Organizaciones con flow
Cómo las interrupciones mataron a la estrella de la radio
En el ya clásico libro Peopleware de 1987, Tom DeMarco y Timothy Lister aseguraban que los programadores, diseñadores y escritores (así como cualquier otro trabajador del conocimiento), eran realmente productivos cuando entraban en el estado que el profesor de sicología Mihaly Csikszentmihalyi definió como Flow, un estado mental en el que una persona que realiza una actividad queda completamente inmersa en un sentimiento de enfoque enérgico, plena involucración y disfrute. Todos hemos experimentado esta sensación caracterizada por estar completamente absortos, llegando a perder el sentido del tiempo y del espacio que nos rodea. Los propios autores pudieron comprobar que aquellos programadores en entornos de poco ruido, espacios amplios y pocas interrupciones eran 2.6 veces más productivos.
Cuesta mucho llegar a este nivel de abstracción, entre 15 y 25 minutos, pero cualquier interrupción, por pequeña que sea, puede sacarnos fácilmente de este estado y tener que emplear al menos otros 15 minutos en recuperarlo. Alguien que trata continuamente de entrar en flow y no lo consigue por las interrupciones, no va a ser una persona feliz.
Piensa un momento en tu entorno de trabajo, probablemente estés sentado frente a un escritorio en un espacio de apenas tres metros cuadrados, con varios compañeros a la vista, sin ningún tipo de separación física. Es muy probable que trabajes en un espacio abierto con varias decenas de personas, casi todas a la vista y generando ruido en el desempeño de sus tareas diarias. Habrá teléfonos cerca, algún manager siempre colgado del teléfono, salas de café o incluso de reuniones. En este entorno, ¿es posible conseguir una sóla hora de flow?
En la mayoría de organizaciones es todo un logro que una persona consiga dos o tres horas de flow. Lo cierto es que el concepto de flow no se tiene en cuenta a la hora de diseñar y organizar los espacios donde se ubicaran las personas y el uso que harán de los mismos. Ni siquiera lo tenemos en cuenta a nivel personal o en el día a día con nuestros equipos, las interrupciones forman parte de nuestro día a día y están asumidas dentro de la cultura de las empresas. Pero lo cierto es que cuestan mucho, mucho dinero. Si en el mejor de los casos podemos llegar a dos o tres horas de flow de un máximo de cinco (más allá la fatiga mental reduce sensiblemente la productividad), estaríamos desperdiciando al menos la mitad de nuestro tiempo productivo. Saca cuentas.
¿Podemos medir el flow?
Si es tán importante, ¿por qué no medimos el flow? De Marco y Lister proponen que, en vez de contabilizar las horas que estamos presentes, contabilizar las horas que las personas están en flow. Por ejemplo cada persona puede anotar cuántas horas de flow ha conseguido cada día, si es que ha conseguido alguna. Un resultado excelente sería que el tiempo de flow total de la organización se situase en torno al 40% del tiempo total. Pero no te preocupes si estás muy por debajo, lo importante es comenzar a medir e ir instalando la cultura del flow en la organización y, poco a poco introducir mejoras que aumenten el nivel general de flow.
¿Cómo podemos mejorar el flow?
Una vez que comencemos a medirlo podemos realizar acciones concretas y ver el impacto de las mismas. Podemos distinguir tres ámbitos de actuación:
- El entorno de trabajo por cómo afecta el espacio y la organización del mismo para conseguir tiempo suficiente de flow.
- Los procesos y rituales entre personas pueden ser barreras o facilitadores para entrar en flow.
- A nivel personal qué podemos hacer para llegar a un estado de flow y cómo no impedir que otros lo consigan.
En definitiva si la organización, nuestros compañeros y nosotros mismos hemos asimilado la cultura del flow y de la no interrupción en el desempeño diario y forma parte de la cultura de la empresa.
En las siguientes entregas veremos acciones concretas para mejorar el flow en cada uno de estos ámbitos.