Notion Weekly Task Management |每週任務規劃系統
這篇會把前面兩個整個模組連起來，變成一個可以持續運作的系統。
前面兩篇介紹了以下兩個模組，以性質來說比較像是使用介面：
今天會用一個上層的資料庫架構把這兩個模組串起來，並加入時間這個因素，變成一個連貫的每週任務管理系統。
主要概念
前述兩個模組週期分別是一週與一天，我們這次要將視角展開到從每個月的角度來觀看，並且將每一週之間建立一個任務與時間的關聯性。不同的視角代表了不同的用途，整個系統包含了幾個不同的用途層次：
1. 俯瞰視角
最外層是觀看全局的俯瞰視角，以月曆形式 (Calandar View) 呈現，重點在可以看到近期每一週的概觀，像是每週是否已經完成回顧、當週成就或者當週活動、主要的焦點等等。
2. 每週規劃樣板
第二層是每週規劃頁面，每週都是不同的頁面，以上一篇的每週任務管理介面作為模板，可以做任務執行的規劃，我也會加上當週已完成的任務的視角，方便一目了然地回顧當週努力的成果。
3. 每日追蹤與回顧
第三層則是上一篇介紹的每日追蹤與回顧模組。
4. 任務頁面
任務的部分，也可以依照自己的需求，加上其他想要記錄的資訊，我自己的任務頁面會加上像是：生產力或成就感、花費的時間、註記 (Remarks)等等的欄位。
另外，針對不同類型的任務，我會建立不同的樣板，像是會議、筆記、問題分析等等，有點像是一種 SOP，套用預先設定好的架構，讓自己能夠更快速地進入狀況、有效率地完成任務。這部分有點細，有機會再寫一篇專文說明。
5. 不同資料間的連接
而每個頁面雖然彼此獨立，但具有一定的連貫性，以任務管理的需求來說，任務排定在某一週執行，但當週未完成的任務可以在下週看到，並繼續排定完成時間，這點就需要藉由公式及篩選器的配合。
如何製作？
1. 建立每週規劃資料庫
這裡使用的資料庫有三個，每週規劃資料庫、任務資料庫與習慣追蹤資料庫。
每週規劃資料庫，資料欄位主要包含了：
- 期間 (Duration) ，這是這套系統中主要的時間資訊來源。
- 事件 (Events)，可以標籤的形式，呈現當週的重要事件。
- 成就 (Achievement)，沒錯 🥸，就是要替每件事情打分數。
- 週數計算 (Week Calculation)，以第一項的時間資訊計算當週的週數，後面會利用這個值，來計算任務是否延遲 (late)。
任務資料庫與習慣追蹤資料庫，資料欄位與上一篇中提到的一樣。
最上層的每週資料庫我會設定一個管理介面，以 Calendar View 顯示，方便新增每週規劃頁面，也可以比較快速地以拖曳的方式設定時間。以視覺化介面與操作速度優先。
附帶一提，因為資料庫都是會長期使用，我習慣在另外的位置集中管理，避免不小心誤刪。而所有的頁面中的資料庫檢視，都是使用 linked database 連結資料庫中的資料。
2. 資料庫關聯 (Relation) 及 Rollup 設定
將「每週規劃」資料庫分別和「任務」以及「習慣追蹤」資料庫建立關聯性。
(Graph of Database Relations)
- 建立「每週規劃」與「任務」資料庫關聯，並在任務資料庫建立 Rollup 欄位 [WeekStart] ，抓取「每週規劃」資料庫中的期間 (Duration )欄位，並在計算 (Calculate) 選項中，選取最早日期 (Earliest date)。
- 建立「每週規劃」與「習觀追蹤」資料庫關聯，步驟與上面一模一樣，利用 Rollup 功能抓取時間當週的時間資訊。
3. 設定樣板 (Template)
- 新增「每週規劃」的樣板
在資料庫中新增樣板，將上一篇提到的「每週任務規劃介面」建立進去，在這裡就不額外說明。 - 模板篩選器設定
在已安排時間的任務 (Scheduled Tasks) 看板，需要額外加上與模板本身的關聯，這是利用自我參照的篩選器 (self-referencing filter) 的功能，之後每次套用樣板，這些看板都會自動指向當週頁面，不需手動建立連結，這個是 Notion 中很重要的一個自動化功能。 (如果想要更進一步了解自我參照的篩選器，可以參考這一篇)
- 已完成的任務與每週回顧
利用篩選器回顧在當週完成的任務，篩選與當週頁面連結的任務，與已完成的任務。這種狀況是我少數會使用 Table View 的狀況。另外也可以留一點空間作回顧筆記。
⚠️ 記得資料庫千萬母湯放在樣板裡面，不然每套用一次樣板就會新增一個資料庫，成為一個多重的 Notion 宇宙，一切會都變得超級複雜。
4. 日期計算公式
因為的每週規劃介面是以，Board view 來表現星期幾，這樣的作法有個缺點，星期幾沒辦法直接產生時間的資訊。因此，需要另外以公式求出日期的欄位，公式如下：
dateAdd(prop(“[WeekStart]”), toNumber(slice(prop(“Day of week”), 0, 1)) — 1, “days”)
公式的概念是這樣的，因為每週規劃的頁面欄位有時間資訊，我們在任務資料庫以 rollup 功能，抓取連結的每週規劃資頁面的「期間 (Duration)」。因此，公式：每週的起始日 + 星期幾 (週一為 1、週二為 2，以此類推…)
可以套用在任務以及習慣追蹤的資料庫中，這個資料在這裡主要是參考日期用，但對於之後會介紹的 Notion 工具每日儀表板 (Daily Dashboard) 會是必要的。
5. 延遲任務公式及篩選器
單純運用篩選關聯會遇到一個問題，就是上一週已經規劃的任務，不管有沒有完成，都會留在當週的頁面中。
前面提到，由於希望可以看到上週未完成的任務，並在本週繼續排程將它完成，因此需要一個機制可以讓上週未完成的任務，自動出現在本週以後的尚未排程任務中。 所以使用公式來判斷，是否為上週以前未完成的任務：
formatDate(now(), “WW”) > formatDate(prop(“Scheduled Date”), “WW”)
以上主要在判斷「當下的週數」是否大於「任務排定日期的週數」，結果會是一個布林值 (True/False)，Notion 中會以核取方塊 ☑️ 的形式呈現。
最後，在樣板中左側的未排定的任務 (Unscheduled) 的篩選器，則加入如任務延遲為真則顯示的條件。
Note: 這個部分因為 Notion 的功能限制，將延遲任務重新排到新的週時，會有同時關聯到兩週、排定時間後還出現在未排定任務中的問題，需要手動移除前一週的關聯才會恢復正常，希望之後有資料庫關聯單選的選項，就可以解決這個問題了。 (這個功能 Coda 中已經有，希望 Notion 可以跟上囉)。
最後成果
以上就完成了，基本可以運作的個人規劃與回顧系統。
NEXT
下次再介紹專案管理模組，提供另一種視角，讓我們可以從專案的角度來思考如何創建及管理任務，同時記錄專案的一些內容，想法等等。
以上的 Template 一樣也先放出來給有興趣的人玩一玩，也不要忘記給我一點支持與回饋 😏，我們下一篇見。
如果喜歡這一篇文章，也歡迎點進我的〈Notion 文章目錄〉，裡面有更多關於 Notion 章。
