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Contando a história da apresentação — Roteiro

Putz, meu! Dormi na sua palestra — parte 02

Apesar do título, nesse segundo texto vou explorar dois pontos principais: o diagnóstico da apresentação e o roteiro da mesma. Mas antes vamos recapitular para que serve cada uma dessas etapas:

• Diagnóstico: momento no qual você reflete sobre o contexto no qual sua apresentação acontecerá e define os objetivos que tem ao fazê-la.
• Roteiro: é onde você conta toda a história que guiará a apresentação. Assim como toda história, tem um começo, meio e fim, e traz dados e argumentos que sustentam seu objetivo da apresentação.

E, relembrando o nosso framework de apresentações,:

Diagnóstico

Quando começar a desenvolver a apresentação, pare uns minutinhos para responder as seguintes perguntas:

• Quem é a sua audiência? — São pessoas mais técnicas (cientistas), leigas (público em geral), businessman? O que elas esperam da apresentação? Que linguajar falam? Se possível desenhe uma persona da sua plateia e mantenha a mesma na cabeça.
• Em qual contexto a sua apresentação será realizada? — Será uma palestra para 1000 estudantes em um evento gigante? Ou será uma apresentação de TCC? Quais os recursos disponíveis (áudio, vídeo, etc.)? O local é espaçoso ou menorzinho? Se houver microfone, você tem dificuldade de usar um?
• Qual o seu objetivo com a apresentação? — a apresentação por si só não é o objetivo. Ela é um meio para você atingir o que deseja. Ex: conseguir aprovação de um projeto ou inspirar as pessoas a empreender.
• Qual o tempo disponível para a sua apresentação?
• Qual o seu perfil de apresentador?

Vou explorar os dois últimos pontos com mais detalhes, pois eles impactam diretamente na hora H da sua apresentação, ou seja, quando você está no palco falando com a plateia.

O tempo vai te ajudar a definir as prioridades do seu roteiro, ou seja, dar mais tempo aos pontos mais relevantes e mensagens chave da sua apresentação em detrimento dos elementos de suporte. Outro ponto a ser frisado é que o seu tempo de apresentação é balizado pela própria plateia. Por exemplo, suponham que vocês estejam naquela reunião de aprovação de plano orçamentário da sua área e o personagem chave naquele momento, CEO da empresa, por exemplo, parece estar muito ocupado mexendo o tempo todo no celular e prestando pouca atenção na sua fala. Você provavelmente terá que encurtar sua apresentação, focar nos pontos principais e em frases de impacto para convencê-lo do seu ponto de vista. Por outro lado, se ele pareceu super hiper mega empolgado com suas palavras, você deve está preparado para estender o tempo da apresentação e entrar em detalhes dos tópicos abordados (por isso o treino ajuda tanto, ele te ajuda a sedimentar o conhecimento da apresentação).

A reflexão sobre o perfil de apresentador foi a que mais me ajudou. Normalmente usamos um raciocínio simples ao definir que postura teremos na apresentação, tal como:

• Sou extrovertido logo vou falar muito e interagir com a plateia
• Trabalho em uma empresa formal logo tenho de ser formal na apresentação
• Trabalho em uma empresa descolada logo tenho que fazer brincadeiras e coisas “super cool” na apresentação

Eu gostaria de trazer um ponto de vista diferente: pense em quem você gostaria de ser no palco. Tente se imaginar na posição de algum apresentador que você admire, de algum palestrante que te inspire. Anote no papel quais as características ele tem e que você gostaria de ter. Treine sua postura de apresentação de forma alinhada a quem deseja ser.

Vou dar meu próprio exemplo. Eu sou um cara muito tímido, principalmente no lado pessoal da minha vida. E sou daquele tipo que fica acanhado quando está num grupo novo de pessoas. E quando eu estou fazendo uma apresentação, eu tento trazer o oposto disso, uma energia vibrante, falar bastante e de forma profunda, trazer o meu aspecto mais informal à tona, etc. Ou seja, fazer uma palestra pra mim é uma forma de me mostrar ao mundo de uma forma que eu acredito que me representa e exemplifica um pouco de como eu sou. Minha postura diante de qualquer plateia é de informalidade e proximidade com a mesma, usando palavras de fácil acesso a todos e conversando com as pessoas pelo nome sempre que possível. Acredito que isso faz com que a plateia se conecte mais comigo e logo me ouça mais.

