การบันทึกการประชุมใน Microsoft Teams และ การดูสถิติ
เมื่อเริ่มการประชุม
- ผู้สร้างห้องประชุม
- ผู้เข้าร่วมที่ใช้ email โดเมนเดียวกับผู้สร้างห้องประชุม ที่มีสิทธิ ( ปกติจะมี ถ้าไม่ได้ไปยึด เปลี่ยนเขาเป็น Attendee )
จะสามารถกด (…) → Start recording เพื่อบันทึกวีดีโอได้
หลังจากกดเริ่มการบันทึกเรียบร้อย เราจะเห็นปุ่มวงกลมสีแดงเป็นสัญญาณว่าได้เริ่มทำการบันทึกแล้ว และมีแถบเตือนด้านบนแจ้งทุกคนที่เข้าร่วมว่า มีการบันทึกประชุมในห้องนี้
เวลา คือ ที่เริ่มต้นเปิดห้องประชุมนี้ ไม่เกี่ยวข้องกับ การบันทึก
Note : นาย A กดบันทึก นาย B สามารถกดหยุดบันทึกให้ได้ ถ้า B เป็น presenter ร่วม ( ปกติเป็น ถ้าไม่ได้ไปยึกสิทธิเขา )
หยุดบันทึกยังไง?
- กด (…) → Stop recording
- ทุกคนออกจากห้อง หรือ กด End Meeting ปิดห้อง
Video บันทึกแล้วไปอยู่ที่ไหน ?
โดยวีดีโอที่บันทึกเสร็จเรียบร้อยแล้ว (ใช้เวลานิดนึง แล้วน่าจะไม่นานมาก เพราะมันเรนเดอร์ขณะที่บันทึกให้เลยด้วย) จะไปปรากฎที่หน้าแชท ซึ่งทุกคนสามารถในทีมดูได้
อยู่ในแชทจ้า
สรุปแบบสั้นๆ
กรณี ไม่อิงห้อง → OneDrive คนกดบันทึก
กรณี อิงห้อง → SharePoint
กรณี Meet now / Schedule meeting แบบไม่อิงห้อง
หรือพูดง่ายๆคือ การประชุมที่นัดเป็นรายบุคคล ไม่ใข่นัดทั้งทีม
ไฟล์ จะถูกเก็บเข้า OneDrive ของผู้กดบันทึก และให้สิทธิ คนในองค์กรที่เข้าร่วมประชุมเท่านั้น แต่สามารถเลือกแชร์เพิ่มได้ทีหลังเหมือนไฟล์ OneDrive ปกติ
เมื่อเจ้าของวีดีโอ กดคลิกเพื่อดู มันจะเด้งหน้าเว็บไซต์ขึ้นมา และสามารถกด Share ด้านซ้ายบนให้กับคนอื่นดูได้ ( คนในองค์กรที่อยู่ในห้องประชุม ได้สิทธิแล้ว )
บางคนใน App เป็นเมลนึง บนเว็บเป็นเมลนึง ต้องเช็คดีๆนะครับว่าตรงกัน
เมื่อเราเปิด OneDrive เราจะเจอ Folder ชื่อ Recordings ที่จะเก็บไฟล์ของเรา
หากต้องการแชร์ให้คนนอกการประชุม หรือ นอกองค์กร ให้คลิกไปที่ปุ่มแชร์ และเลือกรูปแบบการแชร์ได้เลย
สรุป ใครได้สิทธิดู ไม่ได้สิทธิ ?
