Princípios de produtividade e estratégia de execução

Qualidade de vida, amigos, família, saúde, trabalho, redes sociais, filmes, séries, estudos, relacionamentos, festas, descanso, paz, todos nós queremos tudo isso. Dizemos que buscamos o equilíbrio, mas no fundo apenas buscamos abraçar mais coisas, preencher a vida de surpresas, desafios, contribuições, realizações, um equilíbrio que mais parece um excesso de vontade, cobrança, ambição, competitividade, sonhos, sentimentos. Mas eu não acho esse excesso equilibrado errado, de jeito nenhum, só acho um grande desafio. E mesmo que a gente busque tudo isso, e tenha de fato energia e determinação para alcançar, o dia continua com apenas 24 horas.

E aí, como conseguir fazer tudo isso no menor tempo possível? Produtividade. Eu sou um grande fã da produtividade. Sempre me achei improdutivo, sempre me cobrei mais produtividade, sempre estudei sobre isso. Na época da faculdade eu ficava horas lendo as matérias para as provas, me comprometia, lia, entendia os conceitos, mas nem sempre a nota acompanhava o esforço. Estava sendo improdutivo? Não, estava utilizando a estratégia errada. Opa, estratégia? Iremos falar de estratégia ou de produtividade? Iremos falar das duas coisas, como se diferenciam e alguns passos para desenvolvê-las com mais excelência.

Produtividade é conseguir finalizar as coisas mais rápido, é executar o maior volume de tarefas no menor tempo. Mas você também é o responsável por planejar quais tarefas vai fazer para alcançar seus objetivos, neste momento você está definindo qual estratégia vai seguir. O seu objetivo será alcançado se você utilizar a estratégia certa e conseguir fazer todas as atividades no prazo que aquele resultado deve ser atingido.

Produtividade

Um dos principais princípios que aprendi sobre produtividade foi lido em um livro chamado “Get the things done” do escritor norte-americano David Allen. Segundo Allen você deve tirar o máximo de coisas da sua cabeça e colocar em uma fonte externa de registro de fácil acesso e que você confie. Nós perdemos muito tempo refazendo trabalhos, replanejando projetos, relembrando tarefas e decidindo qual a próxima atividade a ser feita, além de investirmos muita energia nessas atividade, o que consome muito da nossa disposição e energia disponíveis para gerar trabalho. Portanto a dica é: reserve um tempo na sua agenda para listar todas as atividades que pretende fazer com certa frequência e as liste em uma lista de tarefas, também reserve um tempo periódico para revisão desta lista, seu registro precisa ser confiável, uma vez que esta lista for feita, você não deve gastar mais que 20% do seu tempo fazendo atividades que não estão previstas lá. Muitas pessoas já usam listas de tarefas, mas o erro é que elas não têm o hábito de reservar um tempo periódico para planejá-las e muito menos de revisá-las. Com isso as listas não ficam confiáveis e quase nunca são acionadas no dia-a-dia. Eu faço minhas listas semanalmente e as reviso também semanalmente, de maneira intercalada.

A aplicabilidade deste princípio é comprovado em um paper britânico chamado “Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity” escrito por Francis Heylighen e Clément Vidal. Neste paper, os professores estudam a capacidade humana de reconhecimento cognitivo. Os resultados dos estudos indicam que a mente humana é excelente na identificação de padrões e comportamentos, interpretação dos fatos e idealização de soluções. Mas é muito ruim quando se trata de buscar padrões ou constatações feitas no passado. Portanto não é nossa especialidade relembrar atividades que havíamos planejado, onde havíamos parado ou constatações que já havíamos feito, isso nos custa um gasto energético muito grande e um tempo de processamento muito grande, o que cansa. Ou seja, uma vez que nos dedicamos a interpretar fatos e resolver problemas complexos, devemos planejar os próximos passos e listá-los em um lugar externo de registro. Recorreremos a esta lista para prosseguir com os projetos e não precisaremos ter os custos de buscar por meio da memória quais atividades devem ser executadas. Neste artigo tentei deixar mais claro passos para aplicar este princípio.

Estratégia

Um dos principais princípios que aprendi sobre estratégia é a execução de testes com diferentes métodos em alta velocidade. Uma mosca ao tentar sair por uma janela semi-aberta pode tentar mil vezes batendo no vidro, independente da força de vontade, trabalho e dedicação ela não vai conseguir até mudar de método e tentar por outra direção. O princípio da estratégia é este, deve-se fazer testes consistentes com a maior velocidade possível até se encontrar um método eficiente e uma direção clara para seguir, esta será a melhor estratégia. Insistir no erro é um dos maiores problemas de pessoas que não conseguem alcançar seus objetivos.

No Méliuz eu trabalho com provas de conceito a todo momento. Quando se estuda sobre provas de conceito e validações de produto, um dos métodos mais eficientes é a partir de testes iterativos de validação. Um processo constante de definir hipóteses, testá-las, analisar os resultados, identificar os gargalos, traçar novas hipóteses, fazer novos testes, analisar resultados, até se encontrar um caminho eficiente e bem sucedido.

Nossa procura pelo excesso equilibrado, o cuidado com a saúde, a carreira, os relacionamentos, todos eles devem ser levados de maneira eficiente. Entender como estamos lidando com cada um deles, quais estratégias estamos seguindo e o quanto conseguimos organizar nossas atividades em uma fonte externa de registro podem nos colocar em outro nível de excelência e produtividade na vida. A aplicabilidade destes princípios exige treino, disciplina e mais consciência de como você leva cada area de sua vida, mas os resultados são rápidos e valiosos.