Un remède à la Réunionite ?
Cet article est aussi disponible en Anglais
Partager cet article : LinkedIn / Twitter / Facebook / Google+
Réunionite
De nos jours, de nombreuses entreprises sont affectées par le syndrome de la “Réunionite”
Vous en connaissez certainement les symptômes : des réunions bien trop nombreuses et une incertitude pour l’entreprise quant à la valeur ajoutée de ces réunions.
Pour elle, c’est non seulement une perte considérable de temps et d’efficacité mais cela provoque également une démotivation chronique des employés.
On note aussi chez certains employés l’apparition d’anxiété, de stress, de désengagement et une non-productivité grandissante.
La plus précieuse de toutes les ressources : le temps
C’est pour les entreprises un vrai challenge de gérer des équipes ou des employés qui sont en réunion à longueur de journée.
Parfois les réunions deviennent incontrôlables : les participants sont en retard ou absents, font autre chose.. il arrive même que l’ordre du jour ne soit même pas évoqué.
La contrepartie économique est terrible, si on calcule le coût horaire de chacun multiplié par le nombre d’heures passées en réunion la facture est salée.
Et une question toute bête nous vient à l’esprit : “ si tout le monde est en réunion à longueur de journée quand est-ce que le ‘vrai travail’ va être fait ? ”
Aujourd’hui il n’existe pas de solution miracle pour soigner la réunionite, et à moins d’envoyer un coach ou d’aller voir vous-même comment se déroulent les réunions vous n’avez absolument aucune idée de leur valeur ajoutée.
Et si vous pouviez allumer la lumière ?
C’est pourtant possible de combattre cette maladie avec un concept Agile et Lean appelé “ROTI”. Cet outil est utilisé quasi-systématiquement par les coachs quand ils détectent des symptômes de réunionite.
Return On Time Invested (ROTI) est une méthode qui permet de jauger le temps passé en réunion ou en atelier, afin de les rendre plus productifs et satisfaisants pour chaque participant.
L’approche Roti est rapide, facile, parfois amusante à utiliser et fonctionne à merveille, même avec les top-managers. Elle consiste à activer la boucle de feedback, composante basique de l’Agilité et du Lean Thinking.
Utiliser le Roti c’est entrer dans un cercle vertueux : Feedback, Valeur, Transparence, Courage et Amélioration Continue.
Comment cela fonctionne?
A la fin de chaque réunion les participants évaluent leur “Retour sur temps investi” — Return On Time Invested (ROTI)-sur une échelle de 1 à 5 et donnent un commentaire rapide. Cela ne prend pas plus de 30 secondes.
Sur le terrain
Il y a deux mois, j’ai vécu une réunion désastreuse avec une équipe, tout s’est mal passé :
- 14 personnes étaient invitées (présence physique & en ligne sur skype)
- certains étaient en retard
- un des participants téléphonait pendant la réunion
- l’ordre du jour était inexistant
- aucun compte-rendu / todo-list
- des sujets abordés sans aucun rapport avec la réunion
- etc…
Voyant le déroulement de la réunion j’ai pensé qu’en fin de réunion il était IMPERATIF de faire un Roti pour entamer une démarche d’amélioration.
Vous pouvez imaginer que la réunion s’est terminée en retard, et que lorsqu’il était temps de faire le Roti la plupart des participants avaient quitté la salle ou étaient déjà déconnectés.
Je suis rentré chez moi terriblement frustré, puis 2 jours plus tard nous avons commencé à développer un outil qui pourrait permettre de gérer ce genre de situation.
La naissance de Roti.express
Nous avons décidé de construire un outil pour aider les entreprises à “combattre la réunionite”, basé sur une idée simple : automatiser le sondage Roti afin d’activer la boucle de feedback.
Vous pouvez voir le produit en action ici : Donnez-moi votre Roti sur la lecture de cet article
Je voulais un outil GRATUIT : la version basique restera donc GRATUITE
Au contact des utilisateurs, certains nous ont demandé de nouvelles fonctionnalités comme des statistiques à l’échelle de l’entreprise. Nous avons trouvé cela très pertinent et donc crée une version “Premium”.
J’espère que vous apprécierez le produit : https://roti.express/
A propos de nous
Nous sommes une startup Française fan de nouvelles technologies.
Nous sommes convaincus que “Efficience” peut rimer avec “Bien être au travail”
Nous recherchons actuellement des partenaires pour déployer notre solution “sur le terrain” et lutter ensemble contre la réunionite.
Contact
Antoine Durand
CEO — WIP France
antoine@wipfrance.com
