如何做好一個專案？
溫故知新
在上一篇的結尾時我幫大家歸納了三個結論：
1. 預估完成時間從所需工時的兩倍開始抓
2. PM 多刺激成員客戶方的思維，成員主動確認來自 PM 的任務
3. 可以同時進行的事情就同時吧！
這週讓我們進入十個小技巧的第二部分－時程外的專案管理技巧，我將努力針對以下這五個子題做說明：
- 在開會中，如何提高討論的品質？
- 開會討論卡關了，我們該往哪個方向走？
- 蒐集資料時，怎樣能不被問說所以呢？重點是什麼？
- PM 如何放大專案成員對自己及對專案的影響力。BCG的六四黃金比例怎麼說？
- 簡報修了又改，改了又修，如何把失敗的經驗化為養分？
各位準備好了嗎？我們進入正題：
（二） 時程外的專案管理技巧
技巧 4 . 開會中，發表個人意見是義務不是權利；時時問自己，客戶聽到這些產出（包含想法、說法跟點子等等）會怎麼想
做專案就如同球賽一般是一項團體活動，而有種名為生存遊戲的團體動力活動便是想告訴大家：團隊表現常常是大於個人的。
或許大家會想說上面這不過就是廢話一句嗎？如果個人大於團隊，那我們幹嘛要組成團隊做專案？在這裡，我想談的是重點是如何讓 5 個人有1+1+1+1+1>5 的表現，如何做才不會是等於或小於 5？
首先，我們要試著讓團隊成員接受「發表意見是義務，不是權利」這個概念：
每個人經過不同學術領域知識的洗禮、不同成長及生活經驗的塑造，都可能使得每個人對於同一件陳述（statement）有不同的思考脈絡及框架。當我們把發表意見當作是義務，進而讓開會的產出是可以經得起來自不同學門思維及不同思考架構時，這樣的產出才會慢慢的變 solid。
接著，我們想想有哪些是會讓個人的表現從 1 降為小於 1 呢？
小鴻：「我之前提的意見大家都不太接受，所以有點不太敢再提耶」
小璇：「我覺得在這個專案中學不太到東西，所以思考的動力跟意願偏低哀」
小玉：「我覺得目前專案進行的方向和我想像中的有點不一樣…」
大家做好歸納了嗎？那些和原先預期不同的，包含沒預期大家會不採納我的意見、沒預期在專案中竟然沒什麼收穫、沒預期專案的走向是這樣…，都有可能降低成員在專案中貢獻的意願，甚至導致團隊凝聚力的下降。
那那那，身為 PM 的你，可以做什麼呢？
首先，試著在主持會議的時候拋出問題：「謝謝小璇，那小鴻你覺得這個點子如何？」、「小玉，你同意小鴻所做的分析跟論點嗎？」等等，把「發表想法是一種義務不是權利」的想法灌輸給團隊成員們。至於那些和原先預期所不同的，我只能建議你多多發揮觀察力及同理心。（抱歉，請容許我因為篇幅的關係無法深談）
最後，還有個隱形的 1，客戶怎麼想：
有時候，我們必須跳脫專案成員的身分去扮演一下客戶的角色，想像對方在完全沒參與過會議、沒有完全懂專案選用的方法論時，會怎麼看待團隊開會的產出。
小穎：「執行長，因為我們要做資料分析，所以需要您提供過去會員申請的所有資料。」
執行長內心：「Wow，我瞭解資料分析可能很重要，但你們需要哪些欄位的資料？你們想要透過資料來驗證或分析什麼？」
小瑜：「依照我們對主要目標一層層的拆解，我們認為這個 行銷 campaign 是一個好點子，想問執行長有沒有相關資源可以讓我們實作？」
執行長內心：「點子聽起來不錯，不過相關的制度設計（行銷 campaign 想要打到哪群人、怎麼打、怎麼推論會有效果），以及對於我的品牌可能帶來的風險你們都有想過嗎？」
常常，成員們的想法或許都沒有錯，但是如何在我們原先解決問題的框架下，把客戶端的 concern 及思考架構整合起來，並把客戶過去分享過的行業知識及實務經驗納入考量，將是提升開會產出的品質相當重要的一環。
技巧 5：開會討論卡關了，讓最終要產生的 impact 指引大家
我相信，大家一定有看沒有懂，就如同我第一次接觸一樣，我們來看個小故事：
在過去我曾做過一個專案，專案目標是協助一間由弱視的朋友們所經營的咖啡廳，發想一個對視力需求沒那麼大的記帳方式。後來，我們選擇用蓋印章的方式記帳，如此一來，最後看格子停在第幾格就知道銷量。然而，我們卡關了，不知道印章要多大，要什麼形狀？
接下來，我突然想到一件事，這套記帳方式最後是要給店家經營者使用的，為什麼不開幾個選項讓他們實際體驗後選擇一個最適合的？
