Čo je to Smartsource a prečo sa vašej agentúre oplatí?
Pokiaľ chce agentúra dodať svojmu klientovi naprogramované idey svojich kreatívcov a dizajnérov, pri outsourcingu sa na konci dňa tento výsledok dostaví. Avšak ten proces nemusí každej agentúre vyhovovať.
Dodať kvalitný web je totiž komplexná záležitosť — od pochopenia predstáv klienta, analýzy súčasnej situácie, návrhu možného riešenia, špecifikovania všetkých technikálií, cez samotnú realizáciu projektu až po zabezpečenie servisu. A toto všetko treba absolvovať tak, aby klient bol súčasťou procesu a tak, aby sa projekt zbytočne nepredražoval resp. profit neznižoval.
Zabezpečiť toto všetko si vyžaduje úzku spoluprácu všetkých zainteresovaných špecialistov — obchoďáka, account manažéra, projektového manažéra, UX /dizajnéra a programátorov.
Pri klasickom outsourcingu toto nie je možné. Na projekte pracujú dva izolované tímy — tím na strane agentúry a tím na strane dodávateľa programovania. A je len otázkou času kedy nastane problém.
Z accounta sa stáva preposielač e-mailov
Scénar klasického outsourcingu je taký, že agentúra pracuje s klientom na jeho predstavách. Brief, debrief, návrh 1, feedback 1, návrh 2, feedback 2, … , návrh X, feedback X. A dodajú sa finálne podklady pre programátorov.
Tieto podklady sú vo forme briefu a finálneho dizajnu schváleného klientom, ktoré sa následne posúvajú programátorom. A tí začínajú programovať.
What could possibly go wrong?
Prvou vecou, kedy sa táto idylická predstava rozsype je brief. Toto zadanie totiž nie je písané pre programátorov. Nie že by mu programátori nerozumeli, ale chýbajú tam podstatné veci.
Príkladom môže byť obyčajný kontaktný formulár na webe. Jedna vec je opísanie funkcionality kontaktného formuláru a jeho výzor, druhá vec je technická stránka. Ako sa budú emaily vo formulári odosielať? Poskytne klient svoje SMTP údaje? Bude ich odosielať server bez SMTP a klient tak bude riskovať skončenie e-mailov v SPAMe? Má klient záujem o integráciu s e-mailovou službou Mailgun? Toto všetko sú prvé otázky, ktoré sa správny programátor spýta a ktoré určite nie sú zahrnuté v špecifikácii. A čo je horšie, týmito otázkami sa nikto nezaoberal. Account manažér agentúry sa to musí dodatočne spýtať klienta. A pýta sa ho to v nevhodnom čase. Agentúra tak ukazuje prvé náznaky neprofesionality, pretože od týchto otázok boli organizované úvodné debriefové stretnutia.
Ďalším problémom je, že sa tieto technické veci pýta account manažér s netechnickým pozadím. Krkolomne tak vysvetluje klientovi, čo je SMTP. A každá klientova otázka k SMTP končí u projektového manažéra programátorskej firmy. Z account manažéra sa tak stáva preposielač emailov a prostredník, medzi programátorskou firmou a klientom.
A toto je ďalší znak neprofesionality. Vec, ktorá sa mala riešiť s kľudom na začiatku sa rieši úplne neefektívne cez tri strany.
Takýchto otázok a nejasností je pri tvorbe webu kvantum. Má byť vyhľadávanie na webe fulltextové? Akú formu majú mať URL adresy pri viacjazyčných weboch? Bude sa na webe používať pagination alebo infinite loader? Ako budú hostované videá na webe? Má klient vypracované dokumenty k ochrane osobných údajov? Má klient k dispozícii vlastný SSL certifikát? To je len zlomok otázok, na ktoré potrebujú programátori odpoveď.
Získavať odpovede na tieto otázky preposielaním emailov cez netechnického account manažéra má za následok neskorší začiatok programovania a tým spojené neskoršie dodanie webu.
