Modelo de procesos para una Unidad de Global Markets de una Institución Financiera. Parte I.

8 min readApr 16, 2019

A continuación se presenta un ejemplo de modelo de procesos para el negocio de Global Markets.

Distinguiremos dos grandes macroprocesos, el de “Contratación de productos (CPM)” y el de “Mantenimiento de productos (MPM)”. En éste documento, abordaremos el primero.

El primero (CPM) de responsabilidad del Front Office (FO) y el segundo (MPM) de responsabilidad del Back Office (BO).

Mencionar además que en un segundo y tercer nivel de responsabilidad, pueden ser distintas las áreas responsables, ya sea en el FO, en el BO, o en otra unidad o subunidad.

Macropoceso de Contratación de Productos

Este macroproceso agrupa los procesos y subprocesos necesarios para realizar la contratación de productos de la parrilla de productos del negocio de Global Markets. Considera cinco procesos : (1)Contratación, (2) Modificaciones y anulaciones, (3) Verificación de operaciones, (4) Confirmaciones y contratos y (5) Liquidación.

1.- Proceso de Contratación.

El proceso de contratación siempre será responsabilidad del equipo de FO.

1.1.- Subproceso. Pricing

Este subproceso recoge el análisis de precios y expectativas, que genera la toma de decisión para realizar una operación con un producto gestionado por cada mesa de dinero o para un producto solicitado por clientes.
Se realiza en base a (1) información externa (por ejemplo Bloomberg, Reuters, etc.) y (2) información interna (informes de la sala, informes de gestión, análisis de comités, etc.).
En ocasiones los operadores realizan simulaciones de la operación con herramientas excel y/o con aplicativos.

1.2.- Subproceso. Contratación

Se recogen en este subproceso todas las actividades que desembocan en la contratación del producto, partiendo de la llegada de la orden remitida por la mesa de distribución (o mesa de ventas), o bien de la decisión tomada por la propia mesa (la mesa de trading). La contratación se realiza a través del teléfono,o a través de un broker o intermediarios financieros, y también a través de plataformas electrónicas autorizadas. Cada Trader sólo podrá operar por cuenta de la mesa a la que esté asignado y en los portfolios (carteras) para los que esté autorizado, y siempre con productos previamente autorizados. La mesa deberá aplicar de forma efectiva los límites máximos que se hayan establecido para su operativa en las operaciones tanto de clientes como propias.

1.3.- Subproceso. Marcaje

Una vez acordadas las condiciones de la operación, el trader procede a capturar los datos en los sistemas de Front Office (marcaje de las operaciones en el aplicativo en el que gestione su posición).
Este marcaje consiste en la introducción de todos los datos identificativos de la operación para su futura gestión y administración.

1.4.- Subproceso. Validación

Una vez capturados los datos de la operación en los sistemas de Front Office según lo acordado con la contrapartida, el trader procede a validar la operación, para su envío a Back Office en el sistema de Front Office donde se haya introducido la operación.

2.- Proceso, Modificaciones y anulaciones.

El proceso de Modificaciones/Anulaciones, será responsabilidad del equipo de Middle Office o de Back Office.

2.1.- Subproceso. Modificaciones y anulaciones

Las modificaciones/anulaciones de operaciones ingresadas en la aplicación de Front, consideran cambios a las condiciones de las operaciones ya registradas en los sistemas. Estas siempre deben ser autorizadas por una unidad independiente (por ejemplo un Middle Office), quien registra el motivo de la anulación/modificación. Posteriormente la modificación/anulación debe ser informada al equipo de Back Office.

3.- Proceso de Verificación de operaciones

El proceso de Verificación siempre será responsabilidad del equipo de BO.

3.1.- Subproceso, Verificación.

Se entenderá por “Verrificación”, la preconfirmación de operaciones y su único objetivo será, la validación de los datos capturados (en el sistema interno) con la contrapartida.
Esta validación puede ser realizada por alguno de los siguientes medios: (1) vía telefónica,(2) vía fax o;(3) vía mail,;(4) utilizando un aplicativo externo, todo dependerá de la tipología de las operaciones.
Este subproceso siempre será responsabilidad del Departamento de Back Office y nunca de un equipo de Front Office.

3.2.- Subproceso, Interface.

Este subproceso comprende el seguimiento de las interfases entre los sistemas de Front Office y Back Office, cuando son diferentes.

La unidad de Back Office es responsable de la monitorización de estas interfases y de tomar las acciones necesarias para corregir los errores que se produzcan, de tal forma que no queden operaciones en incidencia al final del día. Este subproceso es responsabilidad del Departamento Back Office.

3.3.- Subproceso, Cierres.

Una vez que Front Office ha completado el registro de operaciones, debe comunicar a Back Office para que se encargue de cerrar las mesas en el aplicativo de Back office.

Este subproceso es responsabilidad del Departamento Back Office el cual deberá establecer horarios y protocolos de apertura de mesa en los casos excepcionales.

3.4.- Subproceso, Captura.

Corresponde a la introducción de datos económicos o no económicos de los productos fuera de sistema (manuales).
La información es remitida por el Front Office vía mail, al Back Office quién llevará un registro para su control.
Igualmente antes de la captura verificará la coherencia de los datos con documentación soporte (como contratos y confirmaciones de la contraparte)

Este subproceso considera además el registro de las operaciones “fuera de sistemas”, esas que por sus características no ha sido posible registrarlas en los sistemas de Front y/o Back. Sólo existirá un registro oficial para las operaciones que será de responsabilidad del Back Office.

4.- Proceso. Confirmaciones y Contratos.

El proceso de Confirmaciones & Contratos siempre será responsabilidad del equipo de Back Office, siendo recomendable la segregación en una subunidad especialista en el tema y dedicada a la tarea con exclusividad.

