5 apps pour bien organiser votre travail et votre vie — #entrepreneur
J’aimerais aujourd’hui partager avec vous 5 outils que j’utilise ou que j’ai utilisé régulièrement en tant qu’entrepreneur, pour organiser mon travail et mes tâches. Bien sûr, libre à vous de prendre ce qui vous convient le mieux, et si vous préférez le papier, cet article n’est PAS fait pour vous.
Si vous pensez que vous n’avez pas le temps de tout lire : la short version ici
On a tous des projets, grands ou petits, et on veut tous les mener à terme. Mais l’organisation peut souvent prendre le dessus sur notre objectif réel → aller au bout de notre projet !
Que ce soit pour noter vos objectifs, organiser vos missions, gérer des projets collectifs, gérer une communication de groupe, etc… Voici 5 outils qui vous seront indispensables !
Je n’ai jamais, depuis ma tendre enfance, été doué pour prendre mes notes sur papier (que ce soit l’agenda à l’école, puis plus tard le bloc-note à la fac — bref ce n’était pas fait pour moi). En plus, je trouve que c’est un peu du gâchi de papier, car on ne lira ça qu’une fois pour le jeter ensuite; puis le temps perdu à sortir le carnet et à écrire (mais ce n’est que mon point de vue!).
Certaines personnes ont réellement besoin de “noter” leurs idées et de les sentir, et je comprends totalement. Pour l’écriture notamment, c’est presque indispensable. Mais ici, on se concentre sur l’organisation de nos tâches !
Avant de commencer : la base
Il y a beaucoup d’outils de la suite google, car ils sont juste très efficaces et gratuits, mais je mettrai toujours une alternative si possible.
Il faut que vous ayez évidemment une adresse gmail pour pouvoir les utiliser, et que vous compreniez “où trouver les apps”. Généralement il suffit de cliquer sur le petit quadrillage en haut à droite de votre barre google. Vous pouvez aussi y accéder directement en tapant dans votre barre de recherche google.
À savoir aussi, une application “mobile” peut aussi être une application “web”, c’est-à-dire utilisable sur votre pc ou mac. Donc c’est la même chose, simplement vous l’utilisez avec un appareil différent.
1. Google Keep : la prise de note virtuelle en 2 secondes
La première app de ma liste et la plus simple ! Vous n’avez pas le temps de vous prendre la tête ? Vous n’êtes pas un geek ni un fan d’applications ? Votre équipe est “nulle en informatique”*. Cette app est faite pour vous.
*personne n’est “nul en informatique”. Mais beaucoup de gens n’ont juste pas la motivation d’apprendre (plus communément “la flemme”). Comme disait Confusius “ Vous ne trouverez jamais ce que vous ne cherchez pas.” (oui j’ai osé ! )
Avantages :
- Vous créez des “notes” virtuelles, un peu comme des post-it sur votre mur ou votre frigo. Vous pouvez changez les couleurs des post-it pour vous repérer
- créer des “tags” pour différencier vos missions / objectifs
- Possible de lier des documents, mettre des images, mettre des liens manuels dans vos post-it
- SURTOUT → possible de créer des liste de tâches ! Que vous fassiez une liste de course, que vous organisiez un projet ou autre, c’est simplement la base (encore faut-il savoir bien faire une liste de tâche).
- Invitez vos amis et collègues sur vos post-it, et ils peuvent mettre à jour les tâches avec vous ! Super pour le travail collectif.
- existe en application mobile ET en site web. Donc tout est connecté en temps réel, et se met à jour automatiquement.
- Fonction “Rappel” pour vous rappeler des rdv ou des missions à une date précise.
Inconvénients
- Rien à dire ! Si vous n’utilisez que ça, et que ça vous suffit c’est merveilleux. Mais vous verrez vite les limites pour les projets complexes à plusieurs branches et missions qui s’entrecroisent.
- Le système de rappel est très limité, et switcher entre google agenda et google keep peut devenir vite ennuyeux.
Mon avis : Très utile pour les “novices” en informatique ou les “anti-tech”, et amoureux du papier. C’est presque pareil.
2. Google Agenda : organisez vos réunions et événements
La meilleure app jusqu’à aujourd’hui pour organiser vos réunions, vos rappels d’événements, ou autre.
