學生如何利用雲端工具增進活動效率與和諧|從迎新宿營出發

Bang Rich 新生團隊合作探索營(迎新宿營) 全體工作人員暨學員大合照

為什麼你要看這篇文章?

我們都在辦活動,辦宿營,那要如何更優化它?
如何使用雲端工具替團隊加分?
如何替自己創造所謂附加價值?

此篇重點

談談迎新宿營
可以使用的雲端工具
所謂的附加價值

談談迎新宿營

我是我們學校 107屆也是第一次舉辦校外迎新宿營的總召,各個大專院校都會舉辦宿營,只要你是滿腔熱血是一個活動咖,相信你對迎新宿營四個字不陌生,只是你要如何把它辦好,那就是考驗主辦方的統籌能力了!
我們學校將這個活動命名為「新生團隊合作探索營」,也意味著我們的任務不僅僅是迎新,不僅僅是宿營,更是要讓新生發揮團隊合作的營隊。成為他們在大學拓展人脈的加速器

我們的營歌(李玉璽-我們青春)

我們的回顧(盧廣仲-幾分之幾)

我該參加迎新宿營嗎?

身為大二、三學長姐是否要參加籌備還是身為大一新生是否要報名?我個人認為是見仁見智,有時候換位思考,試著去了解各階層面臨到的是不同壓力以及不同挑戰。網路上有成千上萬種說法,大家不妨可以去 Google 、Dcard 、Youtube挖寶,但站在去年總召立場的我,我想先說如果你是個有熱情的活動咖,同時你也可以踏出舒適圈去嘗試不一樣的任務,請你好好享受在這個氛圍內。但要提醒的是,籌備間不僅僅是活動設計、大家將一起跑粗流、細流,幕後團隊還要去跑學校行政流程,在有限的預算控管去尋找適合的場地、品質有顧的遊覽車,結束後的銷帳,總會有一堆跑不完的行政流程。
所以如果你加入了,請你要堅持下去!
如果身旁的朋友有參與其中,別忘記請給他們一聲:「加油!」

可以使用的雲端工具

(先列出幾個雲端工具- Google系列LINEJANDIKahootAirtable等)

Google工具

雖然是家喻戶曉,但裡面存著一些隱藏功能,就讓我們來解鎖吧!

Google產品。來源: 李亨利

Google表單 導出至 試算表
「智慧型問卷」 (例如當問題輸入「學號」,會自動推薦 簡答 的選項。)
「善用段落」(例如簡介一個、基本資料一個,這樣整體版面也較乾淨。)
「根據答案前往 XX」(可以根據答題狀況,來改變表單出現的問題。)
「自動關閉」( 使用 FormLimiter時間到了、人數滿了自動關閉表單。)

Google表單-智慧型問卷,趕快試試看一些問題,讓他建議你適合的問題呈現方式

行事曆 Calender
「聚焦當下」(善用淡化功能,清楚知道自己當下的進度在哪裡。)
「善用提醒」(有別於一般建立活動,可用於單純提醒簡要事項。)
「時間有限」(可以開啟縮端開會時間,提醒自己時間寶貴要有效率。)
「串聯雲端」(於每項活動說明欄,可以備註相關敘述或雲端資源。)
「共編邀請」(邀請一同參與活動的夥伴加入,也會同步到他的行事曆。)

把過去的活動暗化 - 可以將過去的活動淡化來,聚焦當下

Goggle 雲端硬碟
「顏色區隔」 (顏色的標籤,可以快速的找到自己當下的進度在哪裡。)
「掌握進度」 (在共享權限下,可以知道夥伴是否有依照時間進度更新。)

透過顏色的分配,減短在茫茫大海中找資料的痛苦;透過任務追蹤,知道資料夾的活動進度為何!

