Entornos favorables para conseguir flow en las organizaciones
Cómo ser productivos en el camarote de los hermanos Marx
Recientemente vimos la importancia del flow en la productividad de las organizaciones. En agilidad más productividad no significa otra cosa que entregar más valor al usuario por el trabajo realizado. Pero ¿qué factores hacen que una organización sea más productiva?
La importancia del entorno laboral en la productividad
Entre 1984 y 1986 DeMarco y Lister llevaron a cabo los Coding Wars Games, un experimento en el que más de 600 programadores tenían que realizar una funcionalidad muy concreta en su lugar habitual de trabajo y emparejados con alguien de su oficina, pero trabajando por separado. El estudio mostró que no existía ninguna correlación del desempeño de cada persona con el lenguaje de programación elegido, ni con los años de experiencia, ni con el número de defectos, ni con el salario. Lo que sí fue relevante, fue con quien estaba emparejado cada uno aún trabajando por separado. Si estabas emparejado con alguien que lo hizo bien, casi seguro que lo hacías bien. Si tu pareja fallaba, era muy probable que tu tambien fallases. Lo único que tenían en común era la organización, un entorno similar y la misma cultura de empresa. Hay algo en el entorno y en la cultura de la empresa que hace que unas organizaciones sean mucho más productivas que otras.
“Mientras que el diferencial de productividad [de 10 a 1] entre personas es comprensible, existe también un diferencial de 10 a 1 entre las organizaciones”
— H. D. Mills, Software Productivity, 1981
Muchos hemos trabajado en oficinas en las que de 9 a 5 no se puede hacer nada, en las que hay que hay que esconderse en alguna sala “secreta”, esperar a que la mayoría de gente finalice su jornada o trabajar desde casa para hacer tu trabajo. O te pones unos buenos auriculares con cancelación de ruido o corres el riesgo de perder el foco porque alguien dice tu nombre, o pasa cerca de tí o te interrumpe por algo intrascendente como el olor del atún en aceite de alguien comiendo un bocadillo; risas en la sala de café cercana; un teléfono sonando cerca; la conversación de varias personas que se dirigen a la sala de reuniones de tu espalda. Y por si fuera poco en 15 minutos te toca una reunión. En definitiva, infinitas ocasiones en las que puedes perder el flow, que se multiplican si trabajas en una oficina abierta.
Las oficinas diáfanas
Las oficinas diáfanas se han extendido como la pólvora con la excusa de que facilitan la comunicación entre personas y son el ingrediente necesario para la inteligencia colectiva. Probablemente sean mejores que los cubículos de un par de metros cuadrados que alguno recordará, pero lo cierto es que el argumento tras los oficinas abiertas es únicamente de costes. Estudios recientes como el de Ethan S. Bernstein y Stephen Turban o el de Jungsoo Kim y Richard de Dear demuestran que las oficinas abiertas no tienen efectos positivos sobre la productividad y que incluso son contraproducentes. En el primer estudio comprobaron cómo los empleados tenían un 72% menos de interacciones cara a cara, los correos electrónicos crecieron en un 56% y los mensajes instantáneos un 67%. En un entorno de “transparencia total”, las personas siguen queriendo mantener su privacidad y no están dispuestas a hablar ciertas cosas delante de todos, por lo que buscan otros canales. Además, difícilmente puedes sentirte cómodo y seguro en un entorno en el que pueden ver lo que haces en cualquier momento. ¿Recuerdas el “Haz de la seguridad un prerrequisito” de Modern Agile?
“If you’re sitting in a sea of people, for instance, you might not only work hard to avoid distraction (by, for example, putting on big headphones) but — because you have an audience at all times — also feel pressure to look really busy.”
¿Cómo debería ser el entorno de un equipo de alto rendimiento?
El ruido en un espacio laboral es directamente proporcional a la densidad de personas. ¿Cuál es el espacio mínimo que necesita un trabajador del conocimiento? El arquitecto Gerard McCue con la ayuda de los managers de área de IBM propuso que el espacio necesario para el desempeño óptimo de los trabajadores debería tener:
- 10 metros cuadrados (100 pies cuadrados) de espacio dedicado para cada empleado
- 3 metros cuadrados (30 pies cuadrados) de superficie de trabajo por persona
- Protección contra el ruido en forma de oficinas cerradas o mediante particiones de 180 cm.
En JotForm los equipos multifuncionales de 5 o 6 personas tienen su propio espacio privado con puerta, pizarras, escritorios amplios, mesas de trabajo, zonas para el descanso y otras herramientas productivas. Tienen zonas comunes que comparten con otros equipos, así como salas multifuncionales de uso general, por ejemplo para reuniones que requiera la participación de más personas. En entornos como ese se minimizan las posibilidades de interrupciones y se maximiza el estado de flow, a la vez que ayuda a crear la identidad de equipo.
Probablemente esto no sea una opción para muchas de las empresas, pero es sólo porque la productividad real no se mide, en la mayoría de casos la única métrica existente son las horas en las que el trabajador está de cuerpo presente. Teniendo en cuenta que los costes del entorno de trabajo en la nómina de un trabajador están entre el 6% y el 16%; y si como hemos visto el entorno laboral y la cultura de empresa pueden multiplicar hasta por 10 la productividad, parece muy arriesgado no dedicar los recursos suficientes para garantizar espacios de trabajo adecuados donde las personas puedan desempeñar su trabajo de manera óptima.
Cada empresa, cada organización es un pequeño mundo, no existe una solución única cuando hablamos de personas. Empieza por medir, realiza experimentos para validar hipótesis y analiza los resultados. Por ejemplo, si tienes un equipo más o menos estable mide las horas de flow antes y después de cambiar el entorno de trabajo y observa si se produce alguna ganancia. Estos resultados te puede servir de argumento ante la gente de la pasta. Y si no, plantea otro experimento, igual un camarote os funciona.