再來一個例子，我曾主持一場討論，討論的內容是訪談結果的紀錄是否需要一份固定的紀錄格式。當時因為剛接受完訪談訓練，我想說不如就試試看講師的建議，來設計個紀錄的格式。然而，團隊夥伴從各個面向比較我們設計出來的紀錄格式與一般將結果直接寫在訪題下的紀錄方式相比，在紀錄的效率跟清晰度方面是沒有太大差異的。我突然問自己，如果我們想要的就是有效率且清楚的紀錄方式，那為什麼要執著於另外設計紀錄格式？
最終的 impact 在哪，迷路了我們就往那裏想。想一想，這個哲學是不是在人生的各個面向也受用？
技巧 6：蒐集資料時，想想為什麼要蒐集？請把資料畫好重點並做視覺化的呈現，同時把資料的脈絡抓出來。
過去曾參與過一個相當特殊的專案，特殊的原因是該專案的實際執行人是一位大學教授。當團隊在做提案準備時自然會對於該名教授的背景有些研究，期待在更瞭解教授後能提出更容易被接受的提案。
接下來的分工大致如下：有人負責瞭解教授的學經歷跟職位、有人負責瞭解教授的研究領域、有人負責瞭解教授的社會參與等等。
在當時，我幾乎做了最壞的示範：直接把教授教學網頁的內容複製貼上到團隊的共編檔案內。共編上的字體跟顏色是否讓其他成員容易閱讀？有沒有什麼重點能幫大家歸納一下？這些重點背後有沒有什麼脈絡可以把它們串連在一起？很抱歉，當時的我似乎都沒有注意到這些，沒意識到團隊收集資料的目的是要對教授的經驗與想法有更全面的瞭解，沒盡好整理及詮釋的本分。
身為一個 PM，下次請告訴你的成員，為了讓其他夥伴能夠一起檢視、一起分析資料，請把字體、顏色跟排版做適當的調整方便其他人閱讀；請把這些資料的結論跟重點整理出來；請試著把這些重點跟重點間的蛛絲馬跡串聯起來。
畢竟，完成一份任務從來都不是目的（不要為了做而做），完成任務向來是一種手段（透過完成這個任務讓團隊或讓客戶怎樣怎樣）。
技巧 7 ：讓每個團隊成員在感受到自己對團隊的貢獻跟自己的成長間抓出一個平衡，放大對成員與專案的影響力。
BCG 出過一本書叫頂尖人才培育術，書中對於師傅該如何帶領徒弟、徒弟要怎麼精進自己有一套見解，讓我一邊看一邊回想我當 PM 時是怎麼帶團隊成員？我的專案導師是怎麼指導我的？如果可以重來，我能夠多做什麼讓導師對於我的訓練能發揮更大的效果？
書中提出一個觀點：讓徒弟感受到的安全感與不安全感呈現六四比是最恰當的。徒弟有安全感的概念大致如下：自己對於專案的努力是能產生具體影響力的、自己在這段訓練過程中是有所成長的，且師傅不會拋棄自己的狀況不管。至於不安全感的概念則大致如下：我必須要更努力地提升自己，這樣才能發揮對於專案跟客戶的影響力；師傅不會永遠告訴我所有我的錯誤以及該如何改正，必須要保持專注及謹慎。
做個小結： PM 需要讓成員感受到自己的實質貢獻及自身的不足。如果能讓貢獻感略多於感受到自身的不足那會更好。
如果是一個善於做簡報的人， PM 除了讓他做簡報（感受到自己的貢獻），還要能讓他學到如何把簡報做的更好（可能是邏輯線、包裝的技巧等等）。
如果是一個善於分析或提問的人， PM 除了讓他分享想法外，還要能讓他發現自己的盲點、沒想過的觀點等等。
讓成員感受到自己的實質貢獻、發掘自身的不足進而有所成長，兩者缺一不可。
技巧 8：把每個版本的簡報差別在哪裡記錄下來，思考如果下次遇到類似做況，我們能做什麼避免重複的錯誤
在做專案的過程中，簡報一再被要求修改是很常見的事情（對於新手如我更是刻苦銘心），修改的原因大致有以下幾種：
1. 簡報架構及邏輯線不夠順暢
2. 沒有適當的把團隊所做的努力呈現出來
3. 沒有寫出客戶想知道跟想傳達給客戶的事情
4. 排版跟美感問題
久而久之，資料夾裡可能會有很多檔案：提案簡報 v1.pptx、提案簡報 v2.pptx、提案簡報最終版.pptx、提案簡報 0309 客戶版.pptx 等等。一段時間過後，除了覺得怎麼有這麼多檔案外，沒辦法快速瞭解每個版本差別在哪更是頭痛。
或許你會說，只要最終呈現給客戶的是很棒的就好了，過去被遺棄的檔案真的有這麼重要嗎？
我想和你說，瞭解為什麼這次會做不好、瞭解為什麼會失敗，這些素材都能讓你在未來減少犯錯、更快的交出滿足各方的成品。
在下次，試著在每個檔案的備註裡記下被要求改的東西有哪些？為什麼會被要求改？如果時間倒退的話能怎麼避免類似的錯誤？
如果，今天多花的五分鐘能讓未來少花一小時，你還不願意做做看嗎？
最後，謝謝看到這邊的你，想回憶上一篇的話：