Pas forcément au niveau des fonctionnalités et de l’organisation du menu, mais surtout car elle est connectée à tout le reste.
Avantages :
- connexion automatique avec Gmail, et toutes les apps google et votre smartphone. Ça s’avère très pratique pour vos smartphones qui vont ajouter automatiquement votre événement ou votre réunion sur votre “agenda” (si vous avez bien lié le mail)
- possibilité d’inviter plusieurs personnes sur une date, rappel mail, rappel d’événement, couleur pour les événements, etc… (je vous laisse lire toutes les fonctions il y en a beaucoup!)
- Compatibilités avec d’autres applications (asana, etc..)
Inconvénients :
- impossible de le coupler avec les réseaux sociaux.
- La synchronisation est parfois compliquée (notamment selon les systèmes de vos portables : entre IOS et Android, c’est la folie !). Surtout lorsqu’on utilise à la fois l’app “agenda” mobile, et l’app “google agenda” sur mobile, ET l’app web “google agenda”. Google travaille dur pour résoudre ces problèmes. Il faut bien configurer vos adresses mails liées à chaque agenda.
- le menu et les fonctionnalités sont parfois compliqués à trouver et à gérer.
Mon avis : Google agenda est tellement efficace que de nombreuses entreprises, dont des boîtes d’événementiel, l’utilisent. Parfois on pense que notre cas est particulier, et on veut développer nos propres “outils”, mais c’est très bien pour commencer.
Je place aussi DOODLE, qui vous permettra de “confirmer” vos réunions ou rdv beaucoup plus facilement. A utiliser avec google agenda.
3. Google Drive : organiser vos documents et plus encore
Le King des kings des apps d’organisation, c’est quand même Google drive.
Je l’utilise au jour le jour pour tout ! De l’organisation de vos dossiers, de vos documents, à la création de “sondage”, ou de présentations, tout y est… sauf… la planification de tâche et un agenda intuitif (google agenda, mais pas intégré à Gdrive)
Avantages :
- Conservez TOUS vos documents dans un seule et même endroit. Permet un accès rapide et sécurisé, et protège contre la perte de données (problème d’ordinateur, vol…)
- Organisez vos dossiers, et répartissez les accès à votre équipe, ou tout simplement organisez vos projets solo.
- Apps intégrées : créer des excel (google sheet), powerpoint (google slide), ou sondages (google form). Mais ce n’est pas tout → il y a des centaines d’app que vous pouvez intégré ! Comme par ex “Floorplanner” pour faire des plans en 3D, “ZIP extracteur” pour extraire vos photos directement sur le drive
Inconvénients :
- Impossible de d’organiser vos tâches. Gdrive n’est pas un organisateur de tâche ! Vous pouvez toujours créer un “google sheet” et organiser vous-même vos missions (mais pour cela Trello ou Asana sont bien meilleurs), ou créer des plannings*.
- Le menu et le système d’affichage de docs est parfois compliqué pour les gens. SURTOUT le système des apps intégrées. La plupart n’y comprennent rien ;) (en même temps elles ne sont utiles que dans de rares cas). L’interface commence vraiment à vieillir, et à s’engrosser (trop d’app, trop de dossiers).
- Une bonne formation de vos équipes est nécessaire pour tout maîtriser, pas à pas.
- Le google form sont bien, mais le système d’affichage est limité (pour cela typeform est bien mieux). Mais l’avantage est que vous gardez tous dans le même dossier (le sondage, et les réponses)
*pour l’organisation des plannings je n’ai trouvé aucune app complète qui vaut le coup, et gratuite à ce jour (sauf google agenda). Si vous avez des suggestions n’hésitez pas !
Alternative : Jumpshare
Très utile car bien plus “visuel” que google drive. Les liens sont faciles à transférer (aucune autorisation). Vous ne pouvez néanmoins pas “modifier” vos documents. Donc c’est simplement pour stocker / consulter vos images et pdf en ligne.
4. Trello : organiser votre travail en groupe
Trello est un organisateur en ligne (et une app mobile), basé sur sur la méthode des notes virtuelles + des principes Kanban. Il s’agit ici de pouvoir organiser des “canaux” de tâches (ou colonne), comprenant des sous-tâches modulables.
