지금까지 몇 달 동안 퍼스널 칸반으로 Trello를 사용하면서 여러가지 경험을 했습니다. 작업을 관리하는 나름의 기준이 생기는 등 계속해서 발전했고, 아직 한계를 느끼며 이런저런 훈련과 시도를 하고 있습니다. 이번 글에선 지금까지 퍼스널 칸반을 사용하면서 경험한 내용들을 공유하려고 합니다. 주의할 사항은 모든 건 시간이 필요하다는 것입니다. 아무리 좋은 도구, 방법을 알고있더라도 일정 시간 이상 훈련하지 않는다면, 거창한 목표만 머릿속에 있고 마치 이룬듯한 감정만 생기는 것 같습니다.
이 글이 퍼스널 칸반을 도입하거나 시도할 때 시행착오를 줄이는 데 도움이 되면 좋겠습니다.
퍼스널 칸반
우리는 보통 칸반 보드를 팀단위로 활용합니다. 그리고 실제로 칸반 보드를 제공하는 많은 앱은 팀에서 활용할 수 있도록 개발되어있습니다. 그렇다고해서 칸반 보드를 팀단위로 사용해야만 하는 것은 아닙니다. 칸반 보드는 작업을 관리하는 시각 도구 입니다. 그렇기 때문에 당연하지만 개인도 활용할 수 있습니다.
전 칸반을 작업을 관리하기 위해 사용했습니다. Todo 앱 같은 할 일 관리는 작업 관리에 큰 도움이 되지 않았습니다. 할 일, 완료로 구분되는 단순한 작업 흐름은 작업 카드에 많은 부가설명을 추가하도록 요구했습니다. 반면 칸반은 이런 한계점을 극복하고 다양한 방법으로 작업을 관리할 수 있도록 했습니다. 몇 달 동안 퍼스널 칸반을 사용하면서 느낀 강력한 장점을 몇 가지 소개하겠습니다.
개인화된 작업 흐름
칸반을 활용해 작업을 관리하면서 가장 강력한 점을 꼽으라면 단연 작업 흐름 관리 입니다. 굳이 경험하지 않아도 되지만, 작업은 할 일(Todo)과 완료(Complete)로 나뉘지 않습니다. 할 일은 수 일 내에 진행해야만 하는 작업일 수도 있고 언젠지 모르겠지만 하면 좋을만한 일도 있습니다. 그리고 작업은 진행중일 수 있습니다. 또한 진행중이지만 방해를 받아 잠시 중단했는지, 다른 작업이 선행되고 진행해야 해서 중단했는지 구분할 수도 있습니다. 완료된 작업도 단순 완료 외에도 중단 됐는지 다른 작업을 통해 완료됐는지 등으로 구분할 수 있습니다.
이런 기준은 작업의 성격, 업무 환경, 개인 성격 등에 따라 다양합니다. 칸반 보드는 이런 다양한 기준을 컬럼을 통해 관리할 수 있도록 합니다.
시각화
칸반은 작업 흐름의 전반을 시각적으로 볼 수 있도록 합니다. 현재 쌓여있는 작업의 양이 어떻게 되는지, 진행 중인 작업엔 뭐가 있는지, 오늘 또는 한 주 동안 완료한 작업은 몇 개 인지 등을 검색이나 살펴보지 않아도 시각적으로 파악할 수 있습니다.
당기기
칸반을 활용하면 당기는 시스템(pull system)을 활용할 수 있습니다. 지금 다른 작업을 할 여유가 되는지 효과적으로 파악할 수 있습니다. 구체적인 내용은 ‘진행중’ 컬럼을 설명하는 곳에서 다룹니다.
Trello와 함께한 시간 그리고 퍼스널 칸반 경험
정확히 기억은 나지 않지만 약 반년 넘게 Trello를 사용했고 회사와 개인 작업을 Trello를 활용해 관리했습니다. Trello를 Premium으로 사용하면서 어떤 기능을 어떻게 사용했는지, 그리고 칸반을 사용했을 때 장점에 대해 나눠보려고 합니다.