再來就是即時溝通協作平台工具
在協作時,溝通一定是最瑣碎而且最大的時間成本,別讓一堆私人生活和朋友打擾的 LINE 和臉書,去消耗你的專注力。

JANDI

剛好在決定要辦這次迎新宿營的時候,聽到友人介紹一款雲端溝通工具稱之 JANDI他們營隊自己本身有在運作,且風評還不錯,我就透過網路搜尋相關資料, JANDI 與 LINE 分析比較 這篇打動了我,所以我也就開始試用這款軟體。是哪些秘辛吸引了我呢?讓我來分享我認為很重要的三點吧!

公事私事兩邊放:減少不必要的干擾,做事你會更有效率
在我們過往經驗我們通常都是使用線群組或是 Facebook的社團來管理一個團隊,它的優點就是即時且已習慣,但缺點就是太多雜訊,導致你在處理公務上會很沒效率,在處理私務又不是很起勁,而且有時候在與朋友私聊「轉傳」錯頻時,還會不小心誤傳到工作群組導致釀成笑話。

在社群網站或是通訊軟體,它的本質本來就不是用來工作,所以常常會無法專心於一件事情上

檔案永久儲存、訊息可回溯;檔案訊息皆可搜尋
使用 LINE當工具時,可以搜尋訊息,但在找檔案可能會遇到以下狀況
1.想破頭找不到檔案真正在地聊天室(私訊;群聊;群組都有可能)
2.想到位置了,但須要努力地往上找時間(努力地滑努力地往上滑)
3.終於找到檔案了,但檔案過期無法開啟(悲劇的時候來了QQ)

看完以上三步驟是不是心有戚戚焉呢? 後來發現竟然有檔案中心這功能(找到救星的感覺), 而且當你忘記檔案名稱還可以使用副檔名來搜尋哦!

重要的訊息不遺漏:@標記姓名、星號標記
針對臉書以及 LINE皆有@標記功能,但其偏向是短暫性的提醒,若你沒有即時處理,可能就會不小心被遺忘,而星號功能是團隊溝通中很好使用的工具,它也可以視為另外一種「待辦清單」,我認為重要的標記星號,當我完成該項任務或專案時,我會自然而然將星號去除。

JANDI(左)會有一個通知中心裡面會放入所有你被"@" Tag的訊息;LINE(右)僅只有提示一次隨後即消逝

只可惜去年的我們,沒有人教我們如何善用這項 JANDI生產力工具,只能「為了使用雲端而使用雲端」,導致到最後階段 JANDI變成形同只是在歸檔存資料。(就如同下方一年前的使用狀況),但一年後我們還是嘗試使用 JANDI,但這次嘗試走以一專案一議題的路線,讓參與者更能了解當遇到問題時,可以去找到對應資料的地方。

在議題的欄位也不是那麼精準的寫出它的重要性(一年前)
一年後,我們再次使用JANDI,這次在議題的設計更為精準,讓每一個使用者可以一目了然的按照議題名稱來進行溝通討論

同場加映 -即時反饋系統,讓活動熱絡起來!

KAHOOT

它正是一款即時反饋的平台,除了先設計好的腦筋急轉彎,讓人會看了答案會噗哧一笑的,更搭配令人心跳加速的時間倒數與背景音樂,讓回答問題變得跟遊戲一樣。最大的特色是系統會在每一個回合提供回饋,包括得分、排名與答對人數等。趕快去蒐集各種蠢到歪頭想破頭腦的問題當破冰開場吧!
總之它操作簡單,易上手,只要輸入每一場的 PIN,就可以加入參與囉!

這是去年迎新宿營我們在開場破冰的狀況,印象中答錯綠最高的問題是:紅綠燈有幾個燈? 答:2個( 紅燈+綠燈)

同場最後加映 - 資料庫(專案管理)- Airtable
Google試算表功能較簡易,資料量一大就陷入卷軸海,它缺少比對功能;最終你還是要下載成 Excel來做分析 (那不就缺少本來雲端工具的便利性了 ?)