Pour faire bref, vous créez des colonnes, dans lesquelles vous mettez des cards (cartes), ie. des post-it virtuels. A l’intérieur de ces post-it vous avez la possibilité de faire beaucoup de choses : ajouter un membre, ajouter des documents, mettre des rappels de dates, etc…
Avantages :
- un outil complet imaginé pour la gestion de projet.
- Possibilité de créer son “équipe”.
- Plusieurs “Panneaux” ou “Tableaux” pour plusieurs projets.
- Superbe ergonomie : personnalisation du dashboard, et autres options
- Partage des documents et des missions, liens, images, “tags”, checklist de tâches, etc… (je vous laisse voir l’ensemble des options!)
- commentaires ET discussions dans les cartes pour ne pas perdre le suivi des missions ou projets précis
- Apps intégrées ultra-efficaces : calendrier interne, google drive, etc… Vous pouvez aussi payer pour avoir plus d’apps, mais la version gratuite suffit
Inconvénients :
- Pour les beginners et les anti-tech ça va être compliqué au début.
- système de notification agressif (vous recevez par défaut une notification à chaque fois que quelqu’un vous tag dans une discussion ou créé une missions pour vous → ça peut faire beaucoup. Vous pouvez les enlever.
Mon avis : Trello est génial, simple d’utilisation et efficace. Je vous conseille d’adopter la méthode “agile” en utilisant le mode de colonne “To do” / “doing” / “done” (à faire / en cours / fait) afin de classer vos cartes. Le système drag & drop vous permettra de les classer dans les différentes colonnes. Après ajoutez vos colonnes à souhait (“notes”, “urgent”, “divers” sont autant de choses que vous pouvez ajouter dans le classement de vos missions, informations ou autre).
Allez voir les tutoriels sur youtube. (bon vraiment les tuto en anglais sont mieux)
4bis Asana : L’organisateur super complet
Asana, est l’ultime organisateur de tâches et de projets, dans la catégorie “facile à maîtriser” et gratuit. Il est plus utilisé par les anglophones.
Tout comme Trello, il permet de créer une interface en “colonne”. Mais il va plus loin car il laisse l’option au créateur du projet de choisir son mode d’affichage (colonne, ou liste).
Avec Asana, on créé des “équipes” qui ont des “projets” (un ou plusieurs). D’ailleurs, ces projets peuvent être des “pôles”. Ex: vous pouvez créer un “projet” sous le nom de “communication” et vous mettrez toutes les tâches de ce pôle.
Avantages :
Je ne mets que les options supplémentaires par rapport à trello pour ne pas allonger la liste
- un outil super complet imaginé pour la gestion de projet.
- Partage des documents et des missions, récurrence de tâches etc… (comme trello en mieux allez voir!)
- Arborescence de tâche géniale : gestion de tâches, sous-tâches, sous-sous-tâches (grâce à l’option “commentaire” → icone de bulle de discussion)
- Dash board personnel ET dashboard du projet (très très pratique pour suivre uniquement ses tâches)
- Panneau d’accueil très bien fait (liste personnelle / Calendrier / Fichiers), avec accès rapide aux fichiers intégrés dans les tâches.
- Copie des projets, tableaux, tâches etc… très utile
- Système de commentaires ET discussions dans les tâches très développé + discussion d’équipe (aussi un inconvénient)
- Apps intégrées ultra-efficaces version gratuite : calendrier interne, google drive, etc… en (Asana et Slack fonctionnent très bien ensemble)
- Option (payante) de “cross-mission” (missions croisées ou partagées), avec modulation de leur terme selon telle ou telle condition (ex: mission 1 achevé si A. a rempli la tâche dans mission 3),
Inconvénients :
- Là pareil, pour les débutants et les anti-tech ça va être très compliqué au début.
- Limite de compte par équipe. Vous allez vite avoir besoin des options payantes si vous avez une grande équipe.
- Discussion de groupe un peu inutile si vous utilisez Slack.
- système de notifications ULTRA agressif ( plus que trello ). Mail pour chaque création /assignation de tâches / rappel de tâche / “toutes l’activité du tableau / Rappel hebdomadaire (par défaut)
Idem voir les tutoriels sur youtube pour plus d’infos !
5. Whatsapp / Messenger / Slack : communiquez avec votre Team
Parfois, pour envoyer des informations rapidement à votre ou vos équipes, recevoir des feedback, suivre un projet, vous n’avez pas besoin de créer des missions avec des notifications, etc… Un message et c’est dans la boîte !