컬럼 (작업 흐름)
전 상황에 맞게 작업 흐름을 관리하려고 시도했습니다. 각 컬럼의 이름과 역할을 살펴보겠습니다.
백로그:
백로그는 장작더미 입니다. 백로그는 지금 당장이 아니라 나중에 사용될 장작들을 의미합니다. 그래서 전 백로그에 언젠가 수행해야 하는 작업을 보관했습니다. 예를 들어, 반드시 개선해야하지만 일정이 딱히 정해지지 않은 경우 또는 논의를 해야하지만 한 두달 후에 진행하는 경우가 그렇습니다. 기억해야 할 것은 ‘희망 사항’을 쌓아두지는 않는 다는 것입니다. 희망 사항을 쌓아두게 되면 너무 많이 쌓이게 되고, 시간이 지날수록 백로그를 살펴보지 않게 됩니다. 그리고 백로그의 기능을 잃어버립니다. 그렇기 때문에 백로그과 관련해서 지켜야할 규칙은 두 가지가 있습니다. 먼저 해야만 하는 작업 또는 해야할 가능성이 높은 작업을 백로그에 기록합니다. 그리고 시간이 지나도 남아있는 작업은 꾸준히 아카이빙해서 정리합니다. 즉, 백로그의 작업은 꾸준히 줄고 채워지는 과정을 유지해야 합니다. 먼지만 쌓이는 창고가 되지 않도록 관리해야 합니다.
대기중:
당장 처리하고 있지 않지만 처리를 기다리고 있는 작업을 관리합니다. 그렇기 때문에 여기에 작업을 옮기거나 생성할 때면 기한을 설정하려고 노력합니다. 기한이 없다면 제 2의 백로그가 될 가능성이 높습니다. 만약 적정 시간이 지났는데 계속 남아있는 작업이 있다면 백로그로 옮기거나 아카이빙을 합니다.
일시정지:
진행중이던 작업이 방해를 받아 잠시 중단해야 한다면 일시정지에서 관리합니다. 예를 들어, 작업을 진행하다가 잠깐 대화를 한다든지, 식사를 하러 가거나 다른 급한 작업이 생겼을 때 사용합니다. 기본적으로 대기중에 있는 작업들보다 우선순위를 높게 책정합니다. 이 컬럼이 없다면 진행중이던 작업을 잠시 중지했을 때 둘 곳이 대기중 밖에 없고, 대기중에 보관할 경우 다른 대기중인 작업들과 혼선이 생겨 관리하기가 어려워집니다.
진행중:
말 그대로 진행중인 작업을 의미합니다. 작업을 진행하다가 잠시 휴식을 취한다면 진행중인 작업에서 일시정지로 옮깁니다. 이렇게 철저하게 관리하는 이유는 시각화 때문입니다. 진행중이던 작업을 다른 컬럼에 옮긴다는 것은 시각적으로 ‘지금은 이 작업을 진행하지 않는다’는 신호입니다. 또한 다른 컬럼에 있던 작업을 진행중으로 옮긴다면 시각적으로 ‘이제 이 작업을 진행해야 하니까 집중한다’는 신호입니다. 사실 진행중인 작업을 관리하는 이 컬럼이 가장 중요합니다. 칸반 보드와 개인의 작업흐름을 가장 강력하게 동기화하는 컬럼이기 때문입니다. 이러한 훈련을 통해 칸반 보드의 다른 컬럼들도 더 명확한 규칙을 갖고 운영할 수 있게 됩니다.
그리고 진행중인 작업의 양에 제한을 둡니다. 이걸 WIP(Work In Progress) limit이라고 부르는데, 전 3개로 설정했습니다. 즉, 이 컬럼엔 3개를 초과한 작업을 할당할 수 없습니다. 이렇게 하면 어디에 집중해야 하는지, 정말 내가 진행중인 작업이 무엇인지 더욱 명확하게 관리할 수 있게 됩니다. 그리고 내가 지금 다른 작업을 할 여유가 되는지 명확하게 파악할 수 있습니다. 즉, 내가 다른 작업을 당길 수 있는지(pull) 파악하는 기준이 됩니다.
