團隊第一次畫wire frame就上手

結合設計工作坊與用戶故事地圖的工作坊流程

傑瑞
傑瑞的敏捷小路
Jan 9, 2020

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先利用配對討論法引導小組成員意見流動,並透過迭代的方式來回修正與回饋,使彼此的想法能更具體,最後再使用視覺化討論方式(用戶故事地圖)讓團隊一起評估所有想法的開發順序。從發想功能一直到決定順序,只需要半個工作天就能產出業務從端到端的手寫版wire frame,下一步就可以將wire frame刻到power point上,拿來做使用者的原型測試或跟其他單位(IT、法務)討論業務可行性都很方便喔。

第一步:先聚焦設計範圍(20分鐘)

這個部分很重要,在讓團隊動手設計前,先花一點時間分享大家需要知道的資訊,例如這次設計的目標對象是誰、從端到端的業務範圍到哪裡、或者設計上是否有建議的參考範本、在設計上是否有一定要遵守的基本限制等等,如果能把設計範圍先大致框下來,可以避免團隊後續發想過於天馬行空,同時間,在說明過程中也能讓同仁的腦袋開始暖身,等設計活動開始時就能馬上進入狀況。

設計活動前的範圍說明(至少包含用戶輪廓、端到端流程)能幫助團隊快速進入狀況

第二步:用迭代討論的方式精煉想法(100分鐘)

這是傑瑞很常用的討論手法,簡稱為124ALL,概念就是針對某個議題先讓每個人獨立思考(給定時間限制下),接著讓成員之間兩兩配對整合意見(每組兩人),接著讓小組們再配對一次整合意見(每組四人),一直到全體成員整合完所有意見為止,每個人的意見在短時間內會被重複好幾次,比起全體成員一次性的討論其記憶點會更深刻。

而且124ALL討論法在不同情境下都很好用:

  1. 大題小作:將一個很大的題目拆成許多子題,每個人先各自思考子題,等全體配對討論完後,每個人對於大題目就會有完整認識,用在讀書會上(分配章節)也很合適。
  2. 小題大作:當針對單一特定題目,需要快速整合團隊成員意見時也很好用,因為每個人都有獨立思考時間(先發散),而且每個人的意見都會被保留下來且整理過(後收斂),可以應用在頭腦風暴或敏捷團隊的回顧會議上。
針對大議題的分工討論或小議題的發散收斂都很適合

所以如果是應用在設計工作坊,引導討論的操作過程如下:

  1. 先請團隊每個人在紙上獨立畫出心目中端到端的業務流程
  2. 請每位成員輪流分享設計理念,其他人給予回饋
  3. 兩兩配對類似設計理念的成員,請他們整合雙方意見重新彙整一份新的業務流程
  4. 請配對小組輪流分享設計理念,在分享過程當中,同時請其他聆聽者用便利貼紀錄聽到的設計理念
  5. 最後將所有記錄下來的設計理念對應回端到端的業務流程上,就完成一個簡單版的用戶故事地圖了(user story mapping,也有人稱為使用者故事對照,它是敏捷團隊用來排序需求的一種討論手法,詳細說明請參考傑瑞之前所寫的幫助團隊聚焦、排序想法的七種方式(上篇)使用者故事對照(user story mapping)的三種用法)
讓設計理念相近的成員互相配對更能加速整合新的業務流程
小組成員分享過程中要適時提醒他們相互給予回饋並紀錄下來好的設計想法

第三步:視覺化歸納團隊意見並取得共識(60分鐘)

透過設計工作坊我們蒐集且精煉過了團隊所有設計想法,也完成了用戶故事地圖,接下來的時間就請團隊成員討論以下兩件事情

  1. 設計想法排序:因為需求無限但資源有限,請團隊依據限制條件(時程、成本)來決定設計想法的優先順序,哪些需求是must have、而哪些需求又是nice to have,為了增進討論效率,建議在白板空白處設置一區停車場,鼓勵團隊將猶豫不決的想法先放過去,後續可以再來檢視。
  2. 設計流程分工:等排序好設計想法後,就可以請團隊依業務流程討論分工,全體一起畫出整合後的wire frame了。
團隊必須根據時間或成本壓力去蕪存菁設計理念
視覺化的用戶故事地圖能加速幫助團隊聚焦專案範圍

最後畫好的wire frame就是我們的專案原型,建議團隊在請設計師協助製作前,先將wire frame做成電腦版實際測過用戶一遍(就算是簡單的power point版本也可以),說不定能發現原本沒有看到的盲點,而電腦版的原型後續也能拿來請IT、法務評估專案可行性喔。

以上就是設計工作坊結合用戶故事地圖的實務做法,基本上一個半天就能順利產出wire frame,如果大家有不同的做法也歡迎來跟傑瑞交流~

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傑瑞
傑瑞的敏捷小路

過去當了六年敏捷教練,非科班出身,卻中途愛上Design thinking、Scrum這類團隊工作法,隨筆記下日常的工作心得,希望自己的敏捷小路,有一天也能通往條條大路。