İnsan kaynakları bir şirketin çalışan profilini belirleyen, işe alım süreçlerini yürüten, seçilen adayların şirkete adapte olmasını sağlayan, çalışan memnuniyetini ölçen, kısaca personelin performansından ve veriminden sorumlu departman olarak tanımlanabilir.
İş dünyasının teknolojiden en uzak kalmış kolu olan İK departmanında pazarlama veya satış kadar fazla olmasa da dijitalleşme başladı. Yapay zeka ile; işe alım-çıkarımlar, performans değerlendirmeleri, eğitimler ve oryantasyon süreçleri, kariyer yönetimi ve koçluk gibi İK işleri eski geleneksel yöntemlere göre, hem mali açıdan hem de zaman açısından çok daha verimli bir şekilde yönetiliyor. Peki ama nasıl?
Yapay Zeka ile İşe Alım Süreçleri
İşe alım günümüzde şirketlerin en çok zorlandığı konulardan birisi. Pek çok başvuru içinden pozisyona en uygun kişiyi bulmak, markanın başarısını sürdürebilmesi için önemli yapı taşlarından bir tanesi. Ayrıca pozisyona oturmayan, işe uygun olmayan kişiyi almak da fazlaca maliyetli.
Dijitalleşme başlamadan önce şirketler işe alım sürecinde adeta başvurular tarafından boğuluyorlardı. Her başvurunun tek tek incelenmesi, seçilen adaylarla tekrar mülakat derken bir pozisyonu doldurmak dört ayı bulabiliyordu. Kariyer.net ve Linkedin gibi online iş başvuru siteleri kurulduktan sonra özellikle büyük markalar bu konuda ancak bir miktar rahatladılar.
Yapay zeka işe alım sürecine ilk olarak filtreler ile adım attı. Basit filtreleme algoritmaları sayesinde adaylar saniyeler içerisinde belirlenen kriterlere göre (mezun olunan okul, iş ve sektör tecrübesi, yurt dışı deneyimi vb.) ayrılarak eskisi gibi bir ton başvuruyu tek tek el ile inceleme dönemi de sona ermiş oldu.
Filtreleme sistemlerinin belki de en ileri seviyesi, Restless Bandit firmasının oluşturduğu Talent Rediscovery (yeniden yetenek keşfi) algoritmaları. Reckless Bandit ileri derecede filtreleme algoritmaları kullanarak şirketlere en uygun adayı sunmayı hedefleyen bir firma. Filtreleme algoritmalarının yardımıyla, şirketlerin mevcut pozisyonları ile eşleşen öz geçmişleri bulmak için bir şirketin başvuru izleme sistemini sürekli olarak takip ediyor. Daha sonra iş sahibine bulduğu potansiyel adayla iletişime geçmesi için e-posta gönderiyor. Bunların yanında adayların sosyal medya hesaplarındaki bilgilerden yola çıkarak, başvuru inceleme sistemini de sürekli güncel tutuyor. Son olarak, adaylara otomatik olarak e-postalar göndererek, hatta adayların Facebook sayfalarına reklam ekleyerek başvuruları sürekli teşvik ediyor.
Buraya kadar aslında yapay zekanın aslında pek de oyuna dahil olmadığını söyleyebiliriz.
Her ne kadar Restless Bandit firmasının algoritmaları ileri düzeyde olsa da, filtreleme algoritmaları içinde bulunduğumuz teknoloji çağın için çok ileri bir seviye sayılmaz. Yapay zekanın asıl nimetleri mülakat aşamasında karşımıza çıkmaya başlıyor. Yapay zeka algoritmaları tarafından oluşturulmuş chatbotlar artık mülakatlarda kullanılmaya başlandı. Chatbotu tanımlamak gerekirse, kişiyle genellikle belirli bir senaryo üzerinden iletişim kuran, sorular soran ve aldığı cevaplara göre konuşmayı sürdüren bir yazılım parçası diyebiliriz. Aslında bir nevi gelişmemiş sanal asistan da denebilir.