Airtable

算是我後期才接觸的工具( Airtable),為什麼我會拉到最後才提及呢?因為它真的是壓箱寶,真的是一個我認為超神最有智慧的資料庫,首先是它的設計邏輯跟Google表單剛好相反,它是從資料庫導入到問題,也就是說你可以先將資料部分輸入好,再把需要詢問意見的地方導回問卷即可(詳細功能說明使用之後應該會在獨立開一篇文章),只能說這個智慧型資料庫它能容納的有問卷、代辦清單、大型雲端儲存格、行事曆等等整合再一起,不再像之前一樣需要在 A地抓完資料又要到 B網站去上傳,所以好好善加利用工具,真的可以幫你們有效率的節省時間哦!

左上:索引式分類/左下:問卷/中上:名片式分類/中下:類似 Trello任務追蹤/右上:代辦清單/右下:行事曆(以上都可以整合在同資料庫)

所謂的附加價值

附加價值,就是各企業透過生產或製造而創造之價值。白話來說就是你本來做的事情,另外往上加所獲得的資源,而在迎新宿營這個專案性質的任務活動,我認為不但可以獲取實際的技能書,還可以獲得無形的加成技能!

尋找附加 價值圖:知乎

有哪些式實際的技能書呢?(給正在籌備的你一些筆記好好充實自己)

社群行銷(線上):小編日常設計粉專貼文,後台粉專回覆數據分析
表單數據(線上):善用 Google工具,當收到表單回覆能迅速數據分析
修圖剪輯(線下):運用 PS / AI修圖,PR /威導剪片甚至是 AE編輯來特效
行政方面(線下):撰寫企劃,上簽呈跑公文,記帳收支隨時掌握狀況
攝影拍照(線下):透過專案或是活動來增加自己的作品集或是素材

其實社團中有活動、有公關、有總務、有小編
放大來看,何嘗不是公司中的專案管理師、公關、財會、行銷呢?

又有哪些是隱藏我們不到的加成技能呢?(潛移默化下的提升自己)

人脈存摺:
一個活動或是一個專案,你一定會接觸到不同領域的夥伴,好好利用機會去認識一下,拓展自己的生活圈吧!而且往往你不僅僅只有認識團隊內的工作夥伴,你還會認識到來參與活動的受眾(學員),你更有機會認識校外廠商了解在業界他們都怎麼處理事情的。

察言觀色:
上面提及到透過活動妳可拓展自己人脈,但你更會看清人性?怎麼說,你可以在合作的過程中,看到平時不會發現的事情,更能看到平時沒觀察到的。你會知道誰適合共事,誰適合以後繼續合作….(即使活動一結束,之後還是可能會有很多報告XD),但是這同時也會消耗你很大的正能量以及友情指數,不過越早認清,同樣的也吃虧越少喔!

溝通技巧:
一個團隊中,有領導別人,也有被領導,領導職學會領導統御,分配任務,而基層組員則是學會服從,接收任務並去執行它!只是要記得溝通是雙向的,可別當成一言堂,整個團隊變成獨裁國哇!

徵才招募:
一個公司的人資部門,最重要的就是公告工作說明書以及規範,迎新或是各專案一定都會面臨到找組員,至於要怎麼樣找到合適的組員?合適的工作內容那就真的是要多去了解一個人,了解它的 SWOT,不然真的可能是,也許他不是是雷隊友,只是他不適合這份工作。

檢討交接:
經歷過半年多時間的摧殘(?),相信你們就會體悟什麼是 Teamwork,什麼東西這次沒做好下次可以更好,但前提是要先認清、承認問題是出在哪裡?俗話說:「前人種樹,後人乘涼」透過一次一次的檢討會,一定更能知道哪樣優化環節,並善用雲端工具整理好,就可以將你們的精神還有五花八門的文件檔案,傳承給學弟妹。

挑戰極限,人是無限可能,不踏出舒適圈,你永遠不知道自己有多少潛力!

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不只書本上的知識,更喜歡嘗試不同可能;熱愛交流分享,網羅不同領域的新知。對雲端生產力工具有極大探索心,喜歡將它導入生活及工作中|Email to:evan.hsu0910@gmail.com|Linkedln:https://www.linkedin.com/in/evan-0910/

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許嘉文 (Evan Hsu)

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