舉辦Workshop或Meeting的事前準備
這篇文章是【Workshop與Meeting的三大不同】的延續，去年是因為奧美的課程邀約才開始系統化整理舉辦工作坊的眉眉角角，本來今年預計在公司內部開課推廣，結果卻碰上疫情攪局，傑瑞只能在線上跟同事分享，但是缺少實體演練效果還是打折不少啊XD
剛好上個月銀行子公司也來找我合作要講類似主題，想說既然簡報都準備好了，未來就慢慢在這裡把系列文章補齊吧!
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回到正題，雖然Workshop與Meeting在操作手法上不同，但是在準備架構上卻是一樣的(都可以參考James Macanufo所發明的7P結構來設計)，所以這篇文章傑瑞要來分享：
1.如何利用「人事時地物」來做Workshop或Meeting的事前準備
2.引導討論時一定要學會的三種資訊架構圖
其實你都知道，你只是需要更精準
身為一個上班族(我社畜我驕傲XD)，誰每天不需要開會呢?但是大家卻很容易對眼前的東西視而不見 ，
「你覺得開會很沒效率，但為何老是處在開會地獄?」
所以市面上才會有這麼多有關「會議效率」的書籍或文章，但重點其實不是你少學了什麼技巧或工具，重點應該是你有沒有培養「會議前準備」這個習慣，如果開會前能先弄清楚「人事時地物」，會議幾乎就完成了80%，剩下的只差在討論過程中的引導或應對技巧，如果會議上有專門負責的引導人(Facilitator)，這部分就會更流暢。至於「人事時地物」是指什麼，你心裡其實也已經有答案了，你只是需要在事前好好沙盤推演，且聽聽傑瑞怎麼說。
你需要的是腦汁，不是濫竽充數
為了分派工作，所以你要邀請當事者(maker)來與會、為了釐清關鍵資訊，你需要邀請協助者(supporter)，而為了決定下一步，你則是需要邀請決策者(sponsor)。傑瑞相信這些原則大家都知道，大家只需要落實「讓有貢獻的人來開會」就好，慢慢減少類似大拜拜的開會模式，當然如果能符合Jeff Bezos所提出的「兩個pizza原則」就更精實了。
目的、結論、議程的三位一體
很多人跟傑瑞反應過不知道該如何設計議程(Agenda)，難道只能靠經驗的累積嗎?其實設計議程只需要參考兩個簡單的原則就好︰
- 釐清會議的最終目的(outcome)以及所需要的結論(output)
- 議程就是幫助你產出結論的墊腳石(stepping stone)
而針對第一點，有一個簡單的公式可以參考︰
會議目的=為了讓誰(whom)做什麼事(do what)，所以我們需要討論哪些東西(agenda)，才能夠順利產出某個結論(output)
換句話說，會議結論(output)一定是為了解決某個目的(outcome)，而目的(outcome)又進一步指引議程(agenda)的設計，而所有議程(agenda)的加總最終會產生我們一開始預期想要的會議結論(output)。
而有關目的(outcome)與結論(output)的實務案例可以參考以下說明。
而針對第二點，可以想像一下你的最終結論(output)在河岸的另一邊，所以中間我們需要產出哪些小結論(墊腳石)才有辦法讓我們到達對岸，然後再把這些小結論轉換成開放式問題就是你的開會議程(agenda)了，如果能互相搭配一些萬用的開放式問題就能幫助團隊更深入思考。
還有兩種方式可以幫助大家推導沿路的小結論，一種是從最終結論往前逆推還有哪些必要的素材，另一種則是從現有手邊的資訊往後順推還有哪些該做的事情。等所有小結論都推導出來之後，就可以開始估算每個小結論預計花費的時間，全部加總起來就能大概知道需要投入多少時間，或許會議就會拆分成多次進行了。
台灣最美的風景是人，但來開會的往往不是人
不管是Workshop或Meeting，討論的流程都會完整經歷-發散、探索、收斂-共三個階段。差別在於，Workshop會用一些手法來讓上述歷程跑得更順暢，其中最重要的就是將討論紀錄可視化。因為人們在開會當下主要是用短期記憶，如果沒有隨手紀錄，團隊會花更多時間在釐清或核對先前討論過的東西，所以有經驗的引導人會隨時幫助團隊留下紀錄並結構化，這是因為資訊結構化之後會更容易記憶。
在發散階段你要記錄正反意見、在探索階段紀錄整理比較過的資訊、在收斂階段則要記錄票選結果，所以這也是為什麼辦Workshop的時候往往某個議題討論好的同時會議記錄也做好了(拍個照就好~)
特別是在探索階段，如果你能事先勾勒好討論框架(discussion framework)，在開會的時候看似隨興地把它畫在白板上，那大家看你就會像看到活菩薩一樣地淚流滿面啊~這是因為人類習慣在雜亂無章的資訊裡找模式(pattern)，就算只是簡單畫幾筆的矩陣、象限、流程flow，大家都會買單XD
所以關鍵在於資訊架構的適合度，但不用太擔心，你其實只需要在下列三種討論框架中挑出一種適合該議程(agenda)溝通的就好，平時有機會多多涉獵這類型書籍(塗鴉思考革命、設計一門好生意、這樣開會最聰明)，會議上神來一筆的靈感就會更多喔。
會議室新三寶︰便利貼、白板筆、圓點貼
不知道大家有模有聽過開會有三寶︰「沉默、無腦、老闆好」。因為傑瑞看過太多次這些活寶了，所以後來跟別人開會都會自備以下三樣法寶來對症下藥。便利貼專治沉默不愛講話的人(先用寫的)、白板筆用來畫討論框架讓人無腦變有腦(照劇本走總會了吧)、圓點貼讓討論結果多元而不是老闆的一言堂，想進一步了解的人可以參考傑瑞之前寫的【有效提升團隊溝通力，超實用的三種辦公室討論工具!】這篇。
還有其他東西也能幫助團隊討論喔，例如︰計時器(聚焦)、音樂(放鬆)、零食(熱量)、活動掛圖(塗鴉)…等等，大家可以視活動設計的複雜度彈性準備裝備~
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