Comment organiser la meilleure réunion de toute la semaine
Des réunions mal gérées détruisent les organisations efficaces. Les réunions médiocres sapent l’élan et la motivation. Les réunions de mauvaise qualité suscitent des sentiments d’inefficacité et de futilité.
Bref, les mauvaises réunions sont extrêmement néfastes.
Une immense partie de la créativité, de la motivation et de l’énergie humaine meurt chaque jour dans les réunions d’entreprise. C’est une tragédie aux proportions épiques à laquelle on répond par des haussements d’épaules défaitistes et des murmures de “Les réunions, ça craint, vous savez ?”
Je ne le sais pas.
Ce n’est pas une fatalité.
Les réunions bien menées sont l’un des outils les plus puissants dont disposent les équipes qui s’efforcent de faire un travail remarquable. Mais les bonnes réunions ne sont pas le fruit du hasard. L’organisation de bonnes réunions nécessite un changement d’état d’esprit et des décisions délibérées sur la manière dont vous souhaitez travailler. Il existe de nombreux types de réunions que votre équipe doit savoir mettre en œuvre, mais cet article porte sur celle dont nous avons constaté qu’elle avait le plus d’impact à chaque fois : la Réunion Action*.
Nous avons été témoins de l’impact de la Réunion Action tout autant avec des équipes de cadres supérieurs travaillant sur des sujets à l’échelle de l’entreprise qu’avec des équipes de terrain cherchant à savoir comment satisfaire le client — et partout ailleurs. Si votre équipe a une mission dont la concrétisation prendra plus d’un jour ou deux, vous avez alors l’occasion de pratiquer et de perfectionner ce type de réunion.
Principes de base
Avant d’entrer dans le détail de l’organisation d’une Réunion Action, il est utile de connaître les principes qui la sous-tendent. Certains d’entre eux sont probablement radicalement différents de la façon dont votre organisation procède habituellement. Prenez donc quelques minutes pour les assimiler avant de passer à l’action.
Débloquer au lieu de faire
L’un des pièges de la plupart des réunions en entreprise est qu’elles tentent de satisfaire tout le monde. Une réunion peut osciller entre des points de situation, des séances de remue-méninges, des sessions de travail et des débats stratégiques de fond, sans rime ni raison. Cependant, les réunions les plus efficaces ont un objectif clair et un processus conçu pour atteindre cet objectif. L’objectif de la Réunion Action est d’articuler et de débloquer le travail de l’équipe — et c’est pourquoi la réunion est structurée comme elle l’est. Elle n’est pas conçue pour se plonger dans un sujet précis ou pour tenir une séance de travail.
Son objectif est que chacun sorte de la salle en ayant une vision claire de l’état d’avancement des projets de l’équipe, en connaissant les prochaines actions auxquelles il s’est personnellement engagé et celles auxquelles ses collègues se sont eux-mêmes engagés.
Respecter les phases
Une Réunion Action se compose de phases distinctes (que vous découvrirez plus loin). Chaque phase de la réunion a un but spécifique et, lorsqu’elles sont prises dans leur ensemble, elles permettent à une équipe de se préparer efficacement à une réunion bénéfique, de développer de bonnes habitudes, de se mettre à jour sur l’état du travail au sein de l’équipe, de débloquer le travail entravé et, finalement, de quitter la réunion avec un sentiment de clarté et d’énergie pour la semaine à venir.
Faciliter et transcrire
Pour aider l’équipe à respecter ces phases, chaque Réunion Action a toujours un Facilitateur et un Scribe. Ces rôles sont généralement tenus à tour de rôle par les membres de l’équipe. Le Facilitateur guide l’équipe à travers la structure de la réunion et redirige la conversation et l’attention lorsqu’elle s’aventure en dehors des garde-fous de la structure. Le Scribe enregistre publiquement les décisions et les “prochaines actions” (sur un tableau blanc ou dans un logiciel partagé) qui sont discutées pendant la réunion. En confiant cette responsabilité au Scribe, les autres membres de la réunion n’ont pas à s’inquiéter de la saisie des actions et il existe une source de vérité partagée sur ce que tout le monde a convenu de faire.