리뷰:
리뷰 컬럼은 회사 작업을 관리하는 칸반에서 주로 사용합니다. 작업을 완료하기 전, 진행한 작업을 검토받아야 할 때 이 컬럼에 작업을 옮겨두고 피드백을 기다립니다. 만약 별도의 리뷰가 필요 없다면 이 컬럼에 두지 않고 바로 완료 처리 합니다.
완료:
완료한 작업은 이곳에 둡니다. 전 이 컬럼도 아주 중요하게 생각했습니다. 왜냐하면 지금까지 완료한 작업들을 시각적으로 확인 할 수 있기 때문입니다. 이건 긍정 피드백을 발생시키는 일종의 보상이라고 생각합니다. 그래서 되도록 많은 작업 카드가 쌓여있는 걸 원했고, 그렇기 때문에 작업을 작게 쪼개서 관리했습니다. 이렇게 하면 칸반을 큰 작업들이 오래 방치되는 창고가 아니라 활발하게 활용할 수 있는 도구로 만들 수 있습니다. 그리고 작은 보상을 더 자주 받을 수 있습니다.
파기:
어떤 이유로 인해 작업 자체가 삭제돼야 한다면 이곳에서 관리합니다. 즉, 작업은 종료했지만 완료로 인한 종료가 아닌 경우 파기 컬럼을 활용해 관리합니다.
주로 사용한 기능
제목:
제목은 작업 내용을 요약해서 적더라도 너무 요약해서 매번 작업 카드 내용을 살펴보지 않도록 합니다. 그리고 제목을 요약하기 위해 고민하는 것보다 충분히 설명하는 제목을 적는 게 더 좋은 방법인 것 같습니다.
라벨:
라벨은 다른 앱에서 보통 태그라고 부르는 기능입니다. 이름과 색상을 통해 라벨을 구분하고 각 작업 카드에 한 개 이상의 라벨을 추가할 수 있습니다. 전 라벨을 작업의 카테고리를 나누는 데 사용했습니다. 작업 카드만 봐선 이 작업이 어떤 카테고리에 속한 작업인지 알기가 어렵기 때문입니다. 그래서 라벨의 이름은 ‘팀 업무’, ‘잡무’, ‘미팅’ 등으로 작성 될 수 있습니다.
커스텀 필드 (우선순위):
Trello에는 Custom Fields라고 불리는 별도의 정보를 작업 카드에 추가할 수 있습니다. 전 다른 건 추가로 사용하지 않고 작업의 우선순위를 부여하는 데 사용했습니다. 작업 우선순위는 ‘매우 중요’, ‘중요’, ‘기본’, ‘늦춰도됨’으로 나눴습니다.
먼저 ‘기본’은 작업 카드를 생성했을 때 기본으로 부여되는 우선순위 입니다. ‘중요’는 말 그대로 중요한 작업일 때 부여 합니다. ‘매우 중요’는 지금 다른 어떤 작업보다, 즉 현재 보드에있는 그 어떤 작업보다 가장 먼저 처리해야하는 작업이라면 부여합니다. 따라서 보드에 한 개 또는 많아야 두 개 정도가 ‘매우 중요’한 작업이 되도록 관리해야 합니다. ‘늦춰도됨’은 반드시 처리하긴 해야하지만 기한이 따로 없는 작업으로, 메모해두는 수준의 작업에 부여합니다.
시작일, 기한:
Trello의 Dates 필드에는 Start date와 Due date가 있습니다. 작업을 언제 시작해서 언제까지 완료해야 하는지 기록할 때 사용합니다.
설명:
설명에는 구체적으로 어떤 작업인지 적습니다. 만약 제목만으로 작업 내용이 전부 이해된다면 굳이 적진 않았습니다. 만약 적는 경우가 생긴다면 아래와 같은 내용을 주로 적었습니다.