4.1.- Elaboración de contratos.

Para la operativa que requiere de elaboración de contratos, será el Back Office quien se encargará de ésta tarea.

La primera vez que se elabora un contrato por un nuevo producto será la Unidad (Departamento) de Fiscalía (legal) quién redactará el contrato y entregará la versión autorizada.

Posteriormente el Back Office utilizará éste modelo para la elaboración de contratos de las operaciones respectivas, completando los datos, gestionando las firmas de los apoderados y enviando al cliente/contrapartida para su firma.

El Back Office realizará el seguimiento hasta que los contratos se encuentren firmados y custodiados y generará controles de “arqueo” con una periodicidad a definir.

4.2.- Subproceso, Afirmación de contratos.

La institución recibirá contratos de operaciones los cuales deben ser revisados y procesados. Este subproceso incluye el control, gestión y verificación de las confirmaciones/contratos recibidas por correo, fax o vía mensajería electrónica.
La tarea considera validar los datos del contratos con los sistemas así como la ausencia en errores de forma en las mismos.
Si los datos son correctos se procede a la firma por dos apoderados de la Institución. En caso contrario, se remite a la contrapartida y se registra en la base de datos, monitorizándose los plazos de confirmación totales.

4.3.- Subproceso, Confirmaciones.

Este subproceso recoge el envío, gestión y recepción de confirmaciones las cuáles son enviadas y recibidas por los siguientes medios: mensajes electrónicos (Swift), fax o e-mail, según sea el producto y la contrapartida.
El procedimiento seguido dependerá del medio de transmisión:

(1) Las operaciones confirmadas vía swift son consultadas del sistema de Back Office e ingresadas manualmente en la aplicación de swift (en caso de automatización, las operaciones se registrarán automáticamente). Siempre será recomendable que el registro y el envío sea realizado por personas diferentes.

También será parte de éste subproceso la recepción de confirmaciones y el cruce de las mismas.

(2) Antiguamente las confirmaciones se realizaban por fax y algunos clientes preferirán ésta forma, Una buena confirmación considerará la firma por parte de un apoderado autorizado.

(3) Poco a poco, las confirmaciones por fax migraron a confirmaciones vía e-mail, en este caso la unidad será responsable de el control y custodia de éstos e-mails.

Los trámites para la resolución de las incidencias y/o incongruencias en las condiciones de la negociación o retrasos serán es gestionada por la unidad responsable, mediante comunicación con las contrapartes u otras unidades internas como el Front Office.

5.- Proceso de Liquidación.

El proceso de “Liquidación” siempre será responsabilidad de un equipo de BO. Es recomendable la creación de una sub unidad que sólo administre las liquidaciones y que no tenga responsabilidades diferentes.

5.1.- Subproceso, Prematching.

El proceso de Prematching considera la validación de las condiciones de pagos/cobros y los montos involucrados, con los clientes/contrapartidas.

El proceso se realizará de forma distinta según la tipología de la contrapartida y la divisa de liquidación, por ejemplo:

El prematching de pagos en divisa CLP con entidades financieras chilenas que utilizan swift se realizará enviando un mensaje swift MT298 con el detalle de los montos a liquidar. En caso de acuerdo de la contraparte, esta remitirá un mensaje de vuelta MT299 validando los datos entregados. Para los cobros se operará de manera inversa.
El preatching con otras contrapartidas/clientes puede ser realizado con una comunicación telefónica, o por fax o e-mail.
El prematching de pagos divisa con entidades financieras extranjeras se realiza enviando un mensaje swift MT300 con el detalle de los montos a liquidar. En caso de acuerdo de la contraparte, ésta responderá con un MT300 validando los datos entregados.

5.2.- Subproceso, Cobros y pagos.

Este subproceso considera todas las actividades de cobros y pagos y en función del medio de pago empleado, podemos distinguir entre:

(1) Pagos electrónicos (Corresponsales extranjeros y LBTR)
Los pagos electrónicos pueden ser generados en forma manual como también a través de interfaces desde los sistemas. Ambos inputs deben generar un mensaje swift, es decir, un mensaje de pago, el cual puede ser registrado directamente en Swift o a través de los sistemas de “Motor de Pagos”.

Una vez registrado el mensaje debe ser autorizado por un usuario diferente al que lo ha registrado con objeto de verificar la correcta imputación.

Estos mensajes, una vez autorizados llegarán al corresponsal o al Banco Central de Chile (también puede ser a COMBANC), quien ejecutará el abono al Banco del beneficiario, para que finalmente este le abone al cliente.
En caso de cobro por esta vía, recibimos la información directamente de los corresponsales, del Banco Central de Chile o de Combanc y será necesario registrar el abono en la cuenta del cliente. (Para mayor detalle leer “El sistema de pagos chileno”)

(2) Pagos con documento físico.
Para la emisión de pagos, solo se empleará el Vale Vista (en divisa local) y en algún caso un cheque “dolar”, en divisa “usd”.

Para los cobros, es posible recibir de los clientes tanto Cheques como Vale Vista.

(3) Abonos y cargos en cuentas.

En este caso se realizan las liquidaciones sobre una cuenta que el cliente mantenga en la institución financiera, realizándose ya sea a través de procesos mecanizados o procesos manuales.

5.3.- Subproceso, Gestión de Liquidez

Este subproceso considera la obtención de información sobre situación de saldos de efectivo disponibles y flujos esperados, de cada sistema de liquidación. Adicionalmente, el conjunto de operaciones registradas en las aplicaciones y los compromisos legales, informarán de la visión de conjunto en el corto plazo para la gestión de liquidez.

Fin de la parte I.

Continuará…

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