Work From Home ทำงานที่บ้านอย่างไร ในช่วง COVID-19 ระบาด
หลายบริษัททั่วโลกได้ประกาศนโยบายให้พนักงานทำงานที่บ้าน หรือที่เรียกกันว่า Work From Home (WFH) เพื่อป้องกันการติดต่อกันของเชื้อ COVID-19 ยิ่งช่วงนี้มีการพบเคสใหม่อยู่เรื่อย ๆ ทำให้ตึกที่ทำงานมีโอกาสโดนปิดแบบฉุกเฉินสูงมาก
ที่ 2 3 เองก็เช่นกัน เรามีการคุยกันเรื่องให้พนักงานทำงานที่บ้านระยะหนึ่งแล้ว และได้เริ่มให้พนักงานทดลองทำงานกันที่บ้านในอาทิตย์นี้ ผมจึงอยากมาแชร์สิ่งที่พวกเราเตรียมตัว และทิปสำหรับผู้ที่ต้องทำงานอยู่ที่บ้าน เพื่อให้ได้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพกัน
1. ยกระดับการสื่อสาร
ข้อสำคัญที่เรานึกถึงเป็นเรื่องแรกคือการสื่อสาร ทำอย่างไรให้การสื่อสารนั้นชัดเจนระหว่างผู้นำกับทีมทำงาน และทำให้พนักงานรู้ว่าบริษัทคาดหวังอะไรในการทำงานที่บ้านจากพนักงาน
คุยทุกวันก่อนทำงาน
ไม่เหมือนกับสถานการณ์ปกติเรามักจะนั่งทำงานใกล้กัน หัวหน้าทีมแค่มองกวาดสายตาก็เห็นได้ว่าแต่ละคนทำอะไรอยู่ หรือคุณสามารถเดินไปสะกิดใครก็ได้เพื่อพูดคุย แต่การทำงานที่บ้านนั้นใช้วิธีเดียวกันไม่ได้ ปัญหาที่จะเกิดขึ้นได้คือ เมื่ออยู่ห่างกันอาจทำให้ขาดแรงกระตุ้นที่จะเริ่มหรือลงมือทำงาน รวมถึงความโดดเดี่ยวอาจทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงไปด้วย
นโยบายหลักที่เราใช้กันคือ ให้มีการคุยกันในทีมทุก ๆ วันก่อนเริ่มทำงาน โดยทุกคนจะต้องเตรียมพร้อมประชุมกลุ่มออนไลน์ตอนเช้าเพื่ออัพเดทสิ่งที่ทำไปแล้ว และสรุปสิ่งที่กำลังจะเริ่มทำ
เครื่องมือที่ใช้คุยต้องไม่ใช่แค่การ chat โต้ตอบ หรือแค่ฟังเสียง แต่ต้องเป็นเครื่องมือที่ทำให้เราพบเห็นหน้ากันได้ด้วย เพื่อให้การสื่อสารนั้นตอบโต้คล้ายการพบเจอกันให้มากที่สุด ตอนนี้เราเลือก Google Meet (Hangout เวอร์ชั่น G Suite) หรือ Line Call ทั้งสองวิธีง่ายพอ ๆ กัน เพราะปกติชาว 2 3 คุยกันผ่านไลน์ และใช้ G Suite กันอยู่แล้ว รวมทั้งสามารถแชร์หน้าจอได้ง่ายด้วย
พยายามคุย อัพเดทสิ่งที่ทำ โดยเจอหน้ากันให้ได้ทุกวัน และให้หัวหน้ารู้ว่าเรามีการเคลื่อนไหวอยู่ตลอด นอกจากจะทำให้ไม่รู้สึกโดดเดี่ยวแล้ว ยังทำให้มีแรงกระตุ้นในการทำงานด้วย
เพิ่มการสื่อสารระดับองค์กร
ในช่วงวิกฤตสิ่งที่พนักงานรอฟังคือ บริษัทมีนโยบายอย่างไร พวกเขาจะต้องปฏิบัติตัวอย่างไรบ้างจึงจะปลอดภัย ซึ่งสะท้อนความใส่ใจของบริษัทต่อพนักงานที่ดูแล รวมถึงการให้พนักงานสื่อสารข่าวระดับองค์กรต่อ ๆ กันเอง อาจทำให้เกิดความเข้าใจไม่ตรงกันได้ง่าย
เรามีการประกาศระดับองค์กรกันบ่อยขึ้น ตั้งแต่วิธีการทำงานที่บ้าน จนถึงวิธีการปฏิบัติตัวของพนักงาน โดยใช้ทุกช่องทางที่ทุกคนต้องอ่านแน่ ๆ ไม่ว่าจะ อีเมล์ กลุ่มไลน์ กลุ่มในเฟสบุ๊ค