- 작업에 대한 구체적인 설명
- 작업을 이해하는 데 도움이 되는 리소스 (스크린샷 이미지, 참고자료, 협업에서 사용하는 문서 등)
- 주의사항
체크리스트:
체크리스트를 사용하기 전에, 먼저 작업을 더 작게 쪼갤 수 없는지 고민합니다. 만약 쪼갤 수 없다면 체크리스트를 카드에 추가합니다. 화장실 청소를 예로 들면, 머리카락을 꼼꼼하게 정리하는 건 화장실 청소할 때 까먹지 않고 체크하기 위해 추가합니다. 하지만 화장실에 있는 수건을 세탁하는 건 청소하는 과정에서 분리할 수 있습니다. 그렇기 때문에 작게 쪼갭니다.
자동화:
Trello를 사용하면서 적용한 자동화 중 유용했던 자동화 몇 가지를 적어보겠습니다.
- 기한이 있고 완료로 컬럼으로 이동했다면 기한을 완료 처리합니다.
- ‘테스트’ 라벨을 추가하면 체크리스트에 테스트 프로세스 체크리스트를 추가합니다.
- 작업 카드를 생성하면 우선순위 Custom Field를 ‘기본’으로 설정합니다.
- 진행중 컬럼에 3개의 작업 카드가 있고 또 다른 카드를 진행중 컬럼에 추가하면 대기중 컬럼으로 돌려보냅니다.
- 백로그 또는 대기중 컬럼으로 카드를 옮기면 시작일을 제거합니다.
- 백로그 컬럼으로 카드를 옮기면 기한을 제거합니다.
불필요한 반복작업을 자동화로 등록해서 사용하면 칸반의 사용자 경험을 끌어 올릴 수 있어서 좋습니다.
아카이브:
완료 컬럼에 작업카드가 계속해서 쌓이면 관리가 어려워지기 때문에 아카이빙을 합니다. 너무 많아서 아카이빙을 하기도 하지만 회고 작성 주기에 맞추면 좋습니다. 예를 들어, 하루에 한 번 회고를 작성한다면 회고를 작성하기 전에 오늘 완료한 작업을 확인하고 회고에 작성합니다. 그리고 아카이빙을 합니다. 만약 주단위로 회고를 작성한다면 주단위로 아카이빙을 하면 됩니다. 하지만 작업을 작게 쪼개서 보상 시스템을 사용하고 효과를 보고있다면 적당히 많다 싶을 때 아카이빙을 하고 아카이브 검색기능을 활용해 회고를 작성합니다.
그리고 카드를 너무 잘 만들어서 단순히 아카이빙하고 잊어버리기에 아까울 땐 별도의 보드를 만들어 카드를 모아두기도 했습니다. 일종의 커스텀 아카이빙입니다.
보드
전 회사, 개인, 가이드, 아카이브 등 총 4개의 보드를 운영했습니다. 특히 회사와 개인 보드를 나눈 이유를 나중에 더 자세하게 다뤄보겠습니다.
회사:
회사 작업을 관리하는 보드입니다.
개인:
일상 생활과 관련된 작업을 관리하는 보드입니다. 블로그 글쓰기, 사이드 프로젝트, 집안일 등을 관리합니다.
가이드:
칸반 보드를 사용하는 데 지키면 좋은, 그리고 참고하기에 좋은 내용을 관리합니다. 다른 문서 앱을 활용해서 관리할 수 있지만, 칸반과 관련해 좋은 인사이트를 얻기위해 다른 앱을 여는 것 보단 같은 앱에서 빠르게 확인하는 게 더 좋은 것 같습니다.
아카이브:
너무 잘 만든 카드여서 아카이빙 하고 잊어버리기에 아까운 작업 카드를 관리합니다. 이렇게 관리하면 스스로 동기부여도 되고, 카드 작성 방법에 대한 좋은 사례가 돼서 다른 사람에게 공유하기에도 좋습니다.
