JANDI 與 LINE 分析比較:為什麼不建議公司用 企業即時通訊 協作?

工作模式的進程?通訊軟體與 企業即時通訊 的差異? LINE 的工作風險?

工作或團隊協作還在用 LINE?你值得更好的工具與服務。

ff為什麼你要看這篇文章?(知識點)

  • 資訊量越來越大,出現了通訊軟體與社群軟體,改變了我們的習慣
  • 未來工作模式的改變——資訊安全、檔案管理、分類討論
  • 「專注」的關鍵行動在於「降低干擾」

辦公、協作工作模式的進程與改變

2016 通訊軟體 —— LINE 在 2016 年三月時,全球的使用者超過了 10 億,隨著台灣對於 LINE 的使用越來越習慣,大家對內的溝通漸漸不用 Email、Skype,而原本是用來聯繫朋友、個人生活圈的即時通訊的方式,也漸漸地滲入了工作之中。

2017 社群軟體—— Facebook、臉書社團,去年的時候,臉書社群大軍突起,越來越多公司發現 LINE 的群組不堪使用,訊息過亂無法分類,檔案會過期無法讀取,因此搭配著社群經營的風潮,加上極低的使用者門檻(大家天天都會上臉書),所以選擇開設了臉書社團來經營團隊內部、管理檔案與討論。

2018 企業即時通訊 ——雲端服務。然而,當使用時間一久、訊息檔案量增多時,或者每個企業與團隊的需求隨著業務量、員工數量增多時,無論是通訊軟體,還是社群軟體的服務變得不敷使用,原因很簡單:

因為它們本來就不是設計來解決工作上的需求。

釣魚拿釣竿、砍樹請用斧頭 —— 不是拳頭。

隨著科技進步、資訊量越來越大,使用者對於「特定情境下使用特定軟體工具」的需求大幅增加。而 LINE 、 WeChat 等通訊軟體受限於原本的一般大眾的通訊市場,無法去做更細緻化的功能去滿足工作者的特定需求。(不然產品就變成四不像了,什麼都有也是很可怕的。)

這也正是為什麼 JANDI 出現的原因。 JANDI 是為了滿足企業內部溝通和協作需求,而打造出專屬企業即時通訊。


同樣都是朋友,有什麼不同?

簡單來說,我們有很多種朋友,有的能陪我們嬉笑怒罵,帶給我們生活娛樂的朋友是 ——LINE;然而,會帶著我們提升工作效能,讓我們工作更快樂的夥伴是——JANDI。

這回事也真的就跟朋友關係一樣,基本上我們很難遇到一位朋友能滿足我們所有的需求,如果要硬逼著他,反而弄糟了自己的情緒與關係。工具的使用也是,如果讓公領域與私生活混雜在一塊,明明該放鬆的時刻,卻被嚴肅的任務澆熄歡樂;明明該有目標的投入,卻被一些朋友的邀約給干擾。

在這資訊超量的時代,在適合的時候,選用合適的工具,才能重新掌握生活與工作的動態平衡。接著,讓我們從一張圖表來看看,在「工作協作」層面上的需求,JANDI 與 LINE 的比較吧:

JANDI (企業即時通訊)與 LINE (通訊軟體) 比較表

JANDI 與 LINE 的深度分析比較

看完了上述針對工作協作的需求表格,接下來讓我把一些常被企業用戶提及的功能挑出來,進行深度分析比較,分別是:

  • 檔案與訊息的保存與回溯、資安與廣告
  • 針對檔案討論、進階搜尋
  • 任務指派

檔案永久儲存、資安與廣告、訊息回溯

JANDI 利用搜索和篩選功能進行檔案搜尋

相較之下, LINE 在搜尋上有明顯的落差。檔案僅能進行傳送,沒有雲端儲存的服務,甚至超過一定時間的訊息與檔案將會被自動刪除。對於企業與工作使用者來說,沒有儲存、備份的功能,幾乎等於沒有資訊安全上的基本保障。