L’équipe en est propriétaire
Si une réunion n’existe que parce qu’un dirigeant la trouve utile, vous devez être extrêmement prudent quant à son maintien sous sa forme actuelle. Les réunions n’appartiennent pas aux dirigeants, mais aux équipes, et les Réunions Action incarnent cette philosophie. Cela signifie que la réunion commence toujours à l’heure, que le leader soit présent ou non. Cela signifie que la réunion peut avoir lieu même si l’assistance n’est pas au complet (y compris si le leader n’est pas présent). Cela signifie que le chef de l’équipe n’est pas nécessairement le Facilitateur et que l’ordre du jour n’appartient à personne en particulier. En fin de compte, l’utilité et le succès de la réunion incombent à toute l’équipe et pas seulement à la personne la mieux payée dans la salle.
Capter publiquement le travail
Les réunions sont pleines de bonnes intentions. Des décisions sont prises (soi-disant) et les prochaines étapes sont définies. Sur le moment, tout cela semble bien, direct et simple. Mais combien de fois avez-vous quitté une réunion alors que l’e-mail d’après-réunion indiquait que vous aviez pris en charge des étapes complémentaires que vous ne vous souveniez pas avoir acceptées ? Ou bien vous allez vérifier quelque chose que votre collègue a dit qu’il ferait et vous réalisez que ce que vous pensiez être convenu de faire était complètement différent de ce qu’ils pensaient être convenu de faire.
Le rôle du Scribe est de s’assurer que les prochaines actions sont saisies (tableau blanc, document, texte projeté sur un mur, tableau Trello partagé, etc.) et que les personnes concernées conviennent qu’elles sont correctement décrites. Plus besoin de sortir des réunions avec de multiples idées (ou aucune idée) sur qui va faire quoi. Une seule et même source pour tous !
Comment organiser une Réunion Action ?
Maintenant que vous avez une idée des principes de la réunion, voyons comment l’organiser concrètement.
Check-In
Vous vous précipitez de réunion en réunion toute la journée ? Faites le point pour aider votre cerveau à passer d’une réunion à l’autre.
Vous avez l’impression de ne pas vraiment connaître les autres personnes présentes dans la même pièce que vous ? Faites le point pour apprendre à vous connaître lentement, au fil du temps.
Nous avons constaté que quelque chose d’aussi simple et facile que de poser une question de check-in peut vraiment changer le climat ou le caractère d’une réunion. Pour ce faire, le facilitateur pose une question et chacun y répond individuellement. Nous préférons le faire en cercle, plutôt qu’en mode pop-corn, et demandons généralement au facilitateur d’éviter les commentaires croisés.
Vous avez besoin de questions ? Notre question par défaut est “Qu’est-ce qui retient votre attention en ce moment ?”. D’autres bonnes questions sont : “Parlez-nous de la dernière fois où vous étiez vraiment enthousiaste à propos de quelque chose” et “Quel est le meilleur contenu média que vous avez découvert au cours de la semaine dernière ?”. Les options sont infinies et il peut être amusant de faire tourner la responsabilité d’une question de check-in au sein de l’équipe.
CONSEILS DE PRO:
1. Vous avez besoin de quelques questions ? Voici un bon générateur de questions de Check in (en anglais — à traduire avec votre outil de traduction préféré). Le livre Group Glue en contient également de très intéressantes.
2. Essayez d’alterner la responsabilité d’apporter une question de Check-in.
3. Essayez d’utiliser des questions de Check-in pour amorcer le type de climat que vous voulez donner à la réunion (sérieux, détendu, concentré, etc.).
Revue de votre Check-list
Quiconque a pris une résolution pour la nouvelle année et l’a vue s’évanouir en mars sait combien il est difficile de changer ses habitudes. La seule façon d’y parvenir est de maintenir ces engagements au premier plan afin de ne pas oublier ce que vous essayez d’accomplir.