ไม่เพียงแต่การสื่อสารลงไปเท่านั้น การรับสารก็เช่นกัน เราตั้งหัวหน้าทีมให้เป็นศูนย์กลางในการรับปัญหาต่าง ๆ จากลูกทีม รวมถึงให้ทีมอื่นสามารถแจ้ง feedback ทั้งการทำงาน และการประสานงานกับลูกทีมอื่น ๆ ได้ด้วย
ต้องย้ำว่า ทุกคนสามารถติดต่อทุกคนได้ตลอดเวลา เนื่องจากเมื่ออยู่ห่างกัน สิ่งหนึ่งที่อาจเกิดขึ้นคือความเกรงใจไม่กล้าติดต่อรอเมื่อเจอกัน อาจทำให้การทำงานไม่มีประสิทธิภาพ หรือแก้ไขปัญหาได้ไม่ทัน ผู้นำอาจต้องคอยตั้งรับ feedback จากทีมงาน มากกว่าช่วงเวลาปกติด้วย
เตรียมอุปกรณ์ทำงานที่บ้าน
นอกจากการสื่อสารแล้ว ยังมีสิ่งที่จำเป็นสำหรับการทำงานของแต่ละทีม บางทีมอาจมีเพียงโน๊ตบุ๊คก็สามารถทำงานได้แล้ว แต่บางทีมอาจต้องมีอุปกรณ์เสริม หรือต้องใช้บริการอื่น ๆ เพื่อให้ทำงานได้
ง่าย ๆ เลยคืออะไรที่คุณต้องใช้ทำงาน ให้นำกลับบ้านไปด้วย เราขอให้พนักงานทุกคนต้องนำคอมพิวเตอร์กลับบ้าน รวมถึงอุปกรณ์เพิ่มความสะดวกต่าง ๆ เช่น จอมอนิเตอร์ อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานที่จำเป็นต่าง ๆ เพียงแค่แจ้งกับผู้ดูแลอุปกรณ์ไว้ก่อน
อีกสิ่งที่ต้องเตรียมคือ ต้องมีพื้นที่แบ่งปันไฟล์ในการทำงานระหว่างกัน เนื่องจากเราไม่สามารถส่งไฟล์ทำงานด้วยการเจอกันได้ง่าย ๆ เราใช้ Team Drive ของ G Suite ซึ่งสามารถแบ่ง Drive ให้แต่ละทีมจัดเก็บไฟล์ไม่ได้ไม่จำกัด และยังสามารถแชร์ไฟล์ได้สะดวกด้วย
สำหรับงานอื่น ให้พิจารณาเป็นเคส ๆ อาทิ งานเอกสาร รับส่งวางบิล อาจต้องนัดย้ายที่รับเอกสารไปยังสถานที่อื่น เป็นต้น
ทำให้เป็นวันทำงาน
สำหรับคนทำงานทั่วไป บรรยากาศในบ้านอาจทำให้เกิดอาการผัดวันประกันพรุ่งได้ง่าย เราแนะนำให้สร้างบรรยากาศและเวลาทำงานในบ้านให้เหมือนวันทำงานจริง ๆ
จัดพื้นที่สำหรับทำงาน
ถ้าในบ้านไม่มีห้องสำหรับทำงานเฉพาะ หรืออยู่ในคอนโดมีแค่ห้องเดี่ยว ๆ อาจใช้วิธีจัดพื้นที่บางส่วนให้เป็นพื้นที่ทำงานชั่วคราว เช่น แทนที่จะนอนทำงานอยู่บนเตียง หาเก้าอี้นั่งตรงและโต๊ะที่เหมาะสำหรับนั่งทำงาน ยกไปไว้ในมุมที่ห่างจากสิ่งรบกวน ห่างจากทีวีหรือสิ่งบันเทิงที่ทำให้วอกแวกได้ง่าย
หากอยู่ที่บ้านกับครอบครัว อาจต้องสื่อสารให้รู้ว่า คุณกำลังอยู่ในช่วงทำงาน ถึงแม้จะอยู่ที่บ้านก็ตาม สร้างขอบเขตที่ห้ามรบกวน อาทิ ปิดประตูคือกำลังทำงานอยู่ หรือบอกช่วงเวลาที่กำลังทำงานให้ชัดเจน
มีเวลาพักเบรค
การทำงานที่บ้านอาจทำให้คุณเผลอใช้เวลาไปกับงานทั้งวันได้เหมือนกัน หรือทำให้ต้องคิดเรื่องงานตลอดเวลา พยายามมีช่วงเวลาพักเบรกเหมือนกับตอนทำงานจริง ๆ จัดช่วงพักทานขนม ช่วงพักเที่ยง วางงานไว้และใช้เวลากับช่วงพักให้เต็มที่ เพื่อฟื้นพลังให้โฟกัสได้
บางครั้งคุณอาจคิดว่า รีดผ้าซักหน่อยระหว่างพักดีกว่า ซึ่งจริง ๆ คุณควรจะแยกเวลาทำงานออฟฟิศ ออกจากเวลาทำงานบ้าน การทำงานบ้านระหว่างพักนอกจากจะทำให้ไม่ได้พักผ่อนเต็มที่แล้ว ยังอาจทำให้เหนื่อย และเวลาทำงานยืดยาวออกไปอีกด้วย
