【教學】Google 表單|回應資料太長?兩招幫你重新排序(上)

陳冠偉
Oct 19, 2020

--

為什麼想寫這篇?
因為當初需要這個功能時,網路上居然找不到相關的分享(也或許我關鍵字沒goo對),幸好後來自己解決了,就來分享一下囉。
我將在這篇與您分享:
在Google表單收集到的回應會以時間排序,以向下新增一列的方式堆疊,很多時候資料累積一多,若不用搜尋功能的話要再看到新的回應就要往底下拉很久,本篇將使用QUERY函數,讓原始資料的新回應可以呈現在新工作表的最上面(時間近至遠/回應新至舊)。

在業績回報工具用了好一段時間後,某天我自己點進去後台看看數據,才發現沃的老天鵝阿,已經累積了數千筆資料,我只是想看一筆最新回報的數據,卻得花上好大的工夫才能滑到GoogleSheets最下面的數值,而且資料隨著時間還會越來越"長"。

隨著資料量累積越多,要滑到最新的數據就要越久

想來那比我更常追數據的同仁豈不是浪費更多時間在上面?於是我開始尋找能讓回應出現在最上面的方法,但翻遍了Google表單的功能就是找不到轉置或是升降冪排序之類的功能,看來只能從Sheets下手了。

方法1:使用QUERY函數

▲圖一.原始資料(表單回應)

我模擬了一個表單回應,同學可以直接點連結進去直接看函數的設定。

從Google表單自動生成匯集回應的GoogleSheets預設以A欄(即時間戳記)按照回應時間新舊,新的回應會自動於有資料的最後一列向下再新增一列。

範例的表單回應結果為A→F

步驟1.新增一工作表(此範例命名為"降冪排列")

▲圖二.新增工作表

單擊畫面左下角的「+」號按鈕新增工作表

▲圖三.重新命名工作表

於新的工作表頁籤上按右鍵並選取「重新命名」,或雙擊後直接輸入欲更改的工作表名稱

步驟2.使用QUERY函數

QUERY函數的語法結構為:

QUERY(資料, 查詢, [標題])●資料 :要查詢的儲存格範圍。●查詢 :依照的QUERY語言,使用既定的查詢方法,進而找出對應的值。●標題:可忽略的選擇性的引數,若無輸入或輸入-1,函數將會自動判斷。

稍微翻譯成白話文就是...

QUERY(要找的範圍,怎麼個找法,[可略])

於工作表最左上角A1儲存格帶入QUERY函數,即:

A1=QUERY(‘表單回應 1’!A:H,”select * Order by A desc “)
這邊的「desc」即為降冪的descending

▼直接看範例,傳回的結果順序變為F→A,最新的回應跑到最上面了。

▲圖四.於工作表最左上角A1儲存格帶入QUERY函數

以上是降冪排列(Descending)的應用,即可以表單回應的時間戳記由新到舊排列,反之也可以使用升冪排列(Ascending)

A1=QUERY(‘表單回應 1’!A:H,”select * Order by A asc “)
▲圖五.也可以使用升冪排列

若要改為升冪排列就把函數後面的引數改為「asc」就可以了,只是套用在這個例子上就與原本表單回應預設的排序是一樣的了,若有時不想要直接參照原始回應的話,這樣也不失為是一種用法。

小提醒

  1. 在使用QUERY函數時須注意,我們在儲存格內輸入函數後,其傳回的值會以陣列方式呈現,即:查回來的東西會根據你所設定的範圍傳回結果,並自動填入對應範圍的儲存格。這時如果原本的儲存格有東西,就會顯示錯誤。
▲圖六.陣列展開失敗示意

2.如果查詢的範圍選的是整欄,例如範例的「A:B」(整個A欄到B欄),則傳回的值也會包含空白的儲存格的地方,如果不把查詢的範圍下方空白列刪除的話,尤其在使用升冪排列時,資料會都跑到最下面,因為空白值會呈現在最上面。

▲圖七.要注意查回來的空白值

以上就是方法1(另開新工作表,再搭配使用QUERY查詢)使表單回應倒置的效果啦,第一次打教學文,本來以為可以直接把兩個方法放在同一篇,沒想到截幾張圖而已,篇幅就變那麼長了,還是拆成兩篇好了,自己都覺得有點長,那就在下一篇再與您分享方法2囉,謝謝觀看:D

11/2更新:方法2出爐啦!《Google表單回應置頂_使用巨集》(請點我)

※本文經註明來源出處後,可自由轉貼分享※

--

--

陳冠偉

Excel | 表單 | 客製化設計 歡迎留言詢問