Cela fonctionne de la même manière pour les équipes. Entrez dans la Revue de la Check-list.
Les équipes devraient créer une poignée de questions qu’elles veulent se poser pendant cette phase de la réunion. Il s’agit souvent de questions qui incitent les membres de l’équipe à se demander s’ils font les choses qu’ils savent devoir faire, mais qu’ils ne font probablement pas. Une source pratique pour intégrer de bons éléments à la Checklist est la stratégie de votre organisation ou celle de votre équipe. Quelles habitudes votre équipe doit-elle développer pour donner vie à votre stratégie ?
Par exemple, votre équipe de cadres supérieurs a peut-être récemment décidé qu’il était important pour elle de devenir plus transparente. C’est un sentiment formidable… mais quel type d’action cela doit-il provoquer au sein de l’équipe ? L’équipe peut décider que l’une des façons d’expérimenter une plus grande transparence consiste à partager davantage ses idées ou ses travaux en cours avant qu’ils ne soient parfaitement aboutis. L’élément de la Check-list peut être : “J’ai partagé cette semaine un projet en cours avec l’ensemble de l’organisation”.
Les éléments de la check-list ne sont pas censés être trop précieux et les membres de l’équipe doivent se sentir à l’aise pour proposer d’en ajouter de nouveaux ou de supprimer ceux qui n’ont plus d’utilité.
Pendant cette phase de la réunion, le Facilitateur posera à chaque personne de l’équipe chacune des questions de la liste et les membres de l’équipe y répondront par “Oui” ou “Non”. Il ne s’agit pas d’être suivi ou de suivre les autres. Personne ne note qui a dit oui et qui a dit non. Il s’agit de déterminer comment vous vous en sortez en tant qu’équipe et de trouver comment vous pouvez vous soutenir mutuellement.
Revue des Indicateurs
Chaque équipe dispose de certains indicateurs qui lui permettent de savoir où elle en est. Il est fort probable qu’il ne s’agisse pas des indicateurs “officiels” qui sont calculés de manière relativement peu fréquente et transmis aux échelons supérieurs. Au lieu de cela, chaque équipe devrait disposer d’une courte liste d’indicateurs qu’elle consulte régulièrement pour savoir si elle va dans la bonne direction ou non. En fin de compte, ce sont des chiffres que l’équipe, et non le chef, devrait s’attacher à suivre et à examiner régulièrement.
Pendant cette phase de la réunion, le Scribe fait apparaître une feuille de calcul ou un tableau de bord partagé et les personnes responsables de la mise à jour de chaque indicateur donnent une brève description des chiffres de la semaine.
CONSEILS DE PRO:
1. Avant la réunion, mettez les métriques dans un document/référentiel partagé.
2. Désignez des personnes chargées de renseigner les indicateurs chaque semaine. Attention, cela ne veut pas dire que cette personne est responsable de cette mesure, mais simplement qu’elle va mettre le chiffre à jour. L’équipe est propriétaire de tous les indicateurs.
3. Ne vous embourbez pas dans des discussions sur les indicateurs qui méritent d’être suivis. Si quelqu’un pense qu’une mesure vaut la peine d’être suivie et qu’il ne faut pas une tonne de travail pour obtenir un chiffre actualisé régulièrement, suivez-la et voyez si elle est utile. Vous pourrez toujours arrêter de la suivre plus tard.
Actualités des Projets
L’unité fondamentale de travail au niveau de l’équipe est le “projet”. Nous utilisons une définition assez générale d’un projet : tout travail dont la réalisation va prendre plus d’une “session de travail” et dont il est utile que le reste de l’équipe soit informé. Le fait de conserver une liste complète des projets nous permet d’avoir un “ ancrage fort “ pour que rien ne passe à travers les mailles du filet. Nous utilisons cette partie de la réunion pour que tous ceux qui ont un éclairage sur un projet donnent au reste de l’équipe un aperçu rapide de ce qui s’est passé au cours de la semaine écoulée.
