有效提升團隊溝通力，超實用的三種辦公室討論工具!
俗話說的好:工欲善其事，必先利其器。如何利用視覺化工具來協助團隊開會與討論，是身為一個scrum master必備的基本功。而傑瑞身為一位敏捷教練，因為很常臨時被人抓住就地展開討論，所以後來就養成隨身攜帶辦公室三寶(白板筆、便利貼以及圓點貼)的習慣，因此這篇文章傑瑞就要來跟大家分享這三種工具如何提升團隊溝通力喔~
想要開啟團隊溝通力，畫出框架就對了
把你的想法畫出來是與別人溝通最直接與最有效的方法，畫出來你的想法才會更具體，而且畫出來彼此的想法也才有辦法進行比較，我們在做敏捷專案時也常常會畫一些框架來協助團隊討論，以下分別用PDCA(計畫、執行、檢查、調整)來做舉例。
例如在plan的時候，你可以畫一些高低起伏的曲線代表山坡，而山頂上畫上一些對應的小旗子，假設你的專案時程是三個月就畫三根旗子、如果是五個月就畫五根旗子，以此類推，接著很重要的一點，用以終為始的方式帶領團隊討論專案里程碑，例如在最後一個月你希望達成什麼目標把它寫在第三根旗子旁邊，山坡底下就請團隊依據這個目標寫下應該交付的產出，接著再往前推一個月小旗子的目標應該是什麼以及對應的產出，接著以此類推直到團隊討論完所有里程碑，在討論過程中如果你發現有些產出在時限內根本不可能完成，就要讓團隊往前回溯，是不是前面幾個月的目標需要重新調整，這種以終為始的討論方式就呼應上回第二堂課目標管理的Time-based(傳送門在這裡)。
另一個能幫助團隊排序的框架就是效益性與可行性四象限，當你有一堆事情不確定先做哪一項時，鼓勵團隊用客觀資料去比較不同事情預期能帶來的效益以及預估執行的難度，當然第一優先順序是先做效益性高且可行性高的事情，不過很重要的一點，不要為了排序而排序，討論的過程應該比討論的結果重要。
在do的時候，如果你們也有用看板的話，傑瑞這邊推薦兩個視覺化小技巧，等每日例會結束的時候，把還留在doing的任務卡上面畫一條線，如果已經留兩天就畫兩條線，以此類推，直到該任務卡完成移到done為止，這樣團隊就能一目了然看出目前哪個任務遇到卡關，接著在看板旁邊搭配畫上一個紅綠燈讓同仁依照卡關的輕重緩急來開卡求救，這樣的追蹤方式就能呼應之前第一堂課的每日例會，同仁的重點不是報流水帳，而是遇到卡關要盡早揭露風險(傳送門在這裡)。
在check的時候，我們的目的是希望多多捕捉使用者回饋，藉此來持續改善自家的產品與服務，一般使用時機是在訪談客戶結束後團隊內部成員的討論，但傑瑞也曾經在內湖的覺旅咖啡看到他們直接用店裡的黑板請使用者寫回饋喔，討論的框架是先將一張白紙分成四個象限，在左上角畫上加號(這邊是使用者喜歡的東西)，右上角畫上三角形(代表使用者的建設性批評)，左下角畫上問號(表示使用者在體驗過程中可能產生的疑問)，右下角畫上電燈泡(在回饋時任何激盪出的新想法都可以寫在這裡)，團隊在討論過程中，盡量四個象限都要涵蓋到，尤其是第一與第二象限(使用者喜歡的與使用者希望改善的)。
最後在adjust部分，通常這是團隊自我檢討的時間，團隊可以利用這個工具來分析正在進行中專案的近因與遠因，討論的框架一樣是先將一張白紙分成四個象限，正中央畫上一搜小船(代表這個專案)，小船右邊的遠方畫上一座小島(代表專案希望達成的目標或願景)，左上角畫上風(代表目前能加速專案前進的力量)，左下角畫上船錨(代表目前會拖累專案進度的原因)，右下角畫上暗礁(代表未來專案可能遇到風險)，右上角畫上太陽(代表為了降低專案風險需要尋找的支援)，換句話說，左半邊的兩個象限是檢視專案的現況，右半邊的兩個象限則是預測專案的未來，團隊成員在討論過程中，一樣也是要涵蓋到四個象限喔。
想要提升團隊溝通力，寫下想法就對了