另一方面在「資訊安全」上, JANDI 不僅選用世界級的 Amazon Web Services (AWS) 作為資料儲存中心,除了資訊的絕對保密,保障資料永遠不遺失之外,也少了資訊外洩造成的廣告干擾外,而且還能做更多 — — 訊息回溯

JANDI 將每個團隊中的的歷史訊息保留下來,即使是新進人員也可以輕鬆回溯訊息。由於許多企業用戶表示,當團隊有新成員的加入後,往往要花費許多時間重複地去說已經說過的事情、再傳送一次檔案,不只是資訊不對稱的問題,而是重複的動作極其浪費時間。


針對檔案討論、進階檔案搜尋

JANDI 可以針對檔案開啟討論串,讓討論更專注。

坦白說,如果以我個人來說,最無法接收的就是討論發散、找不到邏輯脈絡。例如在 LINE 上面,有位同事傳了一份企劃書檔案,希望聽聽大家的點子,但大家的訊息討論卻夾雜了其他話題,最後滑上滑下時,卻不知道大家到底討論到哪了……這才是令人最頭疼的。

因為基於私人通訊的設計,檔案上傳就只是「告知」、「分享」;然而,在企業協作工具上,檔案上傳的目的則是「討論」,也就是說如何讓討論集中檢視,使得討論的脈絡成形就變得十分關鍵。

另外,因為在工作協作上通常會有大量的檔案,如果純依靠關鍵字搜尋,可能還是有很多檔案符合條件,因此在 JANDI 上,還能夠依照「是誰上傳的」、「檔案類型」與「在哪個議題下」去做進階篩選,用幾秒鐘快速的找到檔案,而不是滑了幾分鐘,手機螢幕都燙了還找不到檔案。


任務指派、訊息與項目管理

JANDI 擁有任務指派與項目管理工具

雖然 Facebook Messenger 與 LINE 陸續都推出了「@提及」功能,但基本上是雞肋 — — 只是通知時會特別顯示、加亮。但根本沒有發揮這項功能的關鍵:「標記你,就是因為這條訊息跟你特別相關與重要」,因此,JANDI 在這部分特別設計了一個「提及區塊」,會自動搜集所有我們被「@提及標記」的訊息,讓我們每次在打開軟體時,第一眼就是去看提及區塊,看看自已有什麼重要的事情被指派,要立即處理了。

另外,除了「被動的提及區塊」,還有「主動的星號標記」

有些訊息雖然沒有標記我們,但我們認為非常重要與自己相關,或者是接下來的待辦事項,就可以透過星號的方式標記下來,只要再去「星號區塊」中,就能建立自己的精華區,或者待辦事項清單了!


分議題討論,一覽快速切換

運用 JANDI 分開工作與生活,提高工作效率

最後,回到主題,雖然辦公與協作工作模式的正在改變,不變的是生活的本質,以及工作的重要性,這不是魚與熊掌,只是時間的分配 — — 如何在合適的時候專注在適合的項目上。

然而,「專注」的關鍵行動在於「降低干擾」。

這也是為什麼我會建議大家開始試著將工作與私人生活分明,該認真投入時,保持衝勁;該放鬆時候,就好好耍個廢,看場電影美劇漫畫吧。

使用軟體工具就像看書一樣,要先去看看作者當時寫書的環境與背景,我們也要去了解該軟體設計的起因與目的。陪著我們嬉笑怒罵,帶給我們生活娛樂的朋友是 ——社群與通訊軟體 LINE、Facebook;然而,會帶著我們提升工作效能,讓我們工作更快樂的夥伴是 ——JANDI。

希望看到這邊的你,都能重新掌握生活與工作的平衡,
成為更好的自己,更快樂的工作。


▍延伸閱讀:為什麼你的團隊應該換掉 Email 與 LINE?
關於團隊溝通:Email 屬於外部溝通用,而通訊軟體則太多雜訊干擾,以及有資訊安全與檔案管理等問題。

謝謝,看到最後的你

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侯智薰,生產力工具人,每天都在研究更好的生產力方法,加入 JANDI 後更是無法自拔。
點此開始免費使用全亞洲領先的企業協作 — JANDI
JANDI 官方網站:http://jandi.com
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