Roles: juega ajedrez en tu organización

“El peón es la causa más frecuente de la derrota”. (W. Steinitz).

Como en el ajedrez, en la organización lo primero que tenemos que saber es que cada quien tiene una posición y un papel que cumplir, de la forma en que los definamos y elijamos a las personas correctas, dependerá en gran medida el éxito de la organización.

En esta semana 12 del Canva de Identidad GROW vamos hablar de roles.

¿Qué son los roles?

Se refieren a las funciones específicas, responsabilidades y deberes que cada persona desempeña dentro de la estructura organizacional.

Si nos vamos a una estructura tradicional, por lo regular los roles formales de una organización se dividen en ciertos grupos:

• Roles Directivos o de Liderazgo: tienen la responsabilidad de tomar decisiones estratégicas y dirigir la organización hacia el logro de sus objetivos. Incluyen cargos como CEO (Director Ejecutivo), gerentes, directores de departamento, entre otros.
• Roles Operativos o de Ejecución: se encargan de llevar a cabo las tareas diarias y operativas de la organización. Incluyen puestos como empleados, técnicos, operarios, entre otros.
• Roles de Apoyo o de Staff: proporcionan apoyo y asistencia a los roles operativos y directivos. Incluyen áreas como recursos humanos, finanzas, marketing, TI (tecnologías de la información), entre otros.
• Roles de Coordinación: se encargan de coordinar y gestionar la interacción entre diferentes departamentos o equipos dentro de la organización. Incluyen puestos como coordinadores de proyectos, jefes de equipo, entre otros.
• Roles de Asesoramiento o Consultoría: proporcionan consejo, orientación y expertise en áreas específicas para ayudar a la organización a tomar decisiones informadas. Incluyen puestos como asesores externos, consultores, entre otros.

Si hablamos desde un punto de vista de estructura formal, esta clasificación puede ayudarte, sin embargo, recordemos que las organizaciones también fluyen a partir de estructuras informales…

¿Quieres conocer más sobre este punto? Date una vuelta a mi blog: “Sin Estructura no Hay Cultura”.

¿Cuál es la importancia de definir los roles en la organización?

La reina, el rey, la torre, el caballo, los peones… Antes de definir a los jugadores tenemos que definir el tablero y las funciones, de lo contrario tendremos a un grupo de personas que no saben qué hacer ni a dónde ir.

Definir adecuadamente los roles en una organización es fundamental por varias razones, las cuales tienen un impacto directo en el funcionamiento, la productividad y el éxito de la empresa.

1. Claridad en las responsabilidades: cada miembro de la organización sabe exactamente cuáles son sus responsabilidades y deberes. Esto evita confusiones, redundancias y conflictos relacionados con quién es responsable de qué tarea.
2. Optimización de los recursos: Al asignar roles específicos, se puede aprovechar de mejor manera el talento y las habilidades de cada individuo, lo que permite una asignación eficiente de los recursos humanos y materiales de la organización.
3. Mejora en la comunicación: la comunicación interna se vuelve más fluida y efectiva, ya que cada persona sabe a quién dirigirse para obtener información, resolver problemas o tomar decisiones.
4. Facilita la toma de decisiones: Con roles claros es más fácil tomar decisiones, ya que se sabe quién tiene la autoridad y la responsabilidad para tomar decisiones en áreas específicas.
5. Fomenta el desarrollo profesional: Al tener roles definidos, los empleados pueden identificar claramente las oportunidades de crecimiento y desarrollo dentro de la organización, lo que puede aumentar la satisfacción laboral y la retención de talento.
6. Reducción de conflictos: La definición clara de roles ayuda a reducir los conflictos internos relacionados con las responsabilidades, las expectativas y los límites de autoridad dentro de la organización.
7. Facilita la planificación estratégica: Con roles definidos, es más fácil desarrollar y ejecutar planes estratégicos, ya que se puede identificar con claridad quién será responsable de cada tarea y cómo se llevarán a cabo las diferentes iniciativas.

¿Cómo descubro mis roles?

Es común que las organizaciones definan roles genéricos y llenan los puestos a través de procesos que por ende, también son genéricos.

Para reclutar a personas valiosas, es importante que creemos roles que realmente agreguen valor a nuestra organización y sus particularidades. ¿Qué preguntas me debo hacer entonces para crear roles alineados a mi realidad?

Objetivos y Metas

• ¿Qué se espera lograr a corto, medio y largo plazo?
• ¿Qué roles son fundamentales para alcanzar estos objetivos?

Estructura

• ¿Cuántos departamentos o áreas funcionales existen?
• ¿Qué roles existen actualmente y cómo se interrelacionan entre sí?

Responsabilidades

• ¿Qué tareas se realizan en cada área?
• ¿Qué habilidades y conocimientos son necesarios para desempeñar esas tareas?

Valores

• ¿Qué tipo de comportamientos y actitudes se valoran en la organización?
• ¿Cómo pueden reflejarse estos valores en los roles definidos?

Habilidades

• ¿Qué habilidades técnicas, interpersonales y de liderazgo se requieren?
• ¿Cómo se pueden desarrollar y mejorar estas habilidades dentro de la organización?

Remuneración

• ¿Cómo se va a compensar y recompensar a los empleados por sus roles y responsabilidades?
• ¿Qué beneficios y incentivos se ofrecerán para motivar y retener el talento?

Autonomía

• ¿Qué roles tendrán la autoridad para tomar decisiones y en qué áreas?
• ¿Cómo se establecerán los límites de autoridad y responsabilidad?

Medición

• ¿Qué indicadores y métricas se utilizarán para evaluar el desempeño?
• ¿Cómo se proporcionará retroalimentación y apoyo para mejorar el rendimiento?

Evolución

• ¿Cómo se pueden modificar y adaptar los roles según las necesidades cambiantes de la organización?
• ¿Qué procesos y procedimientos se establecerán para actualizar y revisar regularmente los roles?

Espero que esta serie de preguntas te ayuden para definir tus roles y ahora que tienes las sillas, debes elegir a las personas que se van a sentar en ellas pero para eso, nos vemos en el siguiente artículo con el que cerraremos el apartado de organización: Identidades Personales.

Keep Growing,

Daniela Blank.