如果老是覺得開會沒效率，討論沒有重點、而且還沒有結論？那你應該多多使用便利貼，把你所想的、你所說的每一件事，全都個別寫在便利貼貼在牆上來進行討論，這樣好處很多：
- 因為所有內容都寫在便利貼貼在牆上，很容易看出大家討論的脈絡，方便回頭釐清問題點
- 可隨時掌握不同便利貼的關聯性，將想法進行重組、分類，幫助討論繼續前進
- 便利貼鼓勵大家書寫、畫圖，讓團隊成員能更輕鬆表達自己的想法，提升討論參與度
- 在書寫便利貼過程中，團隊成員更能將視線集中在彼此身上，大家透過眼神交流，團隊凝聚力也會增加
- 便利貼將討論項目可視化，搭配圓點貼投票團隊就能迅速做出結論
便利貼除了讓大家在討論時方便發散與收斂點子之外，其實還有許多另類應用喔，傑瑞特別幫大家整理了便利貼在辦公室的十種應用，大家千萬別小看了便利貼，小小的一張紙可是有大大的功用啊。
想要凝聚團隊溝通力，投下選票就對了
最後是圓點貼，它是能幫助團隊快速決策的好工具，傑瑞也幫大家整理了工作上常用的五種投票方式，同時也比較了不同投票方式的優缺點與建議使用時機。
最後幫大家總結一下辦公室三寶與溝通力的關係，不論是兩個人之間的相互討論，或者是一群人之間的開會討論，溝通的過程其實都可以拆解成三大元素，分別是討論的範圍、想法的投入、結論的產出，因此白板筆就是用視覺化的框架來幫助團隊制定討論範圍，而便利貼就是協助把大家的點子視覺化讓團隊在討論的過程中能方便將點子發散與重組以刺激團隊有更多的想法投入，最後圓點貼就是將大家心中的選票視覺化來協助團隊能迅速產出結論，所以下次要找別人討論之前別忘了帶上辦公室三寶喔。
適合主管使用的視覺化溝通工具
因為主管的主要職責是幫助團隊成員解決問題，所以傑瑞這邊提供兩個小技巧可以幫助主管的問題解決能力視覺化，讓團隊成員能一目了然地看到你幫助他們解決過哪些問題以及解決問題的相關進度。
一、團隊相依性關聯圖
找一塊白板或空白的牆面，在正中央畫上自己的單位，然後在四週圍畫上與自己單位業務常常發生相依性問題的人、部門或設備，然後將他們各別畫一條線與正中央的單位相連接，前面提到有相依性問題是指對方會拖累你的進度或者因為資源問題你被迫需要等待對方回應，接著每當對方與自己單位發生一次相依性問題，就寫一張便利貼紀錄該事件並將該便利貼貼在你們之間的線上，當相依性問題被解決時就在便利貼上畫上一個大叉叉。每當累積一段時間，主管就能帶著團隊成員一起檢視最近是常被哪些人或部門拖累進度、被拖累的事件通常是哪些、事件被解決的比率是高或低、事件是否常常重複出現，如果常常出現，團隊也可以一起分析導致事件發生背後的真正原因為何。
二、主管的看板
部屬的看板是追蹤專案的任務進度，而主管的看板是追蹤問題的解決進度。主管可以在自己的座位附近、或者辦公室的門上來設計自己的看板，看板同樣涵蓋三個部分，準備要處理的問題、正在處理的問題、已經處理好的問題，而問題的來源可能來自每日例會上部屬透過紅綠燈工具所反應的問題，或者是剛剛才提到團隊相依性關聯圖上面的問題。當主管把問題解決的進度透明化之後能帶來兩大好處，第一、部屬能夠很清楚看到自己的問題是否有被你重視，第二、你很誠實告訴部屬目前你是專注在解決哪些問題，以及哪些問題暫時還沒有時間處理，這樣會比直接開空頭支票來的好，有了重視與誠實，部屬就會慢慢對你產生信任喔～
敏捷數位小教室完結篇就說到這，感謝大家對於本系列的支持，如果對於首部曲(有效的Daily scrum，你也可以這樣做)、二部曲(從敏捷看目標管理的SMART原則)有興趣的夥伴可以參考相關連結喔~我們奧斯卡頒獎典禮見!
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