캘린더, 리스트
Trello를 Premium으로 사용하면 캘린더와 리스트 뷰를 사용할 수 있습니다. 개인적으로 많은 기대를 갖고 사용했는데 기대 이하였습니다. Trello가 불편했다기보다 이런 종합적으로 작업 카드를 관리할 수 있도록 하는 기능에 대한 경험이 좋지 않았습니다. 아무래도 여러 보드의 데이터를 한 곳에서 보여주거나 관리할 수 있도록 하다보니 몇몇 기능은 작업 카드가 속해있는 보드에 이동해서 관리해야 했습니다. 즉, 캘린더, 리스트 뷰와 세부 보드 사이를 왔다갔다 해야 했습니다.
그래서 회사에서 하는 업무를 모아놓는 ‘회사 보드’, 개인 일상과 관련된 ‘개인’ 보드 등과 같이 큰 분류로 보드를 나눴습니다. 이렇게 하면 회사에선 주로 회사 보드만 살펴보고 저녁이나 주말엔 주로 개인 보드만 살펴볼 수 있습니다.
Kanban Tool과 새로운 시작
칸반 보드를 사용하는 시간이 길어질 수록 더 많은 기능이 필요하다는 사실을 알게 됐습니다.
- 아카이빙한 카드를 검색하고 필터링 할 수 있는 기능
- 작업을 진행한 시간을 추적할 수 있는 기능
- 하나의 보드 안에서 작업을 분류 할 수 있는 기능
이런 기능을 제공하는 도구를 찾던 중 Kanban Tool 이외에 teamhood, asana도 알아보고 있었습니다. 각 도구를 왜 선택했고 아쉬운 점은 무었이었는지 나눠보려고 합니다.
선택한 이유 그리고 장점
teamhood와 asana 모두 투박한 UI를 가진 kanban tool보다 더 좋은 선택지 같았지만 결정적인 단점이 있었습니다.
- teamhood에선 하위작업 작성 등을 할 때 한글 사용에 문제가 있어 사용할 수 없었습니다.
- asana에선 카드에 노출하는 정보를 설정하는 게 어렵고 무엇보다 진행한 시간 추적에 한계가 있었습니다.
이 두 도구 모두 다른 기능들은 뛰어났지만 지금 당장 퍼스널 칸반으로 활용하기 위해 찾던 기능을 제공하지 않거나 제한적으로 제공했습니다. 이에 반해 kanban tool은 찾던 기능 모두를 제공했습니다.
- 진행중 성격을 갖는 컬럼에 카드를 이동하면 시간 추적을 자동으로 시작합니다.
- 진행중 컬럼에 다른 카드가 추가되면 기존에 추적하던 시간을 중지하고 새로 추가된 카드의 시간 추적을 시작합니다.
- 진행중이고 시간을 추적하던 카드를 다른 성격의 컬럼에 옮기면 추적을 중지합니다.
- 시간을 추적한 기록을 카드별로 확인할 수 있습니다.
- 개별 카드의 시간 추적을 수동으로 할 수있습니다.
- 아카이빙한 작업을 검색하고 필터링 할 수 있습니다.
- swimlanes를 제공합니다. 그래서 하나의 보드 안에서 작업을 분류 할 수있습니다.
그 밖에 좋았던 점은 아래와 같습니다.
- 시간 추적 보고서, 분석 보고서 등을 기대보다 잘 제공합니다.
- 카드 타입을 설정할 수 있고 카드 타입별 아카이빙 비율을 제공합니다. 전 카드 타입을 작업 우선순위로 관리하다보니 우선순위별 작업 수와 완료 비율을 추정할 수 있습니다.
- Lane Type 이라고 하는 컬럼의 타입이 있습니다. 컬럼 타입별로 서로 다른 설정을 할 수 있습니다. 특히 진행중 타입의 컬럼엔 WIP limit, 즉 진행중인 작업의 갯수 제한을 설정할 수 있습니다.
