Por que escolhi o Notion como ferramenta para minha prática de curadoria de conhecimento

Photo by Gabriel Sollmann on Unsplash

Este texto faz parte da coletânea Um método para fazer curadoria de conhecimento — que inclui um template gratuito para o Notion e um guia completo de como utilizá-lo. Não estou fazendo propaganda paga sobre a ferramenta. Minha intenção é apenas compartilhar como a utilizo em minhas práticas.

O Notion é uma daquelas ferramentas capazes de causar sensações contraditórios em uma mesma pessoa, e ao mesmo tempo. Se, por um lado, ainda não conheci ninguém que viu o sistema e não se encantou, por outro, basta a nova adepta criar a sua conta e começar a mexer na ferramenta que as sensações assim surgem:

• "É tão poderoso… mas por onde começo?"
• "É tão completo… mas tem algo mais simples e pronto pra sair usando?"
• "É tão flexível… mas tem umas coisas de bases de dados que são difíceis demais de entender."

Confesso que minha curva de aprendizado com o Notion não foi rápida. Depois de conhecê-lo, ainda fiquei um bom tempo usando outras ferramentas. Mas, conforme fui conhecendo exemplos de bons usos, e dedicando tempo a acompanhar alguns dos tutoriais disponíveis (são muitos!), me senti mais confiante em adotá-lo como minha plataforma de gestão de conhecimento.

Aqui nesse texto quero compartilhar alguns motivos que me fizeram eleger o Notion como a ferramenta para organizar meu conhecimento:

• É flexível o suficiente para evoluir com o seu uso
• É simples de colecionar diferentes tipos de informação
• É multiplataforma e tem extensões que turbinam o seu uso
• As bases de dados são muito poderosas
• É fácil de compartilhar seus conteúdos como sites da internet
• Existem serviços e integrações que lapidam recursos (analytics, layout) do Notion
• É possível convidar pessoas para colaborarem sem pagar por isso
• É estável — e com armazenamento ilimitado mesmo no plano gratuito

É flexível o suficiente para evoluir com o seu uso: o Notion permite que você execute uma iniciativa mesmo sem ter o desenho final inteiramente pronto. Conforme você aprende com a sua execução, é simples reconfigurar as páginas da ferramenta como fizer mais sentido. Eu aproveito bastante essa característica nos meus projetos — é muito comum eu começar alguma página nova no Notion apenas com textos — ou no máximo checklists — para apenas com o tempo chegar a uma formatação mais definitiva da página (com tabelas, imagens e vínculos para outras páginas).

É simples de colecionar diferentes tipos de informação: o comando mais básico do Notion é a "/" (inclusive, a mensagem "digite '/' para comandos" aparece o tempo todo para não nos deixar esquecer

Ao digitar '/', surge um menu deslizável com dezenas de opções de formatação de texto, incorporação de mídias (vídeos, arquivos, links) e integração com outras ferramentas (Google Drive, One Drive, Drop Box, Miro, Jira, Slack, Zoom…)

Com o Notion, é possível colecionar, em uma mesma página, conteúdos de diferentes naturezas, como áudios, vídeos, textos e imagens. Ele permite, ainda, incorporar conteúdos ou sites inteiros para dentro de suas páginas. Essa capacidade de agregar mídias em um mesmo local facilita muito o processo de curadoria de conhecimento.

É multiplataforma e tem extensões que turbinam seu uso: o Notion funciona muito bem no computador, celular ou tablet. Possui, ainda, uma extensão para o Google Chrome que permite facilmente salvar um conteúdo da internet no local que você quiser do Notion (pode ser uma página ou uma base de dados).

Janela da extensão Notion web clipper

As bases de dados são muito poderosas: o Notion tem 2 características fundamentais para compreender seu funcionamento — as páginas personalizáveis e as bases de dados — sendo que essas últimas confere poderes muito especiais ao sistema.