Le fait de procéder ainsi chaque semaine encourage l’équipe à considérer son travail comme des sprints de sept jours. Cela oblige les gens à décomposer leurs projets en petites étapes afin d’avoir quelque chose à partager chaque semaine.
Dans cette phase de la réunion, le Facilitateur demande à chaque personne qui est responsable d’un projet sur la liste des projets de partager avec l’équipe, “Qu’est-ce qui a changé au cours de la semaine passée ?”. Il s’agit pour les personnes de se dire ce qu’elles ont besoin de savoir — et non de “faire un rapport au leader”.
À la fin de cette phase, nous avons maintenant une idée complète du travail qui s’est déroulé au cours de la semaine passée et les gens ont sans doute des questions ou veulent approfondir quelque chose qu’ils ont entendu au cours des actualisations de projets. Gardez cette idée en tête… car cela nous amène à la phase suivante de la réunion.
CONSEILS DE PRO:
1. Un bon Facilitateur ne laissera pas quelqu’un commencer à parler de ce qu’il a l’intention de faire ou prévoit de faire dans le cadre de son projet. Il s’agit expressément de dire ce qui s’est passé au cours de la semaine écoulée. Si rien ne s’est passé, il est parfaitement acceptable de dire “Pas de changement”.
2. Il est préférable d’avoir une personne attachée à chaque projet. Non pas parce qu’elle y travaille seule, mais parce que c’est vers elle que le Facilitateur se tournera pour demander “Qu’est-ce qui a changé au cours de la semaine écoulée ?”. Les coéquipiers peuvent intervenir s’ils ont des informations pertinentes, mais le Facilitateur ne va pas laisser une conversation généralisée sur le projet se produire à ce moment-là.
3. La liste de projets de votre équipe doit être visible par tous et apportée à chaque réunion. Nous aimons consigner la nôtre dans un tableau Trello.
Construire l’Agenda
Je sais que je viens de lâcher plusieurs centaines de mots avant d’arriver à ce point, mais croyez-moi quand je vous dis que c’est le véritable cœur de la réunion. Une équipe mature avec un bon Facilitateur passera rapidement par le tour de Check-in, la Revue de la Check-list, la Revue des Indicateurs, et les Actualisations des Projets, laissant la majeure partie de la réunion pour construire et traiter l’agenda.
La plupart des gens pensent que quelqu’un doit “s’approprier” l’ordre du jour d’une réunion et le partager à l’avance afin que chacun sache de quoi il sera question. C’est acceptable dans certaines situations très spécifiques, mais en général, nous sommes beaucoup plus intéressés par une équipe qui établit son ordre du jour ensemble. Dans une réunion comme celle-ci, où il s’agit d’identifier et de débloquer le travail, nous faisons confiance à l’équipe pour mettre en avant les sujets qui doivent être abordés, plutôt qu’à un leader qui le ferait seul.
Pendant cette phase de la réunion, les participants prononcent un ou deux mots qui servent de “marqueurs” pour les sujets qu’ils souhaitent aborder. Par exemple, si je veux avoir une conversation avec l’équipe sur une nouvelle politique que nous sommes censés utiliser, je peux dire quelque chose comme “nouvelle politique” pour l’ajouter à I’agenda. Le travail du Scribe est d’ajouter les points à I’agenda pour vous, donc si vous n’utilisez pas un logiciel partagé ou un tableau blanc, vous pouvez simplement appeler vos points à la volée et le Scribe s’assurera qu’ils figurent sur la liste.
En ce qui concerne les types de sujets qui peuvent être inscrits à l’agenda… tout est permis ! Si vous avez besoin de quelque chose de la part d’un coéquipier ou si vous avez besoin de dire quelque chose à l’équipe ou si vous voulez demander à quelqu’un de faire quelque chose ou si vous avez besoin de soutien ou si vous voulez juste avoir un retour d’information ou un conseil, ou, ou, ou, ou. Vous voyez le tableau. Il s’agit de permettre aux gens d’obtenir ce dont ils ont besoin pour faire avancer le travail. N’hésitez pas à ajouter des points à l’agenda — c’est votre espace pour obtenir ce dont vous avez besoin !