Vous devez avoir des canaux de communication bien précis. Car les membres de votre équipe, ou vos clients, vont vite se retrouver submergés (en plus du reste des app précédentes).
Je n’utilise que très rarement les mails car je trouve que c’est une perte de temps (les chaînes de mail infini qu’il faut scroller pour retrouver les pièces jointes) et un grand bazard. Mais c’est utile dans des cas précis (informations indispensables, documents à conserver, etc…).
Vous devez surtout prendre en compte la capacité d’adaptation de vos équipes à un outil, et n’utiliser qu’un outil à la fois. N’hésitez pas à changer si cela ne convient pas.
Chaque App à ses avantages et ses inconvénients.
Messenger :
Avantages :
- Très utilisé car beaucoup de gens utilisent Facebook tous les jours. vous pouvez chatter rapidement avec votre équipe et mettre des liens, coller des images
- Vous pouvez faire des appels de groupe.
- Intégration de “chatbot” programmable
Inconvénients :
- Le “scroll” n’est pas pratique, et les informations se perdent vite (pas pratique remonter les conversations).
- Facebook ajoute de plus en plus de fonctionnalités, qui ralentissent votre workflow (normal il n’est pas fait pour ça au départ). Mélanger travail et vie personnelle/divertissement n’est pas forcément une bonne chose. Si vous utilisez messenger, c’est un risque pour votre flux de travail, car vos équipes recevront aussi leurs messages personnels et seront tentés d’y répondre et ainsi de se disperser. La plupart des gens n’ont pas l’habitude de travailler avec cette app.
Mon avis : Possible de le coupler avec un groupe facebook (si vous n’utilisez pas Trello, ou Asana! → trop d’outils peut être vraiment ennuyeux pour votre équipe). Facebook envoie énormément de notifications constamment, ainsi vos notifications de messages dans les discussions sont “noyées” dans le reste. Idem si vous créer un “groupe facebook”. Donc soit le “tout facebook” ou rien.
Alternative : pour ceux qui ne savent pas, Facebook a lancé un “Workplace” qui dispose de nombreuses fonctionnalités pour les entreprises.
Whatsapp :
Avantages :
- Pour ceux qui ne veulent pas mélanger travail & vie privée whatsapp est une bonne alternative (ceux qui utilisent facebook messenger pour leur vie privée notamment).
- Aucune tentation extérieure (car pas de flux d’actualité), un système de notification “discret”. Vous pouvez “vraiment”choisir de regarder la discussion de votre choix.
- créer des groupes avec beaucoup de personnes n’est pas un soucis ! très utile pour les assoc (et bien mieux que les groupes facebook)
- Possible de poster des liens et des images.
- vous pouvez utiliser whatsapp sur votre ordinateur en synchronisant votre portable et l’application desktop de whatsapp (QR code) https://www.whatsapp.com/download/?lang=fr (productivity hack +300%)
- Je n’ai jamais testé les appels de groupes, mais je pense que c’est possible.
Inconvénients :
- Intégration de “chatbot” programmable plus compliqué
Mon avis : très efficace pour les infos rapides (réunions, questions, etc…). Les gens ont l’habitude de regarder automatiquement et le considérer comme un “texto”. Donc votre information sera beaucoup plus rapidement lue. Pour les personnes qui n’ont pas messenger ou facebook, c’est une véritable alternative.
Alternative : Telegram. Utilitaire de communication récent, très utilisé dans la communauté “tech”, il est beaucoup plus flexible que whatsapp, ou messenger (un peu une alliance des deux).
L’intégration de bot est rendue facile. Vous pouvez créer des “discussions groupées” ou des “channels” auxquelles votre audience ou vos clients peuvent s’abonner. C’est exactement comme une chaîne sur lequel vous postez du contenu, sans que l’utilisateur puisse intéragir → très pratique pour de la vente, ou pour poster des liens de vidéos. Tutoriel ici (anglais)
Il est encore peu répandue, mais les entreprises l’adoptent de plus en plus.
Slack : killer app pour le travail en équipe
Attention : slack est un outil utilisé surtout par les entreprises. Pour les associations, il faudra vraiment former vos équipes et les habituer à l’utiliser.
