Créer une entreprise individuelle pour facturer une boite américaine
Nous avons réussis nos entretiens d’embauche ! En attendant notre visa H1B, nous décidons de bosser à distance, de France, en tant que freelance ingénieur dévelopeur pour nos nouvelles boites localisées à San Francisco.
Création de l’entreprise individuelle
Le 14 janvier 2015, je procède à la déclaration de début d’activité en ligne. Elle se fait dans les 30 jours précédant le début de l’activité et jusqu’à 8 jours après via ce lien : https://www.cfe.urssaf.fr/CFE_Declaration
Cette déclaration permet d’informer :
- le régime social des indépendants (RSI), en ce qui concerne l’assurance maladie-maternité
- la caisse d’assurance vieillesse
- l’Urssaf, en matière d’allocations familiales.
Je suis donc en profession libérale avec pour caractéristiques :
- BNC (Bénéfices Non Commerciaux) sous le régime de la déclaration contrôlée (obligatoire pour des chiffres d’affaire supérieurs a 32900€)
- TVA en réel simplifié (pour les CA entre 32 900 € et 236 000 €)
- Organisme d’assurance maladie : la RAM
Différents papiers reçus au début
- 17 janvier 2015 : 3 jours après ma déclaration en ligne, je reçois mon premier courrier de l’Insee — le certificat d’inscription au Répertoire des Entreprises et des Etablissements, contenant comme informations : SIRET, APE (Activité Principale Exercée), date de prise d’activité …
- 5 février 2015 : réception d’un mémento fiscal de la Direction générale des finances publiques contenant : SIRET, date de création, forme juridique, dénomination, activité principale, régimes d’imposition
- 3 mars 2015 : courrier de l’URSSAF contenant une notification d’immatriculation
- 8 Avril 2015: la CIPAV (retraite) m’envoie une attestation d’affiliation ainsi qu’un formulaire a renvoyer
- 16 avril 2015: la RAM m’envoie mes identifiants de connexion à leur site internet
- 18 avril 2015: appel provisoire de cotisation de l’URSSAF (176€ a payer par tip en joignant un RIB)
- plusieurs courriers à ignorer : Malakoff mederic, AG2R, inscription a un annuaire APE
Aides de pole emploi (ACCRE et ARCE)
ACCRE
Etant actuellement au chômage, je peux bénéficier de l’ACCRE.
L’aide aux demandeurs d’emploi créant ou reprenant une entreprise (ACCRE) consiste en une exonération partielle de charges sociales pendant un an.
L’exonération ne porte que sur la partie des revenus ou rémunérations ne dépassant pas 120 % du Smic en vigueur au 1er janvier (20 988 € pour 2015).
Sont prises en charge les cotisations correspondant :
- à l’assurance maladie, maternité, invalidité, décès,
- aux prestations familiales,
- à l’assurance vieillesse de base .Restent dues les cotisations relatives à la CSG-CRDS, au risque accident du travail, à la retraite complémentaire, au Fnal, à la formation professionnelle continue et au versement transport.
J’envoie donc ma demande d’ACCRE le 26 Janvier 2015 par courrier à l’URSSAF après avoir imprimer le formulaire à partir de ce lien.
Le 7 février, je reçois un courrier m’indiquant que ma demande d’ACCRE a été acceptée.
ARCE
Une fois l’ACCRE en poche, vous pouvez demander à pole emploi le versement de 50% de vos droits restants en 2 fois : la moitié en début d’activité puis la moitié 6 mois après.
Je me rends donc directement sur place dans les locaux de mon pole emploi (Prévoir un livre à lire, il peut y avoir + d’1h d’attente). Puis je remplis un formulaire de demande d’ARCE, munis de ma lettre d’approbation ACCRE ainsi que d’un justificatif de création d’activité.
2 semaines après, le 13 avril, je reçois l’approbation ARCE via mon espace en ligne pole emploi.
Le 16 avril, je reçois le 1er virement.
Le 20 Octobre, 6 mois après, je m’aperçois que je n’ai pas reçu le 2e virement. En me renseignant sur Internet, je découvre qu’il faut envoyer un courrier à pole emploi pour le demander, et fournir:
- un justificatif qui prouve que l’entreprise est toujours active. Vous pouvez télécharger un avis de situation sur le site de l’INSEE
- une demande écrite:
Madame, Monsieur,
Au [date], j’ai bénéficié du premier versement de l’aide à la reprise ou à la création de l’entreprise d’un montant de [montant] euros.
Mon entreprise étant toujours active 6 mois plus tard, comme l’atteste l’avis de situation au répertoire SIRENE de l’INSEE en date du [date], je vous remercie de bien vouloir me verser le complément de cette aide sur mon compte bancaire [RIB] déjà enregistré par vos services.
Je reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire que vous jugerez utile de me demander.
Dans cette attente, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.
- une attestation sur l’honneur:
Objet : Attestation sur l’honneur
Je soussigné(e) Madame/Mademoiselle/Monsieur (prénom nom), demeurant au (adresse), atteste sur l’honneur être toujours en activité dans l’entreprise que j’ai crée en date du…et pour laquelle j’ai obtenue un 1er versement de l’ARCE.