Traiter l’Agenda
Maintenant que nous disposons d’un agenda élaboré en temps réel par l’équipe, le facilitateur aide l’équipe à le traiter. Dans l’ordre qu’il choisit, le facilitateur aide celui qui a ajouté un point à l’agenda à obtenir ce dont il a besoin. Ce langage est spécifique pour une raison. Ce n’est pas parce qu’un point figure à l’agenda qu’il s’agit d’une invitation ouverte à une conversation tous azimuts sur des sujets liés (ou non) à ce sujet. Il s’agit plutôt d’aider la personne qui a ajouté ce point à obtenir ce dont elle a besoin. Elle a peut-être besoin d’une conversation rapide pour obtenir quelques réactions. Ou peut-être ont-ils besoin de passer du temps en tête-à-tête avec un coéquipier. Ou peut-être ont-ils besoin d’un conseil spécifique. Le facilitateur est là pour s’assurer qu’ils obtiennent ce dont ils ont besoin aussi efficacement que possible afin que nous puissions passer à l’élément suivant.
Au fur et à mesure que les points de l’agenda sont traités, il arrive souvent qu’ils débouchent sur de “prochaines actions” à entreprendre par un membre de l’équipe. Le travail du Scribe est d’être à l’écoute de ces engagements et de les capturer publiquement. Parfois, le résultat d’un point de l’agenda est en fait un nouveau projet et dans ce cas, le scribe ajoutera un nouveau projet à la liste des projets. Un élément clé de cette réunion est de s’assurer que tous les engagements sont saisis publiquement afin qu’il n’y ait pas de confusion sur qui a dit qu’il ferait quoi.
CONSEILS DE PRO:
1. Si vous essayez de rediriger une conversation vers quelque chose dont vous avez besoin (en détournant le point de l’agenda de quelqu’un d’autre), un bon Facilitateur vous coupera la parole et vous dira d’ajouter un point à l’agenda. Ne vous inquiétez pas — il faut un peu de pratique pour se défaire des vieilles habitudes ! Vous pouvez ajouter des points à l’agenda à tout moment, il suffit d’appeler le scribe avec une phrase de remplacement ou de l’ajouter vous-même.
2. Parfois, le résultat d’une Réunion Action se résume à une série d’actions à entreprendre pour que les gens se rencontrent en tête-à-tête. Cela peut donner l’impression que nous avons perdu notre temps ensemble. Cependant, nous pensons qu’une série de conversations 1:1 qui pourrait théoriquement se dérouler simultanément est une bien meilleure utilisation du temps de l’équipe que deux personnes en train d’avoir ce qui revient à une conversation 1:1 pendant que tout le monde regarde. Il n’y a pas de mal à sortir d’une Réunion Action avec un bouquet d’autres réunions !
3. Le Facilitateur est entièrement responsable de la durée et de l’ordre dans lequel les points de l’Agenda sont traités. Si l’équipe manque de temps, un bon facilitateur s’assure que les points les plus importants sont traités en premier (et peut demander l’aide de l’équipe pour les identifier). Dans le cas contraire, le Facilitateur peut sauter d’un point à l’autre et les traiter dans l’ordre qu’il veut !
Check-Out
Les Réunions Action ne sont pas un événement ponctuel. Considérez-les plutôt comme une pratique. Comme elles ont lieu chaque semaine (en général), vous avez de nombreuses occasions de vous améliorer. C’est à cela que sert le tour de Check-out. C’est l’occasion pour l’équipe de prendre une seconde pour se demander comment elle s’en est sortie. Les questions typiques du tour de clôture sont les suivantes : “Qu’avez-vous remarqué ?” ou “Comment nous sommes-nous comportés ?” ou “Que pouvons-nous faire mieux la prochaine fois ?”. Il n’est pas nécessaire d’enregistrer les réponses ou de passer beaucoup de temps à les traiter. Il suffit de prendre une seconde pour réfléchir à la question et dire sa réponse à voix haute pour s’assurer que nous apprenons de chaque réunion.