Veľkým problémom je aj rozpočet. Kreatívci a dizajnéri majú cit pre vizuál a komunikáciu, nemajú však cit pre peniaze. Často sa stáva, že sa vymýšľajú veci “málo muziky za veľa peňazí”. A tak nice-to-have funkcionalitka alebo vizuálne oživenie vie pohltiť 20% rozpočtu za programovanie.
Nefungujúci model
V takomto setupe sa dlhodobo fungovať nedá. Klient vidí, že proces nie je správne uchopený, končí platiaci za veci, ktoré keby mal kontext neplatil a častokrát dostáva svoj projekt dodaný po termíne. Account manažér v agentúre je frustrovaný, stráca prehľad, nevie odpovedať na klientove otázky, preposiela emaily, rozprávajú na ňho programátori rečou, ktorej nerozumie. Programátori nemajú kompletné zadanie, nevedia správne odhadnúť pracnosť, tlačí sa na nich kvôli nestíhaniu a musia robiť skratky, ktoré sa odrazia v kvalite.
Smartsourcing
Smartsourcing v porovnaní s klasickým outsourcom prináša 2 typy benefitov — odstraňuje pain a sprofesionálni agentúru, ktorá cez nás dodá službu. Tu sú hlavné benefity, ktoré sa týmto prístupom dajú získať:
Skoršie zapojenie do procesu
Smartsource spolupráca začína omnoho skôr ako dodaním výsledného briefu a dizajnu. Konkrétne začína už pri úvodných kick-off stretnutiach s klientom, ktorého sme účastní aj my so svojim projektovým manažérom a špecialistom (dizajnér, programátor). Vytvorenie zadania, dodanie wireframe a následne dizajnu je tak v úzkej spolupráci s našim štúdiom. Dozeráme nad výstupmi a elminujeme neskoršie zmeny v pôvodných plánoch.
Kompletný právny servis
Odbremeňujeme agentúru od starostí so zmluvami. To však neznamená, že spolupráca funguje na dobré slovo. Práve naopak. Pokiaľ agentúra trvá na tom, aby celý projekt bol zazmluvnený cez ňu, máme pripravené zmluvy, ktoré agentúra vie použiť priamo pre jej klientov. Všetky povinnosti agentúru ako sprostredkovateľa a všetky zmluvné pokuty, ktoré týmto vzťahom agentúra znáša voči jej klientovi sa automaticky jedna k jednej preklápajú na vzťah s nami. To znamená, že v konečnom dôsledku agentúra prenáša zodpovednosť a akékoľvek pokuty na nás.
Zmluvy o mlčanlivosti a zmluvy o neprebratí klienta sú taktiež štandardom.
Post Production Support
Dodanie webu je v porovnaní s dodaním vizuálu, brandu alebo marketingovej stratégie komplikovanejšie v tom, že nejde o jednorázový projekt, ktorý sa schváli, odovzda a ukončí. O web sa treba kontinuálne starať (viac v článku Akú životnosť má web stránka?), čo je aj hlavný dôvod, prečo agentúry nechcú riešiť in-house programovanie.
My ako odborníci na weby myslíme na túto skutočnosť a ponúkame pre klientov agentúr Post Production Support (PPS), čiže starostlivosť o web na mesačnej báze.
Réžia znížená na nulu
Keďže náš cieľ je poskytovať agentúram čo najviac “smooth” spoluprácu, procesne sme nastavení tak, že vieme naskočiť na akýkoľvek workflow agentúry. Agentúra sa nemusí tak procesne prispôsobovať nám, ale naopak. My naskočíme na agentúrny Project management tool (Asana, Trello, Basecamp, Jiru, …), na jej komunikačné platformy (Slack, Workplace, Signal, …) a jej dátové úložiská (Google Drive, Dropbox, OneDrive, …).
