У каждого из нас есть только 24 часа, чтобы выполнить поставленные перед собой задачи. При этом некоторые люди способны использовать свое время более рационально, чем другие.
Такие «ультра-продуктивные» люди выполняют поставленные перед собой задачи, используя правильную систему распределения времени и усилий, будь то ведение домашнего хозяйства, развитие бизнеса или реализация сложного проекта.
Но как же им это удается?
Давайте попробуем посмотреть на сложившуюся ситуацию более внимательно, чтобы раскрыть секрет высокой эффективности.
Проблема списка личных дел
Каждый раз, когда мы думаем о повышении эффективности работы, первое, что приходит на ум — это создание списка личных дел.
Многие люди используют такие списки только потому, что они не раз работали с ними в прошлом, и они дают ложное ощущение высокой эффективности вашей работы, но только в тот момент, когда вы составляете список дел.
Однако, нужно понимать, что такие списки совершенно не соответствуют ожиданиям людей, которые их составляют. Проблема заключается в том, что в подавляющем большинстве случаев такие списки снижают общую эффективность вашей работы.
Для этого существует две основные причины:
1. Очень быстро такие списки становятся невыполнимыми
Каждый раз, когда Вы составляете такой список, Вы стараетесь внести в него все задачи: важные и не очень, длительные и требующие всего несколько минут на выполнение. Таким образом, Ваш список попросту становится невыполнимым чрезвычайно быстро.
Стоит отметить, что в среднем 41% задач из таких списков не выполняется вообще никогда. Необходимо понимать, что такие невыполненные задачи напрямую влияют на уровень нашего стресса.
В психологии этому явлению было дано называние эффект Зейгарник.
Невыполненные задания заставляют нас думать о них снова и снова, вызывая тревожность, бессонницу, а также истощение важных умственных и физических ресурсов.
Это становится очевидно в тот момент, когда список Ваших дел разрастается из-за непредвиденных ситуаций и незапланированных заданий. Таким образом, мы постепенно подошли ко второй причине…
2. Такие списки не позволяют правильно распределить Ваше время
Президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр был специалистом в сфере эффективной работы. Именно он определил разницу между срочным и важным заданием.
По сути, он предложил уникальную методику, которая сегодня называется матрицей Эйзенхауэра.
Эйзенхауэр определил, что срочные задачи обычно связаны с выполнением целей других людей, в то время как важные задания связаны с выполнением наших собственных целей.
«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные проблемы не могут быть важными, а важные проблемы никогда не бывают срочными», — Эйзенхауэр
Главная задача кроется в том, чтобы понять, какие именно задачи являются наиболее важными и позволяют добиться поставленных вами целей, а не работать на благо других людей. После этого Вы сможете выделить достаточное количество времени и усилий для их выполнения.
Проблема списков Ваших личных дел заключается в том, что Вы просто не понимаете, сколько именно времени и усилий стоит выделить для выполнения каждого из заданий. Вы можете потратить уйму времени на выполнение задач, которые не приведут к достижению поставленных вами целей.
Вы когда-нибудь работали над десятком задач из списка Ваших дел, ощущая, что вы топчетесь на месте? Теперь Вы понимаете, почему так происходит.
Решение проблемы — планирование
Списки личных дел являются крайне неэффективным решением, когда Вам требуется сконцентрироваться на выполнении задач, имеющих максимальный приоритет. Почему?
Такие списки не учитывают фактор времени. Именно в этом заключается основное отличие планирования.
«Ультрапродуктивные люди не работают со списками личных дел. Они живут и работают в соответствии со своим календарем»,
— Кевин Круз, Миллионеры не пишут списки личных дел.
Используя планирование вместо классических списков дел, ультра-продуктивные могут выполнить две главные задачи, которые являются недостижимыми для тех, кто предпочитает списки личных дел.
1. Они концентрируются на том, что действительно важно для них
Работая в соответствии с планом действий, люди могут выделять необходимое количество времени для выполнения задач, имеющих большее значение. Они не распыляют свои усилия на сотни мелких задач. Такой подход помогает расставлять приоритеты. Другим словами, они выполняют важные задачи в первую очередь.
2. Они не теряют время попусту
Используя планирование, люди получают возможность выполнения задач в течение строго определенного времени. Таким образом, они не смогут потратить час на встречу, которая должна занимать не более пяти минут. Такие простые задания, как «проверка электронной почты», превращаются в управляемые процессы, которые не отнимают все свободное время.
Простота Sorted³: правильный подход к планированию
Эффективное планирование — это первый этап на пути к эффективному выполнению заданий. По сути, именно на этом принципе была построена работа приложения Sorted³. Стоит отметить, что планирование используется с давних времен, однако лишь немногие люди понимают всю важность этого процесса.
1. Получайте и упорядочивайте информацию
Как и в случае с другими приложениями, для начала работы в Sorted³ необходимо получить информацию о ваших заданиях, которые могут быть распределены по каталогам, спискам и меткам.
Не стоит переживать, если Вы ничего не знаете об этом процессе. Мы рассмотрим каждый из этих этапов в наших следующих статьях.
2. Планируйте
Именно на этом этапе приложение Sorted³ предстает во всей красе, позволяя Вам планировать ваши действия в течение дня.
Приложение Sorted³ делает процесс планирования простым и безболезненным. Вы можете навести полный порядок всего парой нажатий, используя режим автоматического планирования. После этого Вы можете применить автоматическую выборку и возможность перетаскивания заданий, а также уникальную ленту событий нашего приложения.
Этот этап имеет решающее значение, позволяя выделить время на то, что действительно важно. Кроме того, Вы получаете возможность отложить менее важные события, разгружая Ваш личный график.
Настройка занимает всего несколько минут, что делает приложение Sorted³ оптимальным решением для ультра-продуктивных людей.
3. Выполняйте и корректируйте
Когда все готово к работе, Вам остается лишь следовать созданному плану, выполняя поставленные Вами задачи.
Нет ничего страшного в том, что Вам придется изменять первоначальный план из-за непредвиденных задержек, экстренных ситуаций или творческой безмятежности (каждый из нас живет в реальном мире).
Приложение Sorted³ позволяет корректировать ваше расписание «на лету», гарантируя, что Вы всегда будете в курсе того, на что именно стоит обратить внимание.
Заключение
Возвращаясь к вопросу, с которого мы начали эту статью, стоит отметить, что первым шагом на пути к повышенной эффективности работы является не просто использование Вашего свободного времени, а его осознанное распределение.
Именно поэтому настоящие миллионеры планируют свои действия, а не составляют списки личных дел, и именно это отличает приложение Sorted³, делая его мощным и эффективным инструментом.
Если Вы никогда не занимались планированием, то поначалу Вам может быть очень непривычно. Подождите всего несколько дней, и Вы увидите, как растет эффективность вашей работы.
Хотите увидеть реальный пример использования Sorted³? В нашей следующей статье мы поговорим о ключевых особенностях Sorted³, а также о том, как именно они могут использоваться для повышения эффективности Вашей работы.
Приложение Sorted³ позволяет планировать ваши мероприятия, задачи и подробные заметки, используя уникальную ленту событий. Приложение было представлено в App Store в августе 2018 года.
Если Вам понравилась данная статья, то Вас могут заинтересовать следующие публикации:
Вы всегда можете использовать эту кнопку 👏 , чтобы рассказать другим об этой статье.
Передавайте привет в Twitter или скачайте приложение Sorted³ в AppStore.
Следующий → 2. Планирование без стресса и переживаний