CONSEILS DE PRO:
1. Il peut être facile de sauter le tour de Check-out lorsque vous manquez de temps. Ce n’est pas grave si cela se produit occasionnellement, mais si votre équipe saute régulièrement le Check-out, vous manquez l’une des parties les plus importantes de cette réunion.
2. Vous pouvez faire un Check-Out à la manière d’un popcorn ou en cercle. Si personne ne prend la parole pendant la séance de popcorn, passez à un tour de table et demandez à chacun de donner une réponse.
Conseils pour démarrer
Acceptez la structure (même si elle vous semble bizarre).
La plupart des gens n’ont pas beaucoup d’expérience de la participation à des réunions hautement facilitées ou structurées. Suivre la structure que je viens d’exposer ci-dessus peut sembler vraiment contre-intuitif au début. Ressentez cet inconfort — et faites-le quand même ! Imaginez que vous jouez à un jeu de société pour la première fois. Les premières fois que vous jouez, vous devez sans cesse vous référer aux règles pour vous assurer que vous faites bien les choses, mais très vite, vous arrivez à un point où vous ne pensez plus aux règles et vous jouez simplement le jeu. La plupart des équipes ont besoin de deux ou trois essais de ce type de réunion avant de se sentir à l’aise. Soyez patient et donnez-vous le temps de comprendre la structure avant de la rejeter comme étant trop complexe ou alambiquée.
La présence d’un Facilitateur expérimenté aide certainement une équipe à surmonter ce malaise initial. Un outil dédié comme Parabol peut également aider !
Ne vous attardez pas sur les Indicateurs ou sur la Check-list.
La première fois que les équipes organisent cette réunion, elles veulent presque inévitablement passer la plupart du temps à discuter de ce que devraient être leurs indicateurs. Je recommande de ne pas parler de métriques du tout lors de votre première réunion. Concentrez-vous sur la réalisation du travail en cours de l’équipe et revenez sur les indicateurs plus tard. Les indicateurs sont censés être très spécifiques à l’équipe et il faut parfois quelques semaines pour avoir une idée des chiffres les plus significatifs à suivre. Laissez-les émerger au fil du temps au lieu de vous y attacher dès le début. Il en va de même pour les éléments de la check-list. Ne vous contentez pas de mettre les premiers éléments qui vous viennent à l’esprit dans votre check-list. Voyez ce qui revient au cours de deux semaines et laissez ces éléments guider les points de la checklist que vous déciderez de suivre.
Trouvez la définition la plus utile du terme “projet” pour vous.
En général, un projet est tout ce que l’équipe veut suivre et qui va prendre plus d’une session de travail pour être terminé. Cependant, les équipes peuvent adapter les projets qu’elles ajoutent à leur tableau de bord et qu’elles suivent pendant leur Réunion Action hebdomadaire en fonction de la nature de leur travail commun. En général, il est déconseillé de demander à chaque personne d’apporter sa propre liste de projets et de la regrouper en une seule et énorme liste. Il est préférable que l’équipe suive les projets qui a.) sont utiles pour que chacun gagne en perspective, b.) requièrent une collaboration interfonctionnelle des membres de l’équipe, c.) sont pertinents pour l’objectif général de l’équipe. N’oubliez pas que l’ajout d’un projet dans votre liste signifie que l’équipe en entendra parler au cours de la partie de la réunion consacrée aux actualités sur les projets, qui doit de toute façon être animée de manière rigoureuse. Avec le temps, votre équipe aura une idée du niveau de projet qu’il est le plus utile de suivre lors de cette réunion.
Arriver en étant prêt à participer
J’ai assisté à de nombreuses réunions d’entreprise où il est extrêmement facile de se présenter sans préparation. Les équipes qui adoptent le format de la Réunion Action s’éloignent activement d’un paradigme où une seule personne doit penser à la réunion (généralement le leader) et où toute l’équipe doit venir prête à réagir. Cela signifie que vous devez avoir réfléchi aux points que vous souhaitez ajouter à l’agenda, que vous êtes prêt à partager l’actualité des projets que vous pilotez, et que vous êtes généralement prêt à être un membre pleinement engagé de l’équipe. Cette structure de réunion ne fonctionne pas si personne ne veut être là.