Roteiro

A alma da sua apresentação está na história que você conta. Ela carrega seu conteúdo, seus argumentos, envolve a plateia em torno do seu diálogo e transmite um conhecimento novo. Você até pode conseguir encantar a plateia durante a apresentação com sua oratória, habilidade de cativar as pessoas, slides estonteantes e tudo mais mas no final das contas o que importa é a mensagem que você está deixando para elas. E essa mensagem fica no roteiro.

E pasmem, é possível fazer uma apresentação legal com nenhum conteúdo relevante. O TED Talk abaixo mostra um exemplo:

Em alguns momentos ele nos engana, não é?

Um bom roteiro é composto pelos seguintes elementos:

• Mensagem principal — ela nasce do seu objetivo definido anteriormente. Lembre-se que ela será tão melhor quanto mais benéfica ela parecer para a sua audiência, pois esta quer potencializar seus pontos fortes, amenizar suas dificuldades e beneficiar os seus negócios ou a si mesmas.
• Mensagens de suporte — são os argumentos que embasam a sua mensagem principal.
• Slogan — mensagem de impacto que pode ficar na mente das pessoas. Por isso, é importante que a elaboração do mesmo contenha termos e conceitos que você gostaria que fossem associados a sua marca, apresentação, argumentação, etc. O Slogan da minha apresentação estava no título da mesma: “Putz, mano! Dormi na sua apresentação”.
• Conteúdo organizado — seu roteiro deve ser coeso e coerente. Deve seguir uma lógica de conteúdo que guie a plateia para a compreensão do que vai ser passado e não um amontoado de informações jogadas em u slide.
• Conteúdo de qualidade — deve ser consistente, objetivo e conciso. Para conseguir selecionar o melhor conteúdo, é preciso que você olhe não os dados e/ou informações burtas disponíveis na sua apresentação, mas foque na mensagem que quer transmitir a partir deles.
• Linguagem adequada — fuja de clichês e discursos rebuscados, cheios de palavras sofisticadas e que 90% das pessoas não sabem o significado. Dê preferência a linguagem coloquial, pois ela gera uma conexão com a plateia, pois dá a impressão de que o apresentador está falando diretamente com cada pessoa ali presente.

Lembram que eu falei no último texto que um excelente roteiro é capaz de diferenciar duas empresas? Vejam o vídeo abaixo do Steve Jobs, comparem com alguma empresa que conhecem e busquem identificar os elementos que citei acima:

Criando um roteiro for dummies

Leia-se: a técnica que uso. Toda vez que escrevo o roteiro de uma apresentação, eu:

• Faço um brainstorming de tudo que deverá ser incluído no apresentação — dados, recortes de texto, sacadas/brincadeiras, slogan, título, etc.
• Crio uma estrutura, um esqueleto da minha apresentação. Ou seja, aqui é onde eu organizo as seções da minha fala e crio a conexão entre as partes.
• Levanto os dados e argumentos necessários para compor cada parte da estrutura definida acima. Para isso faço um brainstorming e também leio referências textuais.
• Crio o texto que, efetivamente vou utilizar na apresentação, conectando todos os dados e argumentos definidos anteriormente de forma coerente e coesa.
• Reviso o linguajar do texto para adequar ao meu estilo de fala.
• (opcional) Às vezes já divido o texto em slides para guiar meu trabalho na etapa de criação destes.

Ora, mas então você não usa os elementos que compõem um bom roteiro quando você constrói o seu roteiro? Uso de forma indireta. O brainstorming inicial me permite achar o slogan ideal para a apresentação. A estruturação do texto me ajuda a organizar as ideias. Por fim, levantar os dados e argumentos necessários me ajuda a criar um conteúdo de qualidade e deixar mais claras as mensagens principal e de suporte.

Esse processo é bem simples e fácil de ser replicado, por isso uso-o de forma recorrente quando crio apresentações.

Vocês podem ver nesse link o roteiro que criei para o workshop de Apresentações Fodas que fiz na Somos Educação. Nesse outro link, vocês podem ver uma das versões do roteiro que criei para uma palestra sobre Inovação que fiz em 2014 para a Federação de Empresas Juniores do Distrito Federal.

Nesse segundo texto explorei as etapas de diagnóstico e roteiro. No próximo devo focar apenas na etapa de Identidade Visual, pois ela é mais complexa e exige um número maior de exemplos e detalhamento.

Esse é o primeiro texto: “Putz, meu! Dormi na sua palestra — Parte 01”