Slack est un de mes outils préféré! Mais je n’ai jamais réussi à l’utiliser avec mon association — impossible de le faire adopter par les bénévoles.
C’est un monde à part, avec de superbes fonctionnalités.
Avantages :
- Channels publics et privés sous forme de # (ex : #communication) pour organiser vaux canaux de discussion par équipe.
- Partage de document : Slack est compatible avec google drive, dropbox, asana (et plein d’autres applications) ce qui facilite énormément le partage de documents et d’informations. Vous pouvez donc intégrer un lien vers un document directement dans le channel
- Notifications directement dans slack, avec rappel par mail activable; ainsi que notifications push (ie. sur votre bureau)
Inconvénients :
- Slack c’est slack. Soit vous utilisez ça, soit rien d’autre ! (pas de messenger, ni de whatsapp, ni autre !). Il a été conçu pour supprimer les mails. Le seul inconvénient est donc qu’il peut être difficile à appréhender pour vos équipe, et peut ne pas convenir à votre activité.
- Smartphone indispensable !
Pour résumer sur la communication d’équipe :
Choisissez bien l’application qui convient le mieux à vos équipes et votre flux de travail, et ne multipliez pas vos canaux de discussion. Apprenez à utiliser l’outil, et changer si cela ne vous va pas.
Faites très attention au système de notification (rappel par mails etc…) qui peut devenir très ennuyeux pour vos équipes (car ils reçoivent d’autres sollicitations par mail, ou autre).
Personnellement j’ai désactivé TOUTES mes notifications sur chaque app, même mes textos, car c’est un réel facteur de stress, et empêche de se concentrer.
Bonus : Jira — the next step, méthode Agile
Si vous êtes adepte de la méthode AGILE, que vous êtes un peu geek, ou juste curieux, et surtout que vous aimez l’organisation, JIRA est l’outil parfait pour vous ! Il s’inspire du principe des méthodes agiles, qui sont des groupes de pratiques de pilotage et de réalisation.
JIRA software est un utilitaire (version desktop et en ligne) présenté comme “l’outil de développement logiciel n° 1 pour les équipes agiles” développé par la société Atlassian (croyez-moi vous allez vous y perdre au départ entre le site de la société, et votre propre panneau de configuration)
Historiquement, les méthodes agiles ont été faites pour des projets de développement informatique (logiciels, plateforme etc…). Puisqu’il s’agit de méthodes basées sur la logique et la flexibilité, elles peuvent largement s’appliquer à tout projet en dehors du monde informatique.
Si vous vous soumettez à leur process et à leur mode de fonctionnement, vous réussirez à vous les approprier et à réussir très efficacement vos projets en atteignant vos objectifs. Bien sûr, comme toute nouvelle chose, cela requiert un minimum d’apprentissage. Pour cela, Jira a créé de nombreux tutoriels (il y en a des courts, des plus longs, en français et en anglais).
Pour 10$ seulement par mois (1 compte, et collaborateurs limités) vous avait accès à des fonctionnalités avancées. Il est très orienté “développement” mais la méthode agile peut vraiment s’adapter à tous vos projets. Attention JIRA ne convient pas à tout le monde !
6. Conclusion
J’ai essayé de vous présenter des outils très utiles et efficaces pour gérer vos missions ou vos tâches de tous les jours. Ils sont bien sûr utilisables même si vous n’êtes pas entrepreneur.
Il existe des dizaines d’alternatives, et d’autres options avec d’autres fonctionnalités (c’est le monde merveilleux des app !), mais je pense vraiment que celles-ci sont finalement les plus flexibles et peuvent s’adapter à tous les sujets. Il convient plus aux personnes qui “lancent” leur activité, ou qui veulent organiser leur vie.
Mon argument est juste de dire que vous n’avez pas besoin dès le départ d’investir dans des logiciels CRM coûteux, ou des applications de gestion d’équipe ou de travail qui ne conviennent pas à votre activité.
Que vous soyez chef cuisinier, designer freelance, directeur de restaurant, fondateur d’association,… vous pouvez commencez avec ça !
Faites moi vos retours sur l’article : alternatives, article trop long, etc… J’espère vous avoir aidé, et je vous invite à me suivre sur medium, steemit (bientôt youtube !)
Bonne chance dans vos projets et gardez l’énergie pour développer votre rêve !