İş görüşmeleri için tasarlanan bu chatbotlardan bir tanesi de Mya. San Francisco temelli bir start-up firması olan Mya Systems tarafından oluşturulmuş Mya, işe başvuran adaylarla online bir sohbet başlatıyor ve adayların istenilen seviyede olup olmadığını ölçen ufak bir sohbet gerçekleştiriyor. Konuşma bittikten sonra ise başvuru izleme sistemine adayla ilgili bir puan kartı ve transkript gönderiyor. Eğer bir aday Mya’yı etkilemeyi başardıysa, Mya bu sefer bir insan ile mülakat ayarlıyor ve insan kaynakları personelini bilgilendiriyor. Mya Systems, Fortune 500 listesinde yer alan pek çok büyük şirketin ve en büyük 5 işe alım ajansından 3’ünün Mya’yı kullandığını açıkladı. Mya’dan yararlanan markaların da işe alım sürecinde zamandan %70 tasarruf ettiğini ekledi. Ayrıca Mya türünün tek örneği de değil. HiringSolved firmasının oluşturduğu RAI de iş görüşmelerinde kullanılıyor. Bunların yanında JobPal, MyAlly, Debra gibi farklı farklı chatbolar da mevcut.
Chatbotların yanı sıra yapay zekanın getirdiği başka bir yenilik ise video mülakat uygulaması. Utah merkezli bir start-up olan HireVue bu hizmeti veren firmalardan bir tanesi. HireVue işe en uygun adayı bulabilmek için mülakatı video kaydına alıp mülakat bittikten sonra, adayların mülakat sırasındaki jestlerini, mimiklerini, ses tonlarındaki değişimlerini ve mikro ifadelerini yapay zeka algoritmaları ile analiz ediyor.
Mesela adayın mülakat sırasında belirli bir konuda yalan söyleyip söylemediğini, kişinin göz bebeklerinin büyüyüp küçülmesinden ya da o anda yaptığı bir hareketten yola çıkarak tespit edebiliyor. Aynı zamanda bu gibi analizlerle, mülakatlarda oluşabilecek ön yargılardan da kurtulmayı hedefliyor. Son beş dönemde 93 milyon dolar yatırım alan HireVue kendi bölgesinde bulunan 3 start-up’ı da bünyesine kattı. Vodafone, Nike, Intel ve Deloitte gibi dünya devi markalarla iş yapmakta olan HireVue, Unilever ile de 2016 senesinden beri beraber çalışıyor.
Pymetrics ve HireVue ile 2016 yılından beri işe alım süreçlerinde beraber çalışan Unilever, bugüne kadar 250.000 başvuruyu yapay zeka teknolojileri ile değerlendirdi. Öncelikle Kuzey Amerika’da bu uygulamayı başlatan Unilever, daha sonrasında 68 ülkede 15 farklı dilde bu teknolojiden yararlandı. Adayların 20 dakika içerisinde 12 adet nöro bilim temelli oyuna sokulmasıyla başlayan eleme süreci, oyunu geçen adaylar pozisyonu alacak kişide istenilen kriterlere dayanan yapay zeka tarafından hazırlanmış bir mülakata girmesiyle devam ediyor. Dijitalleşme sayesinde önceki işe alımlara göre iki kat fazla başvuru alan Unilever, işe alım sürecini de dört aydan dört haftaya düşürdü ve bu sayede 50.000 saat tasarruf edildiğini açıkladı.
İnsan kaynakları denildiğinde ilk ve en fazla akla durum işe alım olsa da, İK’nın görevleri sadece bununla sınırlı değil. Yapay zeka teknolojilerinden de sadece işe alım sürecinde değil, İK’nın diğer sorumluluk alanlarında da yararlanılıyor. Bu alanları inceleyerek devam edelim.
Yapay Zeka ile Oryantasyon Süreçleri
Pozisyona en uygun ve en yetenekli kişiyi almak belki de insan kaynaklarının en öncelikli işi, fakat iş bununla sınırlı değil. Her yeni çalışanın şirketin işleyişiyle ilgili bilgilendirilmesi gerek. Yeni işe başlayan pek çok kişinin aklında ‘her çeyrekte ne kadar zam alınıyor?’ veya ‘izin kullanım prosedürü nedir?’ gibi, firmada işlerin nasıl yürüdüğüyle ilgili soruları bulunur.
