[科技業採購筆記] - 什麼樣的特質適合做採購?
沒想到2020的第一週立馬因為工作突然需要出差的關係沒辦法及時發文，看來該是要養成平時多累積存稿的習慣。
在採購筆記的前言中有提到，如果是對採購工作有興趣的朋友，最常出現問題就是『我適合做採購嗎?』、『做採購需要什麼樣的專業技能或是特質呢?』等和自身人格特質與技能組有關的問題。有鑑於此，此文會就自身的理解和對週遭同仁前輩們的觀察，透過這篇文章將採購的天賦該怎麼點分享給各位讀者。
作為組織中負責成本的主要單位，採購免不了整天和數字打交道，因此第一個共通的特質就是要對數字有敏感度。這句話在聽到的當下可能會覺得不夠清楚，『怎樣才能說是對數字敏感呢?』我認為，數字的敏感度包含但不限於以下兩個面相。
首先，必須對採購工作中重要的數字及其變化有概念。舉例來說，負責購買料件單價與近期價格趨勢、該料件一季的需求範圍、比價的廠商中誰的價格最有競爭力、最高價最低價又差多少百分比…等，都是需要牢記的數字。
另外，在和廠商與內部協力單位協商談判的時候，有能力使用量化的方式來敘述事實。譬如5%的良率提升或下降約略等於多少成本、原料漲價多少將導致成品價格上漲多少…等。我完全同意這些計算其實可以用Excel或是拿計算機起來算，但當隨口就能說出具體數字的時候，話語的說服力(或是給予廠商的壓力)將會是完全不同的層級。
另一個重要的特質是不排斥與人溝通。對外，採購要面對供應商，持續性降低成本的同時還要確保供給暢通是採購的主要任務，過程中無法避免透過電話甚至是面對面的協商談判。對內，採購通常需要服務事業體(Business Unit，BU)的採購需求，在組織中各司其職的狀態下，絕對會有各自立場相互衝突的時候。比如說：產品經理需要採購再去談降價，或是臨時要求供應商提前供料，甚至同時提出前述兩個要求；研發單位決定選報價比較高的供應商因其品質相對可靠，然後BU再來質問採購為什麼成本這麼高…等，類似的激烈討論，族繁不及備載，而這些都是採購工作的一部份。因此，你至少不能畏懼就事論事的激烈辯論，因為這就是組織內採購單位的日常。
第三個重要的特質是邏輯清楚。前面提過成本和供給是採購的主要任務，而在這個瞬息萬變的真實世界，大多時候採購會面臨的質疑不是買太貴(高層『聽說』對手買價比我們便宜2塊美金)、買太多(產品銷售不如預期導致滿手庫存)就是買太少(品質問題或是臨時更換料件規格…等等)。面對各種質疑，採購會有做不完的模擬、開不完的會與解釋不完的原因。能夠說清楚前因後果並且提供擁有完善假設(assumption)的模擬，會讓你在面對各方冷箭的時候，有條不紊、氣定神閒地打他們的臉。
最後但也很重要的特質是要具備警覺度和聯想力。一般來說，採購最討厭聽到的詞彙就是『漲價』和『缺料』，這看似無關的兩個詞，其實存在著因果關係－突然出現的需求上漲將會讓料件短缺(供應商優先滿足重要的客戶，抑或生產數量短期就是趕不上需求變化)；料件短缺導致價格上漲，這是很單純的供需法則。
因此無論天災(地震、颱風、水災)還是人禍(戰爭、火災、跳電、金融風暴) ，採購相關單位都必須擁有足夠的警覺度(是否有關鍵零組件或其上游供應鏈在受災地區生產?) 以及聯想力 (競爭對手突然加單的原因是什麼?是否會排擠到供應商保證給你的出貨?) 我個人六年來的感想是，真的不要鐵齒。該提早拉貨就提早拉，該砍單就當第一個開槍的人，提前做出反應即使後面證實是虛驚一場，組織和你的損失也絕對比最後一個知道再來救火來得小非常非常多。
綜觀以上四個我認為較為關鍵的特質，會發現它們都是可以經由刻意訓練來加強的能力。不諱言，的確有偉人天生就對數字敏感之外，還能言善道邏輯完美同時具備洞察力，但透過後天的努力與經驗的累積，即使像我這樣的普通人都能夠慢慢地擁有這些特質。
以上就是今天的分享，希望幫助各位有志於採購工作的青年檢視自身可能還有哪些部份需要留意。文中若有未竟之處，也希望各位採購同仁與前輩能夠透過留言或是電子郵件的方式指教一二。我們下週日再會囉！
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