บันทึกเวลาทำงานจริง
สิ่งที่เราเน้นย้ำสำหรับบริษัทที่มีการลงเวลาทำงานคือ ขอให้ลงเวลาตามการทำงานจริง การอยู่บ้านอาจทำให้การบันทึกเวลาต่าง ๆ ปน ๆ กันกับเวลาส่วนตัวได้ เราใช้วิธีลงบันทึกเวลาทำงานแต่ละโปรเจค ผสมกับการติดตามงานของแต่ละทีมเป็นการกระตุ้นให้แต่ละคนจัดการเวลาให้ดีขึ้นด้วย
เตรียมรับโรคระบาด COVID-19
หัวข้อสุดท้ายที่ไม่พูดถึงไม่ได้คือ ในสถานการณ์เฉพาะเช่นการระบาดของ COVID-19 นี้ เป็นช่วงเวลาที่ค่อนข้างตึงเครียด ข่าวสารเชิงลบต่าง ๆ ที่ประดังเข้ามา หรือความเป็นห่วงคนในครอบครัว อาจจะทำเกิดอาการหดหู่หรือซึมเศร้าได้ การที่ทีมทุกคนทุ่มเวลาให้กับการสื่อสารมากขึ้นจะช่วยให้สภาพจิตใจของกันและกันดีขึ้นอย่างมาก
ลิมิตการเข้าออกออฟฟิศ
มาตรการแรกที่ควรมีหลังจากประกาศให้พนักงานทำงานที่บ้าน คือลิมิตการเข้าออกออฟฟิศให้น้อยที่สุด ป้องกันความเสี่ยงที่พนักงานจะเดินทาง และได้รับเชื้อจากภายนอก
เราใช้วิธีการให้พนักงานที่ต้องเข้ามาที่ออฟฟิศจริง ๆ ลงบันทึกว่าเข้าออฟฟิศวันไหนบ้าง โดยทำระบบบันทึกให้ง่ายที่สุด และให้พนักงานแจ้งหัวหน้างานไว้ด้วย เผื่อกรณีมีข่าวว่ามีผู้ติดเชื้อในออฟฟิศหรือบริเวณใกล้เคียง สามารถช่วยทำการเฝ้าระวังได้
นอกจากลิมิตพื้นที่แล้ว อาจต้องมีการเคลียร์พื้นที่ให้พร้อมสำหรับฆ่าเชื้อ กรณีที่เกิดมีผู้ติดเชื้อในออฟฟิศและต้องทำการพ่นฆ่าเชื้อพร้อมทำความสะอาด แต่ละคนต้องเก็บของสำคัญให้มิดชิด โดยเฉพาะเอกสารสำคัญที่อาจเปียกได้
ให้กำลังใจสู้ไปด้วยกัน
สถานการณ์ที่ไม่มีความแน่นอนว่าจะต้องปฏิบัติตัวเช่นนี้ไปอีกนานแค่ไหน อาจทำให้เกิดความเครียดได้ Barbara Larson ศาสตราจารย์ด้านการจัดการแห่ง Northeastern University ในบอสตัน ผู้เชี่ยวชาญด้าน remote working ชี้ว่า การทำงานนอกสถานที่ระยะสั้น 2–4 อาทิตย์ อาจพอรับได้ในแง่ของสภาพจิตใจและการเงิน แต่หากต้องยาวถึง 2–3 เดือน อาจมีผลร้ายแรงต่อสุขภาพและค่าใช้จ่ายได้
ทางแก้สำหรับการทำงานที่บ้านที่ดีที่สุดคือ ให้มีการเจอหน้าผ่านช่องทางออนไลน์ให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ — Barbara Larson ได้แนะนำไว้
เขาได้แนะนำให้ใช้วีดีโอคอลให้มากที่สุด ให้หัวหน้าทำการเช็คอินพนักงานเป็นประจำ โดยเฉพาะกับพนักงานที่เริ่มรู้สึกโดดเดี่ยว หรือมีการประชุมที่ไม่ต้องมีหัวข้อบ้างผสมกันด้วย หากสถานการณ์ยังยืดเยื้อไปมากกว่าสองอาทิตย์ ซึ่งเป็นไปได้อย่างแน่นอน พยายามเสริมและให้กำลังใจกันและกัน หรือจัดกิจกรรมออนไลน์สนุก ๆ ร่วมกันบ้าง
☁️ ที่ 2 3 Perspective เราให้คำปรึกษาด้านกลยุทธ์ดิจิตอลและการเปลี่ยนแปลงองค์กรให้เข้ากับยุคดิจิตอล ติดตามเรื่องราวของเราได้ใน Facebook และ Medium