Whitelabel
Pokiaľ z akéhokoľvek dôvodu chce agentúra všetku komunikáciu a výstupy držať v jej brande, vieme poskytnúť naše služby ako Whitelabel (nepriznaná subdodávka). Všetky dokumenty ako cenové ponuky, informačnú architektúru, špecifikáciu, odovzdávací protokol, referencie, case study, či prezentácie vieme dodať v agentúrnej vizuálnej identite. Tatiež e-mailová komunikácia vie prebiehať pod e-mailovou doménou konkrétnej agentúry. Ojedinelé nie je ani používanie vašich vizitiek pri kick-off stretnutiach.
Business model Smartsourcingu
Keďže naša firma nemá žiadnych obchoďákov a ani nemíňa financie na marketing, tieto ušetrené výdavky dávame agentúram ako províziu za sprostredkovanie projektu. Výška provízie je individuálne nastavená s každou agentúrou a štandardne sa pohybuje na úrovni 10% z hodnoty projektu. Províziu tak neprenášame na klienta, ale odkrajujeme si z nášho koláča. Províziu vyplácame ihneď po podpise zmluvy (nie až po dokončení webu), prípadne na kvartálnej úrovni, ak je spolupráca častejšia. Do vyplácanej provízie vstupuje aj pravidelný fee za Post Production Support.
Win-Win-Win
Modelom Smartsourcingu funguje naša firma už tretí rok. V čase písania tohto článku (apríl 2020) sme cez Smartsoure realizovali dokopy 75 webov a našim partnerom na províziách zarobili cez 25 000 EUR (a ďalších 1 500 EUR ročne za pravidelný servis).
Viac ako dobré čísla ma ale teší to, že tieto spolupráce dlhodobo fungujú a že našim partnerom vieme konzistentne prinášať hodnotu. Win pre agentúru, jej klientov a v konečnom dôsledku aj pre nás.
V prípade, že chcete vedieť aké výhody môže mať smartsource práve pre vašu agentúru, kontaktujte ma na feher@studiotem.com a rád sa s vami o tom porozprávam.
Referencie od našich partnerov
“V rámci optimalizácie agentúrnych zdrojov pravidelne využívame služby tretích strán. Pri návale projektov je smartsourcing ideálne riešenie. Našou prvou voľbou je STUDIO TEM. Pri spoluprácach s tretími stranami sú pre nás kľúčové štyri parametre — spoľahlivosť, kvalitná delivery, dodržanie deadlinov a hladká komunikácia. Toto Michal a jeho team doručujú pri každom projekte a my sme radi, že sa na nich môžme spoľahnúť.”
- Martin Vereš, Work&Hugs
“So Studio Tem máme iba pozitívne skúsenosti. Komunikujú promptne, k veci a bez bullshitu, projekty naceňujú transparentne a férovo. Nejde im o to, čím skôr odovzdať final, ale nájsť čo najefektívnejšie riešenie. Vieme sa na nich spoľahnúť bez ohľadu na veľkosť projektu.”
- Braňo Macko, Ponyhouse
“Ako grafické štúdio, ktoré sa venuje aj tvorbe webstránok sme vyskúšali viacero modelov, v ktorých by sme dokázali zabezpečiť našim klientom spolu s dizajnom aj programovacie služby. Držať si inhouse programátorov sa pre nás ukázalo ako finančne neefektívne a spolupráca s freelancermi má svoje špecifiká, ktoré sa odvíjajú prípad od prípadu — poväčšinou sme však boli odkázaní na to, kedy sa im uvoľní miesto v preplnenom diári. Výborným riešením sa ukázala spolupráca so Studio TEM. To dokázalo veľmi flexibilne reagovať na naše potreby, pričom sa nebálo ani kreatívnych zadaní, prichádzalo s vlastnými nápadmi a čo je najdôležitejšie — vždy vypracovalo technologicky funkčné a bezchybné riešenie. Vďaka tomu sa nám rozviazali ruky, a energiu, ktorú sme pôvodne venovali manažovaniu IT projektov teraz môžeme venovať dizajnu, ktorému rozumieme najlepšie.”
- Pavol Truben, Truben Studio
