【職場心得】第一份工作的三個學習點 — (1/3) 溝通能力的重要性

第一份工作後，職場上的三個 Key takeaways

2022 年 2 月時，正式離開了畢業後的第一家公司。這 1 年 8 個月的時間，對很多人來說都不是很長的時間，對我自己來說也是意料之外的職涯轉換時機點。公司內還有太多機會、專案能去嘗試，雖然在這時間點結束了第一段職涯旅程，但想要透過這篇文章，好好記錄我這段時間的 3 個 Key takeaways：

看完你會瞭解到，以下 3 個 Key takeaways

1. 除了專業能力外，溝通表達能力是向上升的關鍵點 — 論溝通表達能力的重要性（本篇）
2. 如何讓主管放心把重要專案交給你全權執行，且如何定期跟主管同步 — 論向上管理的重要性（第二篇: click here）
3. 好的主管要能為團隊設立目標、瞭解團隊以進行團隊分工、並且有辦法給予精準反饋 — 具體的領導能力包含哪些面向（第三篇: click here）

溝通表達能力是每個公司中各個層級裡，我認為最容易訓練起來，但也是最重要的軟實力。因此可以說是 CP 值最高的能力

市面上有太多書籍在教大家如何訓練溝通表達能力，像是金字塔原理、電梯簡報、STAR 架構等內容，這些內容都是非常經典且不斷改良進化的版本，因此這些理論對職場溝通、邏輯表達絕對是非常有幫助的！但我想強調一個重要，也很容易被忽略的一件事情，永遠要記得你溝通的對象是誰、他在意的是什麼？

這件事情看似老生常談，但在上段工作經驗中，有機會能夠直接對到台灣辦公室總經理，甚至是看全球業務的資深總監，讓我更加深地瞭解到「瞭解你的聽眾是誰，根據這個來準備內容」是有多麼重要的一件事情。

知道聽眾是誰後、他在意的點是什麼時，在溝通上就可以用最少的資訊讓他瞭解事情的全貌。這件事情不管是在日週報、季度成效會議、email、文字訊息中都適用。以下是自己曾經用過，如何瞭解主管在意的點的方式：

• 開會前先讓主管看過會議內容，他 (可能) 會先提出來他可能的疑問，能聚焦在那些內容上：在一次審核預算的會議中，我先將完整內容及預估邏輯寄給主管，而會議前主管也提前提了 3 個問題希望得到回覆。因此在會議中，我只花 5–10 分鐘的時間簡單摘要內容，更重要的是把時間用在回覆主管的 3 個問題，並且討論有沒有任何想要瞭解及確認的內容。
• 記得主管每次提點的事情是什麼，以及瞭解他背後的目的是什麼：有一次主管交代我事情後，我立馬動手跳下去做，做完的結果沒有達到主管期待，原因在於「我沒有再次確認他想要的內容是什麼。」在那次之後，我更加瞭解到，每次要做一個新的專案前，更重要的是要知道目的為何、預期的成果是什麼、有沒有預期的呈現方式，了解透徹後我才會開始動手執行。

在能瞭解聽眾的想法之後，溝通表達上就可以變得更為順利。其他小技巧像是金字塔架構、先講結論後講論述、抓大放小都是常常練習後就能優化的內容。最重要的是先瞭解對方想知道什麼，在安排內容上時就可以反覆雕琢，以最少的文字量達到溝通的目的。

其他推薦閱讀書籍：

1. 金字塔原理：管顧業力推的邏輯思維能力書籍。不僅是在溝通表達上，思考邏輯上也會有相當程度地提升
2. PREP 四步原則 / STAR 架構：在小紅書上看到的原則，其實就是簡化版的金字塔原理，如果懶得看金字塔原理，可以直接瞭解如何應用 PREP，跟 STAR 架構類似。我自身偏向加上一個 T 變成 START 架構，多的一個 T 是 Takeaway。
3. BCG 問題解決力 — Ch.7：JT 老師的著作，裡面完整包含了一堂管理顧問專案課程的內容，第七章完整介紹作為諮詢顧問應該如何溝通表達，內容非常精簡好讀，大推！

如果對你有些幫助，請不吝給予我個掌聲，或是繼續看另外兩篇內容，跟大家分享我這 20 個月的職場小白瞭解的向上管理及領導是什麼：

1. 如何讓主管放心把重要專案交給你全權執行，且如何定期跟主管同步 — 論向上管理的重要性（第二篇: click here）
2. 好的主管要能為團隊設立目標、瞭解團隊以進行團隊分工、並且有辦法給予精準反饋 — 具體的領導能力包含哪些面向（第三篇: click here）