簡報技巧(3)-常見的簡報迷思
為什麼談簡報藝術，我們先捨棄了很多更深入或其他的議題, 決定從大家覺得普及到不能再普及的簡報相關議題做分享…希望對想學會如何簡報的你有所幫助。
透過解析與重塑的過程給予大家新的見解, 這是建.解的團隊想做的。但倒底要先分享甚麼?我們一開始討論了不少的議題諸如, 邏輯思考方式、UI/UX的分享、數據洞察、消費者行為學、品牌行銷…等等有趣的議題。
但後來團隊決定先從簡報相關的議題開始分享, 我想之所以會從簡報開始一方面是在業界十幾年來總覺得這一塊是很多技術人員(甚至連商管人員也是)的弱點, 但偏偏一個好的簡報可能帶給你一個好的創投募資機會或一個百萬或千萬的案子甚至上億的國家計畫…由此可知簡報何等重要。
本篇會簡要的跟大家分享做簡報的兩個要項跟四個常見的迷思。
要項一 : 簡單是最終極的複雜。
如同達文西的名言”簡單是最終極的複雜”。
每個人的時間有限你得在有限的時間內讓台下聽的人買單。在國內常看到很多人很有料就是很難在短時間講出道理… 因此我們先捨棄了很多更深入或其他的議題, 決定從大家覺得普及到不能再普及的簡報相關的技巧或訣竅來做分享…希望對想學會如何簡報的你有所幫助。
切記簡報是把複雜、難懂或冗長的事情簡化說明，簡化的過程是一門學問，他不是單純的把內容變少，而是在少的過程快速點出重點。這也就是我們希望跟大家不斷溝通跟分享在製作簡報時的精神
要項二 : 兵貴神速。
在孫子兵法-做戰篇提到”兵貴神速”，在簡報中這非常貼切。
商場如戰場給你五分鐘你到底會談論出甚麼? 給你30分鐘你又會談論出甚麼? 又或者如果在商業競標時給你一個小時? 那又會如何, 同樣的一個主題可能在不同場合不同時間不同人物的時空背景下你得有不同的應對策略。
切記越重要的舞台能給你的時間越有限, 有限的時間展現無窮的可能這就是簡報的效用。
迷思一 : 簡報是商業人士或管理者的功課 ?
大多數的人一聽到簡報、會開始講我又不是業務、我又不當管理職、我又不是企劃或行銷、我又不是文科的…別忘了賈伯斯會組電腦但他更厲害的是簡報的能力，簡報不是只是給特定族群的人使用，簡報是試圖把複雜的事情簡化到在短時間內能達到有效的溝通。很多人可能會覺得簡報就是要賣東西，這就不對了，一份好的簡報可以把原本10個人要坐在一個會議室溝通一天的事情變成可能30分鐘內搞定，這背後代表著甚麼? 代表著你可以用簡報換取原本需要10個人天的時間, 現在變成只需要10 x 0.5hr = 5hr, 通常用8hr代表一人天, 那代表可能變成只需要大約半人天多一點的時間就能把問題釐清, 你可能會想著但這些簡報的準備我需要一天的時間…就算你把這一天加進去那1.5人天還是遠低於10個人座在會議室裏面一整天來的好。或許你會覺得那做簡報的人不是很傻因為他花最多時間…放心這些價值你的主管會看在眼裡。
切記做對的事情，不是只做對自己有利的事情。
迷思二 ； 聽眾還是受眾 ?