De forma bem simples, uma base de dados do Notion é uma tabela com campos cujos tipos podem ser configurados, filtrados e pesquisados. Essa característica permite, por exemplo, que você crie uma tabela infinita para colecionar diferentes tipos de mídias em uma determinada curadoria, e depois filtre essa tabela, ou altere a forma de visualizá-la (é possível visualizar uma base de dados como lista, tabela, quadro, mural, calendário… é incrível!).

Visualizações de uma base de dados — Notion Guide

Cada base de dados que você cria no Notion pode receber um nome único. Isso permite que você replique visualizações de uma mesma base em páginas diferentes. E permite também que, ao usar a extensão do Chrome você salve um conteúdo dentro de uma base de dados (o campo de pesquisa da extensão mostra tanto páginas quanto bases).

Existe inclusive um método de gestão do conhecimento bastante difundido entre usuários avançados do Notion chamado "segundo cérebro", e que se baseia no uso das bases de dados do Notion para criar grandes repositórios de informações que você pode armazenar de forma estruturada e resgatar com facilidade. O Alex Bretas — um dos produtores de conteúdo mais consistentes que conheço — publicou recentemente este texto contanto como ele criou o seu segundo cérebro.

É fácil de compartilhar seus conteúdos como sites da internet: Toda página que você cria no Notion pode ser publicada na internet como um site, sem necessitar qualquer conhecimento de código.

Para publicar uma página que você criou, basta clicar em [Share] no canto superior direito da página, e depois habilitar as opções do menu:

Habilitando uma página do Notion para publicação na web

Existem serviços e integrações que lapidam recursos (analytics, layout) do Notion: Conforme o sistema se difundiu pelo mundo, um ecossistema de integrações e soluções foi criado para aprimorar a utilização da ferramenta. Atualmente, o Notion se integra com os principais aplicativos de gestão e produtividade. Para usuários mais avançados, e possível criar integrações ainda mais complexas com a sua API.

Algumas das integrações possíveis com o Notion

Existem ainda serviços satélites que oferecem funcionalidades não nativas, como estatísticas de visitas em uma página (notionlytics) e layouts personalizados para usos mais profissionais (super.so)

É possível convidar pessoas para colaborarem sem pagar por isso: a versão gratuita do Notion permite apenas que uma conta usuária faça a gestão do espaço de trabalho. Mas é possível convidar pessoas de forma ilimitada para contribuírem (inclusive com poder de edição) em páginas específicas.

Para fazer isso, basta clicar em [Share] no canto superior direito da página, e inserir o e-mail de quem você está convidando para colaborar. Não é preciso que a página esteja pública para que uma pessoa que você convidou colabore. E você pode editar as permissões de colaboração individualmente:

Adicionando pessoas para colaborarem com a página

Desde 2022 venho vivenciando exemplos do quão poderosas podem ser curadorias de conhecimento feitas por comunidades. Essa definitivamente é uma funcionalidade que torna o Notion especial como ferramenta para pessoas curadoras.

É estável — e com armazenamento ilimitado de mídias: Eu uso o Notion de forma mais intensa desde 2019. Nesse período, o sistema já passou por diversos ajustes e evoluções. Mas eu nunca presenciei qualquer instabilidade que prejudicasse minha experiência de uso.

Já presenciei muitas ferramentas que surgiram ilimitadas (o próprio GMail nasceu prometendo uso ilimitado para sempre), e depois precisaram mudar a forma de operar. Até a data em que esse texto foi publicado, o Notion não coloca qualquer limitação de uso (em termos de número de páginas criadas ou volume de conteúdos salvos) para quem não paga. É provável que isso não dure para sempre, mas enquanto for assim, vale aproveitar.

Ao longo das minhas práticas de curadoria de conhecimento, percebi que um método de execução no Notion foi naturalmente surgindo. Eu transformei esse método em um template — que nada mais é que a página já pré configurada para uso em aplicações de curadoria de conhecimento. Junto com o template escrevi também um passo a passo mostrando como ativá-lo e utilizá-lo. Você pode acessar o template aqui.