Excel 大補帖
【Excel 基礎】公式×熱鍵操作看這 👀
效率工作術，帶你打一套組合拳👊
當你的工作充斥固定且繁瑣的流程時，你是否曾想過透過某些實用技巧來提高作業效率呢？如果你在使用 Excel 上經常鍵盤、滑鼠切換到手軟，那麼你很需要這篇！
讀完這篇文章，你將認識⋯⋯
- 套用填滿、重複上一動的 3 套加速神器
- 聚合函數（Aggregate Functions）的 7 種應用情境
- 處理資料儲存格必須知道的 9 組強大函數
文末附上實戰應用題，讓你學得會也用得來！
本文目錄
1. 快捷操作｜Windows / MacOS 都適用
2. 報表處理｜數字統計看這最齊全
3. 資料查找｜用函數提升工作效率
4. 練習範例｜學完基礎，馬上實習
5. 延伸閱讀快捷操作｜Windows / MacOS 都適用
▍強化效率 👊 從此滑鼠不再點到心態炸裂！
接獲 Excel 報表處理任務的你，好不容易把 VLOOKUP 函數通通寫好寫滿，卻發現無法連點兩下儲存格右下角進行一次套用填滿⋯⋯抗拒滑鼠下拉到天荒地老的你，這時應該怎麼辦？
別緊張，這時你需要「向下套用填滿」的快捷鍵⋯⋯
► 向下套用填滿
- Windows：CTRL + D
- Mac OS：COMMAND + D
只要先將需要套用填滿函數的所有欄位選取起來後，使用向下套用填滿，秒拉函數從此不求人！
同理，當我們遇到橫向發展的表格時，可以善用「向右套用填滿」⋯⋯
► 向右套用填滿
- Windows：CTRL + R
- Mac OS：COMMAND + R
未來碰到表格落落長，就可以馬上想到好用的套用填滿，幫助快速完善試算表。
面對臨時追加的資料行或列，你可能會乖乖地右鍵插入新的一行或是新的一列⋯⋯碰到一口氣需要插入超過 10、20 甚至 30+ 的行、列數，我們可以怎麼解決？
如果碰到重複且單一的操作時，你可以嘗試「重複上一個動作」：
► 重複上一個動作
- Windows：CTRL + Y
- Mac OS：COMMAND + Y
特別記得，Excel 會以「向左插入一行」、「向上插入一列」的方式運作，因此當我們需要在 B、C 行之間新增行數時，需要先將 C 行整行選取後再使用快捷鍵，才能確保步驟正確不出錯。
同樣來說，我們想在第 2、3 列之間新增列數時，應先選取第 3 列整列後再操作快捷鍵。
✨ 小結：3 套快捷鍵，減去枯燥乏味的工作流程
報表處理｜數字統計看這最齊全
▍強化計算 👊 Excel 加減用，都好用！
會議上主管想立刻看到訂單報表的訂單總量、總金額、平均訂單成交價、最大 / 小訂單價格⋯⋯零零總總的統計資訊時，除了讓 Excel 右下角偷打 Pass 外，你還可以事前用聚合函數整理好資訊。
- 加總
=SUM(儲存格 1, [儲存格 2]…)
可以把範圍內的資料（數字）全部加起來 - 計數
=COUNT(儲存格 1, [儲存格 2]…)
計算範圍內共有幾筆資料 - 平均
=AVERAGE(儲存格 1, [儲存格 2]…)
可以想成加總除以計數，代表範圍內資料的平均值 - 最大值
=MAX(儲存格 1, [儲存格 2]…)
找出範圍內資料（數字）最大者 - 最小值
=MIN(儲存格 1, [儲存格 2]…)
找出範圍內資料（數字）最小者 - 中位數
=MEDIAN(儲存格 1, [儲存格 2]…)
範圍資料內的中間數字；有一半的資料會分別大於、小於中位數 - 眾數
=MODE(儲存格 1, [儲存格 2]…)
找出範圍內資料出現次數最多者
聰明的你發現了嗎？上方條列 7 種應用函數都需要放入儲存格才能計算結果，因此我們未來只要搭配儲存格範圍（如：A1:A100 代表 A 行的第一列至第一百列全部的儲存格）就可以輕鬆得到期望的數值。
另外，聚合函數還可以做到「跨行」、「跨列」的計算。例如我需要加總 A 行和 C 行的資料，這時可以輸入「=SUM(A2:A54, C2:C54)」即可達成跨行範圍的加總。
✨ 小結：7 種應用情境，想看什麼數據？自己來最快
資料查找｜用函數提升工作效率
▍強化處理 👊 資料內容、格式我還你原形！
Excel 無法辨識正確資料格式一直是許多人處理資料時心中最痛的一塊肉，並且如何從字串分割、擷取、合併、取代需要的內容也是常見問題；甚至碰到字元空白都會讓後續處理資料判別時一個頭兩個大。這時你該這樣做⋯⋯
► 變換數值型態
=TEXT(需要套用格式的值, 文字格式代碼)
比較常用的三組文字格式代碼包含：
- 純文字
=TEXT(儲存格, “0”)
通常發生在資料庫下載的 csv 檔案身上，Excel 無法辨識部分資料欄位的格式，導致我們操作判斷、參照類型的函數時發生錯誤。因此需要先將資料純文字以確保格式不會跑掉。
- 日期時間
=TEXT(儲存格, “YYYY-MM-DD HH:MM:SS”)
複製、僅貼上值後經常會看到日期時間變成一串數字如「44488」，透過 “YYYY-MM-DD HH:MM:SS” 這串格式代碼，可以輕鬆轉換成日期時間格式。