簡報跟收聽廣播不一樣，聽眾在乎的是那段時間你能跟他交流甚麼，重點是一種享受。但簡報可不同了，在台下的受眾他是有目的性的在台下聽取你這次要跟他溝通的主題，舉兩個例子說明 :
- 賈伯斯在史丹佛畢業典禮的演說，它分成三個主題跟台下的畢業生分享，過程中循序漸進的引導出他最後想要跟畢業生分享的重點，在畢業之後還是得要”stay hungry. Stay foolish.”他是有目的跟經過設計的引導，這就叫簡報。
- 在標案的過程也一樣下面聆聽的人，他的重點是在幫你的簡報跟你敘述出的公司經驗、團隊能力、執行過程、創意發想打分數，他不是拿著咖啡在欣賞你的演說，他們思思念念的是誰可以幫他把專案完成。
從上述應該可以理解，簡報的對象跟廣播的聽眾有甚麼不同。所以我在這邊覺得把簡報的對象稱為受眾…而非聽眾更適合一些。針對不同的受眾你得制定不同的策略，這在過去建.解團隊分享的文章中也講得很清楚，在行銷學中受眾就是TA(目標族群)而在設計領域中把受眾稱為Persona(人物誌)，這邊不再贅述。
切記簡報跟收聽廣播不一樣，聽眾在乎的是那段時間你能跟他交流甚麼，重點是一種享受。但簡報可不同了，在台下的受眾他是有目的性的在台下聽取你這次要跟他溝通的主題
迷思三 : 簡報是很會講的贏 ?
參加過那麼多場的商業競標，也在國家型計畫有過內部或外部簡報，我想隨著台下的受眾水平也越來越高，你不能把簡報當成是一場演講比賽，更不是表演大賽，不然乾脆就藝人來簡報就贏了。簡報的類型很多，有些是一場個人經驗分享…或有主題討論…或有學術切磋…你得依據不同的性質設定好你的簡報走向(這是戰略…也就是好的思維邏輯很重要)。
舉商業簡報為例好了，假設要去標一個案子，一個好的簡報到底是甚麼。首先簡報者當然要能講，但不是油條。很多人會陷入一個迷思越能談的或口才越好的或講話滔滔不絕的就是贏家，但以實際的經驗來看，商業簡報不見得一定是感情依依或大闕其詞的贏，而是要有清晰的邏輯論述…what should do? How to do? Why us?這是很重要的商業功課。第一要讓台下的人認同甚麼該做(簡單來說甚麼對他們有利)…這能引起共鳴、其次是如何達成(引起共鳴之後當然就是那如何做到，也就是達成的方式)、最後當然就是那為什麼是我們(簡單來說就是當一切都是使用者要的，選擇我們的好處是甚麼)…這樣的鋪陳才是商業簡報想要的。
因為在競標的過程會遇到很多的對手每個人當然都很能講，但受眾可不笨所以
- 你得先從他的角度出發也就是產生共鳴(what should do)。
- 而有了共鳴之後你得講得出怎麼實踐(how to do)，以商業的角度我們稱此為落地化(landing)，畢竟業主不是只是想要一個大餅，他還需要跟更高層交代，所以會更重視怎麼達成目標的做法。
- 最後，當方向對、作法也被認同，才盡情展現為什麼是非自己的團隊不可(why us)。
上面的論述邏輯缺一不可，畢竟你最終只有一個目標就是拿到案子，你得盡一切的可能把上述做好。
切記台下的受眾不會一開始想知道你能獲取甚麼…或聽聽你多會講笑話…他想要的是你能站在他的角度思考…用心規劃出具有邏輯且可行的行動方案。
迷思四 : 簡報就是把投影片做好 ?
很多人一聽到簡報就開始想到投影片, 我想得先從這個迷思先談起, 投影片(不管你是用PowerPoint或KeyNote)他只是達到好的簡報的工具之一, 絕對不是最終的目的。 一個好的簡報最終是你的受眾要聽得懂而且達到你想要的目的,很多人會用投影片來當作輔助，試想如果連輔助的工具你都不會那更別說是想要把一場簡報做好。簡報跟投影片的關係如同你想去日本(簡報的目的)而可以搭船去也可以搭飛機去(達到這個目的的輔助工具)，記得重點是你想去日本…而船或飛機只是工具。
切記投影片不是目的，他只是工具。
-aaron liu & chris chang
