Insider info — how to get a job overseas (part 1-from company perspective)

Photo by Dylan Gillis on Unsplash

[English follows after Indonesian]

Tulisan ini merupakan bagian pertama dari 2 seri tulisan untuk dapat bekerja di luar negeri. Bagian pertama ini akan membahas bagaimana:

1. Kenapa perusahaan mulai memutuskan untuk mempekerjakan karyawan dari luar negeri.
2. Resiko yang akan dihadapi perusahaan ketika mempekerjakan karyawan dari luar negeri.
3. Proses perusahaan mengabulkan visa ke calon karyawan.

Bagian kedua (terakhir)—for job applicant ada di sini.

Tulisan ini akan membahas dari perspektif penulis sebagai perekrut karyawan berbasis teknologi (programmer, dkk) di Jepang — yang artinya penulis sudah memahami kebutuhan perusahaan untuk merekrut karyawan, dan sudah berhasil menyalurkan karyawan ke beberapa perusahaan di Jepang.
Penulis juga sudah menjalankan bisnis perekrutan tenaga kerja sejak 2022 hingga sekarang, dan client nya sudah mencakup di Malaysia, Korea, Jepang, Singapura, hingga tulisan ini dibuat.

Penulis sudah bekerja sebagai perekrut karyawan sejak 2019 hingga sekarang.

1. Kenapa perusahaan mulai memutuskan untuk mempekerjakan karyawan dari luar negeri.

Perusahaan yang membutuhkan karyawan hingga dari luar negeri, kemungkinan nya ada dua:

1. Kebutuhan perusahaan untuk karyawan dengan kemampuan tinggi tidak tersedia di negara nya.
2. Populasi negara tersebut sedang menurun, sedangkan kebutuhan bisnis untuk tenaga kerja nya tidak bisa ikut menurun.

Kemungkinan paling besar bagi pencari kerja tentunya ketika negara tersebut membutuhkan karyawan dengan kemampuan tinggi, dan populasi negara tersebut sedang menurun. Ini bisa dijadikan strategi ketika memilih negara tujuan bekerja. Untuk negara yang populasi nya tidak menurun, namun kebutuhan kemampuan tinggi, maka kompetisi nya akan lebih sulit karena juga harus bersaing dengan warga lokal.
Bila negara terrsebut populasi nya menurun, maka pencari kerja hanya cukup bersaing dengan pelamar dari negara lain.

2. Resiko yang akan dihadapi perusahaan ketika mempekerjakan karyawan dari luar negeri.

Resiko yang dihadapi perusahaan, biasa nya ada dua:

1. Ketidaksesuaian dengan kultur kerja perusahaan.
2. Sulit nya berkomunikasi dengan karyawan tersebut.

Untuk perusahaan yang ukurannya besar, hingga mampu mempekerjakan penterjemah, maka nomor dua tidak akan ada masalah. Namun untuk perusahaan yang lebih kecil, ini akan jadi masalah yang cukup berarti.

Kita akan bahas lebih dalam untuk strategi terkait ini di “Bagian kedua (terakhir) — for job applicant” setelah ini.

3. Proses perusahaan mengabulkan visa ke calon karyawan.

Visa adalah dokumen yang dibutuhkan agar calon karyawan yang diterima dapat bekerja secara legal di negara tersebut.

Proses umum pemberian visa akan seperti ini:
Kandidat menerima tawaran (offering) dari perusahaan ⟹ kandidat menyetujui offering tersebut⟹ perusahaan mulai memberikan CoE (Certificate of Eligibility) ⟹ kandidat menerima CoE ⟹ kandidat mengurus proses pemberian visa di negara asalnya dengan CoE ⟹ visa diberikan.

CoE ini adalah sebuah dokumen yang menyatakan “Kandidat yang disebutkan identitas nya di CoE, berhak untuk mendapat visa dengan tipe yang dibutuhkan”.

Ketika perusahaan menyatakan untuk menjalankan proses pengabulan untuk visa calon karyawan ke pemerintah setempat, ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan perusahaan:

1. Saat proses pengabulan visa ini, karyawan biasa nya sudah di dalam tahap resign dari perusahaan sebelumnya — baik baru di masa months of notice atau sudah masuk tahap bekerja dengan perusahaan dengan situasi full-remote.
   Bila masuk masa months of notice, apakah karyawan akan tetap melanjutkan untuk kerja dengan perusahaan — tidak mencari perusahaan lain dari negara lain untuk counter-offer?
   Bila mulai bekerja dengan situasi full-remote, maka perusahaan akan menyesuaikan cara kerja ini untuk sementara waktu ke karyawan tersebut. Yang dimana akan ada resiko untuk kurang produktif dengan perbedaan zona waktu — kondisi internet di negara karyawan tersebut— tim dari perusahaan yang belum terbiasa, dst.
2. Bagaimana proses relokasi karyawan ini hingga sampai di negara tempat perusahaan tersebut? Apa saja yang harus ditanggung perusahaan? Biaya ini akan jadi pertimbangan ‘seberapa siap’ perusahaan untuk mengundang karyawan dari luar negeri.

