盡量讓內圈的人講具體的經驗與案例，而非只是觀點。
- 適用案例：有經驗者(內圈)與經驗較少者(外圈)的實戰分享、產品製造者(內圈)與利害關係人(外圈)的觀點交流、業務上下游關係的協同合作等。
- 附加效益：鼓勵不同立場的團隊積極聆聽並相互給予支持。
解放團隊動能的國外寶可夢大師們~
在荷蘭阿姆斯特丹有兩位Scrum master培訓師(Christiaan Verwijs與Barry Overeem)，他們倆在自己設計的Scrum master訓練課程中加入了非常大量的互動討論手法，因為Scrum本身就是一個非常重視人員交流的工作框架，尤其是Scrum master更需要透過觀察來引導團隊成員發現問題、讓團隊協同合作找出對策以及持續精進達成自組織的目標，所以這類引導討論技巧是身為Scrum master必備的技能之一。
Christiaan與Barry在網路上大量分享了他們如何應用這類技巧在工作上，傑瑞自己也在上面偷學了不少招式與應用情境，相信大家一定都能找到適合自身工作場景的技巧組合。
而他們在網路上所介紹的互動招式其實都源自於一本工具書，書名是【The Surprising Power of Liberating Structures】，作者是Henri Lipmanowicz與Keith McCandless，書本裡總共介紹了33招引導團隊互動的技巧，有包含傑瑞前面剛剛介紹過的1-2-4-ALL、25/10(Crowd Sourcing)、概念與world coffee shop雷同的Shift & Share、精神與Mix up類似的Troika Consulting(個人版)與Wise Crowds(團體版)、更加強Fish bowl內外圈互動的User Experience Fishbowl。
傑瑞第一次看到Liberating Structures這本工具書時著實震撼了一下，想說怎麼有人可以這麼厲害居然"捕獲到"這些招式，每一招都像一隻獨特的寶可夢能夠協助人們解決問題，然後等我看到荷蘭的兩位Scrum master培訓師如何將這些招式應用在工作上，這一切又似乎與寶可夢訓練師所做的事情似曾相似，期許大家未來也能夠"收服"自己的引導技巧寶可夢，一起並肩作戰闖出專屬於自己的冒險故事吧~
如果喜歡傑瑞的文章，歡迎追蹤(follow)傑瑞並分享(share)給你的朋友。
👉喜歡這種類型或主題的文章，也別忘了拍手給傑瑞鼓勵唷~
