Notion Daily Dashboard | Notion 每日儀表板

Seal Liang

Published in

海豹工具學

Oct 14, 2021

專注執行排定任務及追蹤習慣的儀表板

我自己在使用 Notion 的時候，有時候會忍不住在同一個頁面放很多相關的資訊，這種盡量看清全局的方式，在「規劃模式」是有幫助的，但在於需要專注的「執行模式」時候，反而容易讓人分心。

這種時候，我們反而需要以一種「隧道視野」(tunnel vision) ，心無旁騖地完成當下的任務，才不至於本末倒置，畢竟，Notion 作為一種生產力工具是用來幫助我們完成任務，而不是成為生產力的阻礙。因此，今天的要介紹的主題，就是以專注執行當天排定任務的「每日儀表板」(Daily Dashboard)。

為什麼要儀表板？

1. 進入專注的執行模式

個人生產力活動有很多種方式來架構，概念上大同小異，這裏借用戴明環 PDCA 循環概念來說明，也就是規劃 (Plan)、執行 (Do)、 檢視 (Check)、行動(Act)。首先，要規劃下一步的行動，第二步則是執行計畫、完成任務，第三步是回顧檢視任務執行的情況，最後是調整、改善方法、流程，並進入下一個 PDCA 的循環。

前面介紹過的 Notion 模組中，每週任務規劃 Weekly Task Planning 主要著重於任務的時間安排，也就是規劃 (Plan) 的部分，而當我們進入執行 (Do) 模式時，則需要放下其他的事務，專注在完成已經排定好的任務。為了避免雜訊的影響，我們盡可能在「每日儀表板」中，只顯示必要的資訊。

至於檢視跟行動的部分，之後再撰文介紹囉 🤔。

2. 作為行動裝置的入口

由於儀表板上的內容專注於當天的任務，內容盡可能地精簡，因此也很適合作為版面有限的行動裝置上的入口。這適合在通勤或者一些情境轉換的時候（例如前往下一個會議的時候），可以查看還有什麼任務需執行，以及更新狀態 (打勾)，或是針對特定的任務快速記錄想法。

我的每日儀表板

這裡介紹我的「每日儀表板」，顧名思義就是以當天為限，裡面主要包含了以下幾個部分：

當天的任務 (Task)：在「每週任務規劃」模組中排定好當天要執行的任務。
當天的習慣追蹤 (Habit Tracker)：習慣追蹤很適合放在「每日儀表板」中，尤其是很多我們想要建立的習慣，像是冥想、運動，都不是在電腦前進行的，因此，在行動裝置上紀錄打勾是比較方便的作法。
昨日未完成的任務：聽起來有點違反上面寫的「專注執行」目的，但放上這個有幾個用途，有時候是昨天的任務忘記打勾，或者今天突然空下來時間可以進行尚未完成的任務。
明天排定的任務：這也是有點違反上述目的東西，用途是在一天結束的時候，可以查看明天排定的任務，看看有沒有什麼想法可以先記錄下來。

以上儀表板內容，是依照我個人的工作、生活模式設計的，給大家參考看看。當然，Notion 的特性就是可以依照自己的需求打造自己的工具，大家可以依照自己的工作流程，設計一個專屬於自己的「每日儀表板」。

電腦版介面

下圖是「每日儀表板」在電腦上的樣子，使用滿版畫面分不同欄位的排版方式，完整利用螢幕空間，盡量減少上下滾動的需求。

左邊是今天的任務與習慣追蹤檢查表 (habit tracker)，可以檢視有哪些任務還沒有完成，並將已完成的任務或習慣打勾。；右邊則是昨天未完成的任務，和明天的任務，這兩者都是用下拉式的區塊 (Toggle)，在需要的時候再點開即可。

畢竟，「每日儀表板」還是以當天要完成的事務為首要重點。

行動裝置介面

以下是從手機上看同一個頁面，Notion 在行動裝置上的介面會忽略欄位，所以「每日儀表板」上的 Notion 區塊會以由上而下、由左至右的順序一路往下排列。因此，越是左上角的部分會越快滑到，可以將使用最頻繁的內容放在最上面，節省一點每次點開 App 的搜尋時間。

如何製作

「每日儀表板」是一個單一的頁面，主要應用的概念，就是透過 Notion 的篩選器 (filter) 篩選出日期為今天的「任務」及「習慣追蹤」項目，並將區塊介面依照自己的需求排列。

1. 資料庫(database)

這裡應用到的資料庫為「任務」及「習慣追蹤」 (見上圖)，這裡必要的欄位就是日期，因此，資料庫也都先以月曆模式 (Calendar view) 顯示。兩個資料庫的資料欄位分別為：

任務資料庫 (Task Database)：裡面基本的資料欄位包含了，日期、時段(早/午/晚)、以及完成與否的◻︎核取方塊。
習慣追蹤資料庫 (Daily Tracker Database)：裡面包含日期、數個習慣的核取方塊、以及當天成就，如果對於習慣追蹤有興趣，也可以參考這一篇 <Notion Daily Tracker | 每日追蹤工具> 。

2. 版面及連結的資料庫(Linked database)

在這裡還是使用連結的資料庫 (Linked database)，分別連結到「任務」與「習慣追蹤」兩個資料庫，我習慣以卡片的形式顯示，因此使用 Gallery view。

3. 篩選器(filter)與排序(Sort)設定

再來就是分別設定兩種連結資料庫的篩選器及排序。

「任務資料庫」的部分，當天的任務篩選器選日期是今天，就會篩選出排店在今天的任務，這樣子隨著日期變化，顯示的資料項目也會改變。第二個是時段，我會分為早/午/晚三個時段，也就分別用三個連結的資料庫(Linked Database)並設定時段的篩選器。（如果沒有那麼多任務也許不需要分時段）

另外，因為儀表板的重點，在於看有哪些任務還沒有完成，我會針對完成與否設定一個排序 (Sort)，讓已經完成的任務往後排。

「習慣追蹤」的部分相對單純，一天只有一個欄位，因此只要篩選出日期是今天即可。

4. 版面編排

這部分就是利用多欄位的方式，將資訊在有限的螢幕空間中，發揮最大的效益，關於 Notion 的欄位編排的小技巧，可以看<這一篇>的介紹。

5. 頁面鎖定(Lock page) 並加入我的最愛?(Favorite)

頁面鎖定(Lock Page) 的作用在於節省螢幕空間 (尤其是在行動裝置介面下)，以下兩張截圖上、下兩張分別為未鎖定及已鎖定的頁面，可以看到未鎖定的頁面每個連結資料庫都有一個「+ New 」的按鈕，讓我們可以新增頁面，有時候這會增加一行的空間，在行動介面會更明顯 (下圖三)。