Digital Transformation: abbracciare la paura del cambiamento
Quali sono gli ostacoli da superare quando si vogliono digitalizzare i processi aziendali e come farlo
Anche se ci facciamo belli sventolando le parole di Seth Godin “Change is not a threat, it’s an opportunity”, la maggior parte di noi non apprezza il cambiamento. Quando quest’ultimo non è volontario né pianificato — come spesso accade — le famose opportunità non riusciamo a vederle, mentre ci appaiono ben evidenti i problemi che dobbiamo risolvere.
Negli ultimi mesi la nostra quotidianità è stata stravolta dall’emergenza Covid-19 che, tra le altre cose, ci ha costretti a casa per settimane e ha rivoluzionato il lavoro di tantissime persone. Tra chi ha avuto la fortuna di non fermarsi, molti sono stati obbligati dalle circostanze a reinventare il proprio modo di lavorare: i faldoni di documenti negli scaffali, le email stampate su carta pronte a ricevere appunti fatti a penna, la capatina alla scrivania del collega per chiedere un chiarimento su una procedura, i contratti da firmare sulle scrivanie e contratti già firmati pronti per l’archivio sono collassati dentro a un portatile appoggiato sul tavolo della cucina nel giro di un weekend.
Non tutto il male vien per nuocere
L’aspetto positivo di tutto questo è, dal mio punto di vista, il salto verso la digitalizzazione e lo smart working.
Sia chiaro, in questo momento la maggioranza di chi lavora da casa non sta lavorando in smart working, sta lavorando nonostante tutto, come spiega Michele Manara su LinkedIn.
Le aziende che hanno deciso adesso di investire seriamente nella digitalizzazione dei processi, complice questa forzatura indotta dal Coronavirus, non avranno vita facile.
Il cambiamento di un’azienda è il cambiamento nella cultura delle persone che ne fanno parte, e i cambiamenti culturali sono i più difficili e lenti da ottenere.
Possiamo facilmente cambiare gli strumenti e imporre dall’alto nuove procedure, ma questo non è sufficiente a garantire il successo del processo di digitalizzazione.
It would not be enough to have direction from top management to the bottom, because when people feel fear, they start to sabotage the project unconsciously. And the fact is that 84% of companies fail at digital transformation.
Da “What is the right approach to deal with the fear of digitalization?”
Cosa frena le aziende dall’intraprendere una “migrazione al digitale”?
I tre fattori principali che bloccano i manager e più in generale la direzione di una società dall’approcciare la digitalizzazione aziendale sono la paura del fallimento, il tempo e le resistenze interne al team.
Nel primo caso, il processo di digitalizzazione è talmente importante da non ammettere possibilità di errore. Le risorse interne per mettere in atto il processo non sono sufficienti, manca la competenza specifica, non si riescono a stimare tempi e costi… tutto questo è scoraggiante e in queste condizioni un imprenditore, giustamente, non investe.
La soluzione traspare già da quanto ho scritto: chiedere aiuto a un consulente esterno, ad un’azienda specializzata oppure assumere personale formato per collaborare all’implementazione del progetto.
Il processo di digitalizzazione non è istantaneo, non è nemmeno breve a dirla tutta. Il tempo, o meglio ancora la finestra temporale che questo processo richiede, è spesso superiore ai due anni. Questo è già di per sé scoraggiante, ma se ci aggiungiamo l’interruzione dell’attività produttiva per l’implementazione dei nuovi processi (anche se breve e temporanea) e il tempo necessario affinché le persone acquisiscano competenza e manualità con i nuovi strumenti e procedure, si spiega perché pochi imprenditori valutano positivamente il passaggio al digitale in un contesto “cartaceo” in cui tutto — per ora — funziona.