Bu soruları cevaplamak, çalışanı firmaya adapte etmek de insan kaynaklarının görevi. Tabi sadece işe yeni alınan personellerin soruları değil aynı zamanda değişen şirket politikalarını çalışanlara duyurmak ve personelin bu yeni kurallara uyum sağlamasını sağlamak da yine İnsan Kaynakları’nın görevi.
Yapay zeka uygulamaları ile, şirketteki her pozisyon için farklı oryantasyon programları oluşturulmaya başlandı. Bu sayede, işe yeni başlayanlar hem fuzuli bilgilerle dolmuyorlar hem de İK personeli boşa vakit kaybetmemiş oluyor. Buna benzer bir teknolojiyi Ernst&Young danışmanlık şirketi kullanıyor. Dünya genelinde 250.000 çalışanı bulunan marka, işe yeni başlayanlar için bir ‘Onboarding Buddy’ adında bir mobil uygulama çıkardı. Mesela işteki ilk gününüz ve masanızda bilgisayarınızın olmadığını gördünüz. Uygulamayı açıp, yapay zeka ile programlanmış chatbota ‘laptopumu almak için kiminle görüşmeliyim?’ diye sorabilirsiniz. Uygulama size sadece kiminle görüşmeniz gerektiğini söylemekle yetinmiyor. Onun dahili numarasını, e-mail adresini, fotoğrafını hatta ona nasıl ulaşacağınızı gösteren bir şirket içi harita bile gönderiyor.
Bu gibi uygulamalar sayesinde işe yeni başlayan çalışanın kolayca adapte olması sağlanırken, zamandan da yüksek seviyelerde tasarruf sağlanıyor.
Peki çalışanı işe aldık ve şirkete uyumunu sağladık. Bir sonraki adım ne?
Yapay Zeka İle Eğitimler ve Performans Değerlendirmeleri
Çalışanların iş yerindeki performansı ve bu performansın nasıl arttırılabileceği İnsan Kaynakları’nın sorumluluk alanlarından bir diğeri. Her çalışandan olabildiği kadar fazla verim alabilmek ve çalışanlara verimi artırmak için eğitimler verilmesi markalar için oldukça önemli. Yapılan performans değerlendirmeleri sayesinde çalışanlar hangi alanlarda eksik olduklarını görebiliyor, ayrıca verilen eğitimlerle de bu eksikliklerin giderilmesi hedefleniyor.Teknoloji ile şirketler çalışanları hakkında daha önce hiç olmadığı kadar veriye sahipler.
Fakat burada önemli olan bu veriye sahip olmak değil, bu verinin nasıl kullanılabileceği.
Her çalışan birbirinden farklı alanlara daha yatkın olduğu gibi, zayıf olunan alanlarda çalışandan çalışana değişkenlik gösteriyor. Bu da her çalışanın, yöneltilmesi gereken alanın ve gidermesi gereken zayıflıkların farklı olduğunu ortaya koyuyor.
Örneğin müşteriyle ilişkileri iyi olan fakat pazarlama alanında geri kalmış bir çalışanla, pazarlama alanında iyi fakat müşteri ile iletişimde sıkıntı yaşayan başka bir çalışana aynı eğitimi vermek yersiz olacaktır. Verilen eğitimin iki çalışana da pek bir faydası olmayacağı gibi, zamandan da kayıp yaşanacaktır. Verilen eğitimin yöntemi de fark yaratan etmenlerden bir diğeri. Kimi insan görsel olarak daha rahat öğrenirken, başka birisi işitsel öğrenmeye yatkın olabiliyor.
Yapay zeka algoritmaları ile her çalışanın performansı ayrı ayrı değerlendirilerek ihtiyaç duyulan eğitimler kişiselleştirilecek. Bu sayede her çalışanın eksik olduğu konu ayrı ayrı saptanacağı ve verilecek eğitimin de çalışana göre şekillendirileceği konuşuluyor. Ofisteki çalışanları toplantı odasına toplayıp herkese aynı eğitimi aynı yöntemlerle verme dönemi yavaş yavaş geride kalacak gibi.