Jenis visa untuk pekerja luar negeri biasa nya dibagi ke tiga tipe:

1. Specified-skill worker visa (pegawai pabrik, caregiver, dst)
2. Engineer/Specialist in Humanities/International Services visa (software engineer, dst)
3. High-skilled worker visa (software engineer dengan lulusan S3, punya kemampuan bahasa setempat yang tinggi).

Ada beberapa negara yang hanya menyediakan 1 dan 2. Kesepatakan proses relokasi pun berbeda-beda, tergantung dari kebutuhan perusahaan, dan kesepakatan antara perusahaan dengan karyawan. Penamaan tiap negara juga berbeda, namun biasa nya tujuan nya sama.

Ada juga visa liburan kerja, namun penulis tidak akan membahasnya di sini karena ini hanya visa jangka pendek.

Sedangkan untuk pekerja dengan keterampilan khusus (specified-skill worker), bagian ini sebagian besar dilakukan dengan perjanjian GtoG (Government to Government). Yang mana perusahaan tidak akan menjadi pihak yang mengakomodir visa karyawan nya.

Berlanjut ke bagian kedua (terakhir) — for job applicant.

This article is the first part of a three-part series on working abroad. The first part will discuss:

1. Why companies are starting to hire employees from abroad.
2. The risks faced by companies when hiring foreign employees.
3. The company’s process of granting visas to prospective employees.

The 2nd (last) part — for job applicants, is available here.

This article will discuss the perspective of the author as a technology-based employee recruiter (programmers, etc.) in Japan — meaning the author understands the company’s needs to recruit employees and has successfully placed employees in several companies in Japan. The author has also been running a manpower recruitment business since 2022 until now, and his clients have included Malaysia, Korea, Japan, Singapore, up until the creation of this article. The author has been working as an employee recruiter since 2019 until now.

Why are companies starting to hire employees from abroad?

Companies that need employees from abroad probably have two reasons:

1. The company’s need for highly skilled workers is not available in its country.
2. The country’s population is declining, while the business need for its workforce cannot also decline.

The biggest chance for job seekers of course is when the country needs employees with high skills, and the country’s population is declining. This can be used as a strategy when choosing a target country to work in. For countries whose population is not declining, but need high skills, then the competition will be more difficult because it also has to compete with local residents. If the country’s population is declining, then job seekers only need to compete with applicants from other countries.

The risks faced by companies when hiring employees from abroad.

Of the risks faced by companies, usually there are two:

1. Mismatch with the company’s work culture.
2. Difficulty in communicating with the employee.

For large companies, up to being able to hire an interpreter, then number two will not be a problem. But for smaller companies, this will be a significant problem.

We will discuss more deeply for this related strategy in the “Second part (end) — for job applicant” later.

The company’s process of granting visas to prospective employees.

A visa is a document that is needed so that prospective employees can work legally in the company’s country.

The general process of granting a visa would be like this:

Candidate received an offer from the company ⟹ candidate accepted the offer ⟹ company started granting CoE (Certificate of Eligibility) ⟹ candidate received the CoE ⟹ candidate taking care of the visa grant process in their country of origin with the CoE ⟹ visa granted.

This CoE is a document stating “Candidates whose identity is mentioned in the CoE are entitled to receive a visa of the required type”.

When the company runs the process of granting visas for prospective employees to the local government, there are several things that the company must consider:

1. When this visa granting process, the employee is usually already in the resignation stage from the previous company — whether it is in the months of notice period or has started to work with the company in a full-remote situation.
   If it enters the months of notice period, will the employee continue to work with the company — not looking for another company from another country for a counter-offer?
   If it starts working in a full-remote situation, then the company will adjust this way of working for a while to the employee. Where there will be a risk of being less productive with differences in time zones — the condition of the internet in the employee’s country — a team from a company that is not used to it, etc.
2. How is the relocation process of this employee until it arrives in the country where the company is located? What should the company bear? This cost will be a consideration of ‘how ready’ the company is to invite employees from abroad.

The type of visa for foreign workers is usually divided into three types:

1. Specified-skill worker visa (factory workers, caregivers, etc.)
2. Engineer/Specialist in Humanities/International Services visa (software engineer, etc.)
3. High-skilled worker visa (software engineer with a doctoral degree, high local language skills).

There are some countries that only provide 1 and 2. The agreement on the relocation process also varies, depending on the needs of the company, and the agreement between the company and the employee. Visa naming on every country is usually different, but most of the time it serves the same purpose.

There are also work holiday visa, but writer won’t discuss it here since it’s only a short-term visa.

As for specified-skill worker, this part is mostly done with GtoG (Government to Government) agreement. Which the company won’t be the one who accommodate the visa.

Continuing to the second part (end) — for job applicant.