至於為何不建議使用 “YYYY/MM/DD HH:MM:SS” 呢？請參考國際標準化組織針對「日期時間」資訊交換所制定的 ISO8601；簡而言之，這套日期時間的溝通模式非常清楚，統一格式同時也能減去日後資料處理上的錯誤率。
- 星期
=TEXT(儲存格, “DDDD”)
部分業務需求有希望看到交易發生當下的星期，這時就可以運用 TEXT 函數達到目的。
其餘有貨幣格式、百分比、科學符號等代碼，你可以延伸參考 微軟提供的 TEXT 函數說明。
► 擷取字串 3 + 1
- 從左擷取
=LEFT(字串, [擷取左邊共 ___ 個字元]) - 從右擷取
=RIGHT(字串, [擷取右邊共 ___ 個字元]) - 從中間擷取
=MID(字串, 起始位置, 擷取共 ___ 個字元) - 計算字串長度
=LEN(字串)
舉例來說，我們希望從地址「10617 台北市 大安區 羅斯福路四段 1 號」萃取出三種資訊：
- 郵遞區號：10617
- 縣市名稱：台北市
- 其餘地址資訊：大安區 羅斯福路四段 1 號
這個情境下可以分別透過從左、從中間、從右擷取的函數完成。
郵遞區號基本上是地址前 3 或 5 碼，因此我們從左邊擷取 3 或 5 個字元長度即可，如下所示：
=LEFT(“10617 台北市 大安區 羅斯福路四段 1 號”, 5)
台澎金馬的縣市名稱目前都是三個字元，再加上台北市的「台」字位處字串的第 7 個位置（記得把空白算進去），於是我們可以寫成下方函數：
=MID(“10617 台北市 大安區 羅斯福路四段 1 號”, 7, 3)
利用 RIGHT 函數，從右邊開始計算「還有多少字」即可擷取其餘地址；換言之，「10617 台北市 大安區 羅斯福路 四段 1 號」共有 25 個字元，其中郵遞區號和縣市名稱佔 10 個字元，因此我們只需要從右邊算過來 10 個字元。
=RIGHT(“10617 台北市 大安區 羅斯福路四段 1 號”, LEN(“10617 台北市 大安區 羅斯福路四段 1 號”) - 10)
► 找到你，取代你
- 精準查找
=FIND(搜尋字串, 搜尋對象, [起始位置]) - 指定取代
=REPLACE(原字串, 起始位置, 共 ___ 個字元, 新字串)
比方說出貨單上的 MacBook Air 需要全部修正為 MacBook Pro 時，可以先用 FIND 確認品項是否為 Air 後，再用 REPLACE 將 Air 取代為 Pro，以下為簡易示範：
=REPLACE(“MacBook Air”, FIND(“Air”, “MacBook Air”), 3, “Pro”)
請注意，當 FIND 找不到我們想搜尋的「Air」時，將會跳出「#VALUE!」錯誤，這時便可以把錯誤篩選出來後，運用向右套用填滿或複製貼上的方式，把品項回填。
► 資料與資料的連結
=CONCATENATE(字串 1, [字串 2], …)
除了用「&」可以連接儲存格的資料外，藉由 CONCATENATE 可以達成相同效果。例如我們希望把擷取出來的「10617 台北市 大安區 羅斯福路四段 1 號」拼湊成一個完整的地址時，可以輸入：
=CONCATENATE(“10617”, “ 台北市”, “ 大安區”, “ 羅斯福路四段”, “ 1 號”)
► 去除前後空白或換行字符
=TRIM(字串)
只要字串前後有多餘的空白或換行字符，不管是「 National Taiwan University」、「National Taiwan University 」還是「 National Taiwan University 」，交給 Trim 準沒錯！
=TRIM(“ National Taiwan University ”)
✨ 小結：9 組必知函數，組合搭配打造你的強大 Excel 硬實力
練習範例｜學完基礎，馬上實習
▍強化實力 👊 先別多說，我真的需要題庫那個酷東西！
學完一套 Excel 基本組合拳，搭配上場演練才能真正釐清自己是不是理解函數的操作方式！
你可以直接點進筆者準備的 Excel 練習題（永久保存於 Google 雲端硬碟：https://drive.google.com/drive/folders/1kZjkHjJxXNvzBhbZORPHGD0fbCXS0POU?usp=sharing），15 - 30 分鐘答題協助檢核今天的學習成效！
做完題目別忘記回來檢查參考答案；若對題目設計有更多好奇可以透過 damien.cl.yu@gmail.com 聯繫筆者。期待你會從這系列的文章得到滿滿收穫！
✨ 小結：熟能生巧須鍛煉！趕快搭配題目練習，拉近你與 Excel 的距離
延伸閱讀
最後，再次感謝你願意與筆者共同走過一次 Excel 學習，除了閱讀和實際操作，也建議多和朋友或同事討論或利用網路資源找到能夠協助解決問題的方法。