Yukarıda bahsettiğimiz gelişmeler henüz tam anlamıyla yaşanmış olmasa da buna benzer hizmetler veriliyor. Bunlardan en popüleri geçtiğimiz sene Microsoft’un, kurumsal Office365 kullanıcıları için piyasaya sürdüğü Workplace Analytics adlı program. Çalışanların performanslarını ve verimlerini analiz etmek üzere yazılı bir algoritması bulunan Workplace Analytics, bunu personelin bilgisayar başındaki bütün aktivitelerini saniye saniye kayıt altına alarak yapıyor. Bunun yanında size kaynakları nasıl dağıtmanız gerektiği, çalışma alanı planlaması ya da ekip liderleri hakkında öneriler sunuyor.
Personel gelişiminde başka bir sayfa ise çalışanlara koçluk ve hocalık yapan chatbotlar. GiantOtter isimli start-up, şirketlere koçluk ve eğitmenlik hizmeti veren chatbot ‘Coach Otto’yu yarattı. Coach Otto üst düzey yetkililerin, koç olarak çalışanlarına yardımcı olmasına aracı oluyor. Yine aynı firma tarafından yaratılan başka bir chatbot ise Coach TopGun SellFun. Coach TopGun SellFun ise çalışanlara satışla ilgili anahtar bilgilerin eğitimini veren başka bir chatbot.
Her ne kadar şu an için İK’nın her alanında yapay zekadan tamamen yararlanıldığını söylemek güç olsa da, son birkaç sene içerisinde alınan yolu da göz ardı etmemek gerek. Ayrıca İK direktörleri de yapay zeka teknolojisinin yavaş yavaş kendi alanlarına girmesinden gayet memnun görünüyor. ServiceNow firmasının 350 üst düzey İK yöneticisi arasında yaptığı araştırmaya göre, yöneticiler istedikleri anda istedikleri bilgiye ulaşabildikleri için yapay zeka teknolojilerini çok yararlı buluyorlar. Bu sayede bürokratik süreci atlayarak zamandan tasarruf edildiğini düşünüyorlar. Yine aynı araştırmadan çıkan başka bir sonuç ise, yöneticilerin %92’si gelecekte personele verilen servislerin neredeyse tamamen yapay zeka üzerinden olacağını düşündüğü. Bir başka sonuç ise çalışanlarla iletişimin chatbotlar üzerinden olmasının bazı durumlarda aşırı rahatlık sağladığı.
Örneğin iş yerinde cinsel istismar üzerine yapılan bir anketi, İK görevlisi yaparken o an alabileceği cevaplardan dolayı kendini rahat hissedemezken, chatbot üzerinden aynı anketi gayet rahat bir şekilde yapabiliyormuş.
Bütün bu inovasyonların yanında, yapay zeka kendisiyle beraber bir takım ön yargıyı da beraberinde getiriyor. Çalışanların işlerini makinalara kaptıracağı korkusu bunların en başında. Ayrıca yeni teknolojilere adapte olamama da çalışanların bir diğer endişesi. Capital Group İK Başkan Yardımcısı Diana Wong’a göre ise çalışanlarda oluşan bu korku ve endişe yersiz. Wong’a göre insan kaynaklarında yapay zeka teknolojilerinin kullanımı ancak, çalışanları eğitimlerle yeni teknolojiler hakkında sürekli bilgilendirerek ve adapte ederek mümkün. Bu sayede hem çalışanlar yersiz endişelerinden arınmış olacaklar, hem de şirketin kullanacağı yeni teknolojilere uyum sağlayarak verimi düşürmeyecekler.
Yazının başında da söylediğimiz gibi, iş dünyasının teknolojik olarak en geride kalan kolu insan kaynakları. Yapay zeka teknolojileriyle artık işe alım ve çıkarmalar, oryantasyonlar, çalışan performans değerlendirmeleri, iş yeri memnuniyeti, terfi, prim ve promosyon gibi insan kaynaklarının sorumluluğu altındaki konularda gelişmeler yaşanıyor. Fakat bunların hepsi için, henüz başlangıç seviyesinde olunduğu da bir gerçek. Yapay zeka üzerine çalışmalar arttıkça, insan kaynakları alanında da ilerlemeler olmaya devam edecektir.
Yapay Zeka ve Makine Öğrenmesi ile ilgileniyorsanız hemen aşağıdaki formdan Haftalık Bültenimize abone olabilirsiniz.
Yazıyı beğendiyseniz de bizi Medium üzerinden takip edip desteğinizi gösterebilirsiniz.
