Sin estructura no hay cultura

En el último artículo cerramos la hilera de narrativas con el tema de nomenclatura… Hoy abrimos un apartado vital para tu evolución como empresa: el de organización y para abrirlo hoy estaremos reflexionando sobre la estructura.

La importancia de la estructura en la organización

La estructura en la cultura de una organización es fundamental por varias razones importantes:

• Claridad de roles y responsabilidades: Una estructura organizativa bien definida ayuda a establecer roles y responsabilidades claras para cada miembro del equipo. Esto evita confusiones, conflictos y duplicaciones de esfuerzos, permitiendo que cada persona sepa qué se espera de ella y cómo encaja en el conjunto.
• Eficiencia operativa: Una estructura organizativa eficaz permite una distribución eficiente de recursos humanos y materiales. Esto significa que los procesos pueden ser más fluidos y ágiles, lo que lleva a una mayor eficiencia operativa y ahorro de tiempo y recursos.
• Comunicación efectiva: Una estructura organizativa bien diseñada facilita la comunicación tanto vertical como horizontalmente en la organización. Los canales de comunicación claros y abiertos promueven el intercambio de información, ideas y retroalimentación de manera efectiva, lo que contribuye a un ambiente de trabajo colaborativo y productivo.
• Adaptabilidad y Flexibilidad: Si bien la estructura proporciona un marco organizativo, también debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a los cambios internos y externos. Una estructura adaptable permite a la organización responder de manera efectiva a nuevas oportunidades, desafíos y condiciones del mercado, manteniendo así su relevancia y competitividad.
• Cultura Coherente: La estructura de una organización influye en su cultura organizativa. Una estructura que fomente la colaboración, la innovación y el crecimiento personal tendrá un impacto positivo en la cultura de la organización, promoviendo valores compartidos y comportamientos deseables entre los miembros del equipo.

Creo que todos estamos de acuerdo en que toda organización requiere estructura, sin embargo, la estructura tiene más de una cara, más de una manera de entenderse…

Estructura formal

¿A qué me refiero con la estructura formal? Podría resumirlo con la palabra organigrama, se trata de la estructura oficial, jerárquica y estática que se encuentra documentada y forma parte del día a día operativo de la organización.

Esta clase de estructura aunque ancestral en el mundo corporativo, aún cumple con funciones importantes dentro la formación de la cultura.

Un organigrama proporciona una representación visual de la estructura jerárquica y funcional de la organización. Esto ayuda a los empleados a comprender la distribución de autoridad, responsabilidades y relaciones dentro de la empresa, lo que contribuye a una mayor transparencia y claridad en la cultura organizativa.

Al mostrar la cadena de mando y las relaciones entre los diferentes departamentos y funciones, un organigrama ayuda a establecer roles y responsabilidades claras para cada empleado. Esto evita confusiones y conflictos sobre quién es responsable de qué tarea, lo que fomenta un ambiente de trabajo más ordenado y eficiente.

Un organigrama bien definido también facilita la comunicación dentro de la organización al establecer canales claros de comunicación y líneas de reporte. Los empleados pueden identificar rápidamente a quién deben dirigirse para obtener información, tomar decisiones o resolver problemas, lo que promueve una comunicación más efectiva y eficiente.

Finalmente, al visualizar la estructura de la organización y las posibles trayectorias profesionales, un organigrama puede motivar a los empleados a buscar oportunidades de desarrollo y progreso dentro de la empresa. Esto puede contribuir a una cultura organizativa que valora el crecimiento personal y profesional de sus miembros.

Estructura informal

Es cierto que los organigramas cumplen una función en las empresas, sin embargo, existen estructuras (igual de importantes) que no están cinceladas en un documento, que se mueven de acuerdo al factor humano, a los rituales, hábitos e historias de la empresa…

A fin de descubrir estas estructuras dentro de tu organización debes aprender a escuchar a tus equipos, son muchas las variables que puedes encontrar en tu organigrama si aprendes a observar… ¿Ejemplos?

1. Personas con antigüedad: las personas que conocen a fondo los procesos se convierten en guías para los demás miembros, esta capacidad de enseñar los dota de una mayor jerarquía de la podrían tener dentro de un organigrama.
2. Personas con acceso a la información: por la naturaleza de su trabajo, las personas que están puestos de recepción, seguridad o intendencia (por dar algunos ejemplos) tienen acceso a un gran panorama de la organización, conviven con todas las personas sin importar su departamento, esto hace que tengan una visión más completa e integral y los convierte en agentes importantes dentro de la estructura informal.
3. Personas influenciadoras: por su carisma, por su personalidad, por sus habilidades sociales o por sus habilidades blandas, existen personas que se vuelven líderes sin título. Son gente con capacidad de motivación que no necesariamente tienen puestos directivos dentro de la estructura oficial.
4. Personas que facilitan: independientemente de las jerarquías que existan en el organigrama, existen personas que simplifican el flujo operativo, detonadores(as) de procesos, facilitadores(as) de recursos, liberadores(as) de trabas, solucionadores(as) de problemas… Esta capacidad dentro de la cadena de suministro hace que ciertos miembros del equipo se vuelvan más importantes de lo que dice su título dentro del organigrama.

Lo mejor de dos mundos

¿Cómo puedo combinar mi estructura formal e informal para fortalecer mi cultura? Para darte un consejo bien estructurado me gustaría hacer referencia al libro Tracción de Gino Wickman, en algún punto de la lectura Wickman nos habla de cómo crear organigramas eficaces a través de un principio:

“Las personas correctas en los asientos correctos”.

¿Pero cómo alcanzo este objetivo? Aquí te dejo unos pasos que te pueden ayudar:

1. Entender qué roles realmente necesita tu organización y definirlos de forma puntual (nombre, propósito y actividades específicas). Las personas correctas deben tener claridad sobre su trabajo y lo que se espera de ellas.
2. Las personas correctas deben cumplir con tres requisitos: deben querer el puesto (que tengan una motivación intrísnseca), que entiendan el rol (que conozcan cuáles son las implicaciones de sus responsabilidades) y que tengan la habilidad de llevarlo a cabo (habilidades técnica y soft skills).
3. Tu organigrama/estructura debe reflejar lo que valoras en tu organización. Las personas correctas deben tener y ejecutar los valores globales y particulares de tu organización.

¿Tú conoces las estructuras informales de tu organización? ¿Qué haces para aprovecharlas?

Si quieres platicar más sobre el tema no dude en escribirme a: daniela@culturagrow.work

Keep Growing,

Daniela Blank.