- 컬럼의 하위 컬럼을 설정할 수 있습니다. (column split)
- 사용하고 있는 용어들이 책이나 아티클에서 보던 용어들입니다. 칸반을 잘 활용하기 위해 공부한 내용을 바로 적용할 수 있고 공유할 때에도 적절한 용어를 사용할 수 있습니다.
- 카드별로 아이디를 제공할 수 있습니다.
아쉬운 점
가장 아쉬운 점은 투박한 UI 입니다.
그리고
- 작업간의 관계를 설정하기가 어렵습니다. 예를 들어, Jira에서 제공하는 선행 작업, 관계 등을 설정할 수 없습니다.
- 하위작업 대신 체크리스트를 관리해야 합니다.
- 앱이 있긴하지만 사용률이 높은 것 같지 않습니다.
퍼스널 칸반을 활용하면서 얻은 것
퍼스널 칸반을 왜 사용하기 시작했는지 계획적인 삶을 위해 Part 1. 무계획에서 할 일 앱까지를 참고하면 좋을 것 같습니다. 여전히 일을 뒤죽박죽하고 시간 추적을 잘 하는 것도 아니지만, 많은 점에서 성장할 수 있었습니다. 전보다 작업관리는 확실히 개선 됐습니다.
- 이젠 해야할 일이 모두 칸반에 있을 거라는 신뢰도가 상당히 올라갔습니다. 처음엔 “아! 까먹었네요”하고 칸반에 카드를 서둘러 등록 할 때가 있었는데 최근엔 많이 줄었습니다.
- 같이 작업하는 사람과 저의 리소스를 살펴볼 때 칸반을 같이 살펴보면서 리소스 분배를 같이 할 수 있습니다.
- 어떤 일이 오랫동안 지연되고 있고 어떤 일이 급한 일인지 더 잘 파악할 수 있습니다.
- 회고를 작성할 때 어떤 일이 있었는지 어떤 작업을 했는지 살펴보기 수월해졌습니다.
- 이전보다 “생각보다 한 일이 많은데?”와 같은 보상을 잘 그리고 자주 얻습니다.
마무리
최근 퍼스널 칸반 사용기를 이렇게 공유하고 나니 시간은 빨리 지나간 것 같지만 참 많은 점이 바뀐 것 같습니다. 이 글을 통해 퍼스널 칸반을 활용해보고 좋은 경험들을 해보시면 저도 보람찰 것 같습니다 :)
번외 — 가장 많이 받은 질문
퍼스널 칸반을 운영하면서 가장많이 받은 질문은 ‘회사에서도 작업 관리 도구를 사용하는데 작업 카드를 두 곳에 모두 등록하고 관리하나요?’ 였습니다. 답변은 ‘네, 전 그렇게 관리했습니다.’ 입니다. 상당히 번거로운게 사실이지만 좋은 점이 더 많았기 때문입니다.
- 퍼스널 칸반의 경우 작업 흐름을 개인에게 맞춰서 설계했기 때문에, 회사 작업 도구보다 개인에 맞게 작업을 관리 할 수 있습니다.
- 그리고 회사에서 발생한 작업이 전부 회사 작업 도구로 관리되지 않습니다. 예를 들어, 문서 작업이나 티타임, 작업 관리 도구에 작업 카드를 등록하기 전에 할 일을 빨리 메모하거나 기록해야 하는 경우가 그렇습니다. 그리고 회사 작업 관리 도구에서 관리하는 작업의 성격이나 범주가 정해져있는 경우엔 특히 더 그렇습니다. 예를 들어, 회사 작업 관리 도구에선 특정 서비스와 관련된 작업만 관리하고, 해당 서비스와 관련 없는 작업을 받았을 때 어떻게 관리해야 하는지 모호할 수 있습니다.
- 언제 무슨 일을 했는지 파악해야 할 때, 회사 작업 도구에 등록되지 않은 작업이나 여러 곳에 흩어져 있는 작업을 퍼스널 칸반으로 관리했기 때문에 퍼스널 칸반만 살펴보면 한 번에 작업을 파악할 수 있습니다.