Les avantages cachés qui feront passer votre équipe au niveau supérieur
Je viens d’écrire tant de mots sur les tenants et les aboutissants de cette réunion et sur les raisons pour lesquelles elle est si géniale, mais je tiens maintenant à vous dire que la raison pour laquelle nous aimons tant ce format de réunion à The Ready n’a pas grand-chose à voir avec le temps que vous y consacrez chaque semaine.
Les équipes qui se réunissent régulièrement dans le cadre de Réunions Action ont non seulement une meilleure expérience des réunions, mais elles deviennent également plus compétentes en dehors des réunions.
La tenue d’une Réunion Action chaque semaine permet aux équipes de se confronter à d’autres idées clés de leur Système d’Exploitation Organisationnel. Il est impossible d’utiliser ce format de réunion hebdomadaire pendant plus de deux semaines sans commencer à se heurter à des questions plus larges qui sont liées à leur système de fonctionnement organisationnel global. Les sujets liés à l’autorité, aux droits de décision, à la responsabilité, à la communication, à la sécurité psychologique, à la dette organisationnelle et à la structure de l’équipe viennent inévitablement au premier plan. Ces sujets, et les décisions délibérées que les équipes et les organisations prennent à leur sujet, constituent l’épine dorsale des systèmes de fonctionnement organisationnels sains.
À bien des égards, la tenue d’une Réunion Action hebdomadaire est le cheval de Troie par lequel d’autres idées importantes liées au design de l’organisation apparaissent. Toute équipe bénéficie de cette expérience, mais l’effet est particulièrement marqué dans les équipes de direction.
Chaque fois que j’ai présenté le format de la Réunion Action à une équipe de direction, celle-ci s’est rendu compte qu’elle passait trop de temps dans les méandres du système et qu’elle avait besoin de travailler sur le système d’exploitation dans lequel fonctionne le reste de son organisation. Pour des designers organisationnels comme nous, chez The Ready, c’est une vraie mélodie pour nos oreilles.
Donc, oui, faites une Réunion Action chaque semaine parce que c’est un moyen incroyablement efficace de clarifier le travail que votre équipe doit faire et de s’assurer que tout le monde est bien débloqué pour la semaine à venir. Mais faites aussi une Réunion Action chaque semaine parce que cela améliorera votre équipe, et votre organisation, en créant un espace structuré où les membres de l’équipe peuvent être entendus et où les idées importantes liées au design d’une organisation adaptative peuvent être mises en lumière.
En d’autres termes, vous viendrez pour de meilleures réunions, mais vous resterez pour une organisation sans cesse meilleure.
Saviez-vous que le fondateur de The Ready, Aaron Dignan, a récemment terminé un nouveau livre sur la façon dont les organisations peuvent changer leur mode de fonctionnement ? Si vous vous intéressez au mouvement pour l’Avenir du Travail, au travail que nous faisons chez The Ready, ou tout simplement à la manière d’améliorer votre propre organisation, vous devez absolument commander votre exemplaire de Brave New Work aujourd’hui.
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* Nous sommes très reconnaissants à Brian Robertson et à HolacracyOne d’avoir découvert et partagé la structure de base des Réunions Action dans ce qu’ils appellent les Réunions Tactiques. Si vous êtes curieux de connaître les origines de ces réunions, vous pouvez consulter Holacracy.
Merci à Alison Randel, facilitatrice chevronnée de la Réunion Action, d’avoir partagé ses idées avec moi, ainsi qu’à Tim Casasola, Jurriaan Kamer et Spencer Pitman dans leurs commentaires et pour leur aide dans l’édition de cet article.
Auteur: Sam Spurlin
Article original en anglais “How to host the best meeting of the week” (10.08.2018)