Quindi il lato positivo della digital transformation dov’è? La digitalizzazione dei processi è un investimento, è un seme, e come tale serve tempo per vederne i frutti. Ma una volta cresciuto l’albero, i suoi frutti saranno in numero sempre maggiore e sotto la sua ombra potremo far crescere altri progetti e idee, in uno “spazio protetto” dove avremo la possibilità di sperimentare nuove soluzioni.
Per tornare all’oggi: se le aziende avessero investito nel digitale nel 2015 oggi dove sarebbero? Il lockdown le avrebbe colpite allo stesso modo? Le persone costrette a lavorare da casa avrebbero lavorato “nonostante tutto”, senza i giusti strumenti e senza formazione, o avrebbero lavorato veramente in smart working?
Infine, la digitalizzazione incontra le resistenze interne al team. Questo è forse il problema che per primo ci viene in mente quando pensiamo di introdurre un software per la gestione online delle fatture in un’azienda abituata a stampare le fatture elettroniche per archiviarle insieme alle distinte di pagamento in un faldone con l’etichetta — rigorosamente scritta a mano — “documenti contabili 2020”.
La domanda a cui dobbiamo rispondere è: perché i nostri colleghi hanno paura della digitalizzazione?
Perché la digital transformation fa paura?
Chi viene forzato ad adottare nuovi strumenti e digitalizzare i propri processi lavorativi ha paura di vedere svalutato il proprio lavoro, sostituito da una “macchina” e incapace di portare valore aggiunto all’azienda.
In altre parole, manca la cultura aziendale che permetta di vedere gli strumenti tecnologici come un’estensione delle nostre capacità che, libere da attività ripetitive e time consuming, possono venir utilizzate per raggiungere altri obiettivi.
Come possiamo aiutare a superare queste paure?
Il primo passo per disinnescare questi meccanismi di paura e avversione, è adottare una comunicazione chiara e positiva. Rendere noti quali sono gli obiettivi del processo di digitalizzazione — che sia migliorare il processo produttivo, il prodotto o servizio che l’azienda offre, ridurre i costi della produzione e i tempi — permette a tutti i collaboratori di comprendere perché vengono prese determinate scelte e soprattutto permette a loro di contribuire con feeback costruttivi, che un consulente o un dirigente non potrebbero produrre dalla loro posizione “esterna” alla produzione.
Comunicare quale futuro si sta costruendo con l’ausilio di esempi positivi, e quali sono i vantaggi che la digital transformation porterà in azienda rende le persone consapevoli e motivate a fare del proprio meglio per raggiungere l’obiettivo comune.
Repetita iuvant: la digitalizzazione dei processi è un percorso, un viaggio. È importante che questo messaggio sia compreso a tutti i livelli, dalla direzione alla produzione, all’assistenza. Devono essere messe in campo risorse ed energie per accompagnare tutti verso la novità, consapevoli che ognuno incontrerà difficoltà diverse che richiederanno soluzioni diverse. Diventa quindi importante essere in grado di modificare quanto pianificato per far sì che le soluzioni tecnologiche siano a servizio del team, e non viceversa.
Gli early adopters, coloro che per primi utilizzeranno i nuovi strumenti e li faranno propri, saranno quelle risorse preziose che più di tutte favoriranno l’adozione dei nuovi strumenti e metodologie. In questa prima fase di transizione sarà importante mantenere una comunicazione frequente ed onesta: discutere su ciò che non sta funzionando e celebrare i casi di successo, anche i più piccoli. Il management Agile è ricco di spunti in tal senso, ma è un argomento che merita un articolo a parte.
TL;DR
La digitalizzazione dei processi sta diventando sempre di più un passaggio obbligato per le aziende che, superata la paura del top management ad investire nel digital, si trovano a combattere con i propri collaboratori, spaventati all’idea di verir sostituiti da un software.
Trasparenza, comunicazione chiara, condivisione di obiettivi e creazione collaborativa dei nuovi processi sono i migliori strumenti che possiamo utilizzare per abbracciare la paura del cambiamento, e accompagnarla fuori dalla porta.