Ci-joint, l’avis de situation de l’INSEE datant du …., attestant de cette poursuite d’activité.
J’ai connaissance des sanctions pénales encourues par l’auteur d’une fausse attestation.
Fait pour servir et valoir ce que de droit.Fait à (lieu), le (date)
Signature
J’envoie donc le courrier en recommandé avec accusé de réception le 30 Octobre 2015.
Ouverture de comptes en ligne
J’ai créé un compte en ligne sur les sites : impots.gouv, URSSAF, net-entreprise, CIPAV, … mais on n’a pas grand chose à faire dessus pendant les premiers mois ...
Gérer sa comptabilité
Compte bancaire séparé
Il est inutile d’ouvrir un compte bancaire professionnel qui coute assez cher. Vous pouvez simplement ouvrir un compte normal, mais séparé de votre compte personnel.
Adhésion a une AGA
Si vous n’adhérez pas une AGA (Association de Gestion Agrée), les impôts estiment que vous ne savez pas faire votre comptabilité ou que vous trichez et vous impose sur 125% de votre bénéfice au lieu de 100%. Vous avez donc tout intérêt a y adhérer.
Je me suis inscrite a APL Opera. J’ai payé 264€ de frais d’adhésion (c’est mieux que 2000 euros par an pour un comptable). Elle fait des sessions de formation gratuites sur comment gérer sa comptabilité, remplir ses déclarations etc…
Tenir une comptabilité
Faire sa compta sur Excel est interdit depuis juillet 2014. On est obligé d’écrire ses recettes et dépenses manuellement sur un livre journal ou sur un logiciel spécialisé … J’avoue que je suis une mauvaise élève pour l’instant, mais j’ai quand même rentré toutes ces informations et factures sur l’outil pour lequel je travaille en tant que développeuse : Expensify. Pour l’instant ça suffit, mais il faudra que je transfert toutes ces informations sur un logiciel spécialisé (170 euros) pour être dans les règles : BNC express, ciel ou cogilog (mac). Ces logiciels ont l’avantage de sortir automatiquement les declarations 2035 et la declaration de TVA.
Pensez a scanner vos factures et a les garder pendant 6 ans.
Datez vos recettes au jour de remise du chèque (pas à l’encaissement) : jour, numéro de chèque, nom du bénéficiaire, nature de la dépense ….
Déduire ses dépenses de son bénéfice et récupérer la TVA
Pour payer moins d’impôt, sachez que vous pouvez déduire plusieurs types de dépenses de votre bénéfice et donc déclarer aux impôts un montant moins important :
- EDF, assurance
- Frais mixtes : téléphone, internet (quote part 90%)
- Frais de déplacement (non récupérable sur tva mais déductible)
- Frais de repas (seulement la partie entre 4.6€ et 17.9€)
- Urssaf, Maladie, Retraite
- Mutuelle, retraite perso complémentaire Madelin
- Repas pro (minimum 2 personnes + nom du mec sur le dos de la facture)
- Petit outillage : <500€ HT
- Immobilisation : >500€HT
- Frais divers de gestion : frais de tenue de compte bancaire …
Ces déductions se font sur le montant hors taxe. La taxe elle est récupérable sur la TVA.
Rédiger sa première facture
Rien de bien compliqué :
- un numéro de facture (qui peut être composé de l’année et du mois si on veut)
- noms et adresses de mon client et moi
- mon numéro de SIRET
- “Membre d’une association ….” : ça, c’est si vous êtes inscrit a une l’AGA
- le montant de la facture
- “TVA non applicable” car je facture un client américain
- vous pouvez y joindre votre RIB
Faire ses déclarations au service des impôts la première année
Attention : 10% de pénalité si retard dans déclaration de TVA et impôts.
Relevant du régime simplifié, il ne faut télétransmetterais qu’une seule déclaration de TVA (CA12) début mai 2016 pour les revenus perçus en 2015.
La déclaration réelle 2035 des BNC (Bénéfices Non Commerciaux) de l’année précédente doit être faite avant le 1e mai.
Ayant fermés notre boite en novembre 2015, nous devons faire ces déclarations relativement rapidement après la fermeture. Nous envoyons à notre AGA en Janvier 2015:
- Notre déclaration 2035 des BNC (automatiquement pré-remplit via notre logiciel de compta BNC express)
- Notre déclaration de TVA CA12 remplie via le site impots.gouv
L’AGA se charge alors de vérifier tout ça et de la transmettre notre déclaration au service des impôts en Février 2015.
Fin Avril, nous remplissons en ligne notre déclaration globale des revenus 2042. Il faut bien penser à remplir la partie BNC avec le bénéfice déclaré dans la 2035.
Charges sociales
- URSSAF : la première année, l’URSSAF ne sait pas le CA qu‘on va faire. On paye donc un forfait trimestriel de 3200€ (176€ pour moi car je bénéficie de l’ACCRE) puis la régulation se fait en octobre de l’année n+2 ou à la fermeture de la boite. Les charges comprennent les allocations familiales et les CSG/CRDS (qui ne sont, elles, pas déductible du CA)
- RSI pour l’assurance maladie
- CIPAV pour la retraite
A suivre …