ในห้องประชุมที่ประกอบไปด้วยคนสามกลุ่ม คือ
- คนในองค์กรของเรา และเข้ามาอยู่ในห้อง — ดูได้เลย
- คนในองค์กรของเรา แต่ไม่ได้อยู่ในห้องประชุม — ไม่ได้สิทธิดู ต้องรอเจ้าของแชร์ให้
- คนที่อยู่นอกองค์กรแต่ใช้อีเมลในการเข้าประชุม — ไม่ได้สิทธิดู ต้องรอเจ้าของแชร์ให้
- คนที่เข้ามาแบบ Guest หรือไม่ระบุตัวตน — ไม่ได้สิทธิดู ต้องรอเจ้าของแชร์ให้
เมื่อลองไปเช็คที่ OneDrive แล้ว มันจะมีชื่อบอกเลยว่า ใครได้ใครไม่ได้
ในกรณีที่เป็นคนนอกองค์กร หรือ Guest เมื่อกดเปิด Record ระบบจำพาไปยังหน้าของ OneDrive และถามหาอีเมล แต่ว่าไม่มีสิทธิเข้าอยู่ดี ( ต้องรอเจ้าของไฟล์ แชร์มาให้)
สมัยใช้ Stream เจ้าของต้อง Download จาก Stream แล้ว upload ขึ้น OneDrive แล้วค่อยแชร์ ตอนนี้ไม่ต้องแล้ว แชร์ตรงได้เลย
กรณี นัดหมายเป็นห้องเรียน หรือ Channel meeting
ไม่ว่าจะเป็น Meet now หรือ schedule meeting หากผูกกับห้องใดห้องหนึ่งแล้ว ไฟล์จะถูกเก็บเอาไว้ที่ แถบ File ด้านบน ของ Channel นั้นๆ
เช่น กดประชุมที่ General
กด ประชุมที่ discussion
สิทธิในการเข้าดู :
สมาชิกทุกคน อยู่ห้องเรียนอยู่แล้วจะสามารถเปิดดูได้เป็นค่าเริ่มต้น และสมาชิกทุกคนลบไฟล์ได้
Guest member ที่เป็นคนนอกแต่ได้รับเชิญเข้าร่วมทีม ก็สามารถเปิดได้ แต่ลบไฟล์ไม่ได้
หากต้องการแชร์ต่อ
ให้กด (…) และเลือก Open in SharePoint
จากนั้นกดแชร์ เหมือน OneDrive ได้เลย ( บางองค์กร อาจไม่ให้แชร์ แบบ Anyone ถ้าจะแชร์ให้คนนอก ก็ต้องระบุอีเมลอยู่ดี อันนี้แล้วแต่ admin บังคับ)
คนทั้งห้องเรียนสามารถแชร์ต่อได้ เหมือนเป็นไฟล์ธรรมดาไฟล์หนึ่ง
หากไม่ต้องการ ให้นักเรียน หรือ สมาชิในห้อง มาลบไฟล์
หลังจากกด Files → Recordings → Open in SharePoint แล้ว
ให้ไปที่ปุ่ม Information ( ไม่ต้องคลิกอะไร ถ้าเลือกทั้ง Folder, แต่ถ้าจะเปลี่ยนสิทธิแค่ไฟล์เดียว ก็เลือกไฟล์นั้น )
จากนั้น กด Manage access
ค่าเริ่มต้นคือ
- เจ้าของทำได้หมด
- สมาชิก ดูได้ แก้ไขได้ ลบได้
- Guest ดูได้ แก้ไม่ได้ ลบไม่ได้
ให้เราไปเปลี่ยนของ สิทธิ Member
- เลือก Can view ถ้าอยากให้นักเรียนดูได้ แต่ไม่ให้โหลด
- เลือก Stop sharing ถ้าไม่อยากให้เห็นเลย
อันนี้ลองตั้งเป็น ให้ดูอย่างเดียว Folder จะขึ้นเป็น ห้ามแก้ไข เหมือนกัน Class material เลย
อันนี้ลอง Stop sharing นักเรียน จะไม่เห็น Folder เลย
การดูสถิติ
ถ้าไฟล์อยู่ใน OneDrive → คลิกไปที่ไฟล์นั้นๆ แล้วกด i ที่มุมขวาบน
ถ้าไฟล์ อยู่ในกลุ่ม Teams / SharePoint
ให้กด Open in SharePoint ก่อน
Concern
ตอนนี้ ผู้เข้าร่วมประชุม นอกจากจะดูได้แล้ว ยังสามารถ Download ได้ด้วย แต่ว่า ในช่วงเดือนกุมภาพันธ์ จะมีการอัพเดท เพื่อกันไม่ให้ download ได้
ให้เฉพาะบางคน กด Record ได้เท่านั้น ทำอย่างไร?
จะมีในหลายกรณีที่ อาจจะจำเป็นต้องเลือกให้บางคนเป็นคนกดอัดได้เท่านั้น เช่น การประชุมสำคัญ การประชุมการเงิน หรือ จริงๆแค่ไม่อยากให้นักศึกษาแย่งกันกดบันทึกก็ได้ครับ
ไปที่ Meeting Options
จากนั้นปรับ Who can present เป็น Only me
ปุ่มนี้จะส่งผลให้ นักศึกษา ไม่สามารถแชร์หน้าจอได้ด้วยนะครับ ความสามารถในการบันทึกกับแชร์หน้าจอ จะมาคู่กัน
