O que é Statik e como aplicá-lo

Statik é um acrônimo para Systems Thinking Approach to Introducing Kanban. O termo se refere a ações sugeridas por David J. Anderson, pai do Kanban, para facilitar e melhorar a adoção do método.

Ao todo são oito passos que podem ser repetidos se necessário e não possuem ordem de execução.

Os passos

1. Propósito — Quem é seu cliente e o que representa sucesso para ele?

Neste passo o objetivo é garantir que as pessoas envolvidas nas entregas entendam o valor dos projetos ou produtos no qual estão trabalhando, sua importância para o cliente e quais os objetivos a serem atingidos.

É o momento onde deve-se definir os critérios de satisfação do cliente e realizar um alinhamento de expectativas.

Está ligado ao conceito de fit for purpose do Kanban.

2. Insatisfações — Quais são as fontes de insatisfação com o sistema atual?

Expor, priorizar e agrupar as insatisfações do time, clientes e stakeholders.

A priori devemos questionar o cliente sobre suas fontes de insatisfação mas é importante também entender as insatisfações internas da organização.

É comum que o time identifique mais insatisfações internas do que externas. Neste caso, este é um bom momento para direcioná-los a pensar na perspectiva do cliente e usuários finais.

3. Análise de demanda — Que demandas ou solicitações o time recebe?

É o momento de entender o que o cliente costuma solicitar e como. Uma boa opção é listar as demandas nas quais o time está trabalhando atualmente e identificar padrões.

Os padrões identificados se referem a tipos de demanda que são solicitadas com mais frequência, tempo entre a chegada da demanda em relação ao seu prazo de entrega e etc.

É possível aproveitar o “gancho” da discussão sobre propósito e iniciar questionamentos como “quem solicitou” e o “porquê”.

4. Análise de capacidade — Como e quanto o time está entregando?

As métricas mais básicas do Kanban podem ser aplicadas nas últimas demandas entregues pelo time, embora nem sempre se tem um contexto bem definido para realizar este tipo de avaliação.

A dica seria iniciar com ferramentas simples como CFD para análise de capacidade de acordo com o histórico, ferramentas para cálculo de eficiência de fluxo, levantamento de Lead Time e Throughput.

5. Modelagem do Workflow — Qual fluxo de trabalho as demandas seguem atualmente?

Esta etapa é o momento de elencar junto do time quais são os diferentes tipos de demandas que eles atendem, sua prioridade e o Workflow que cada tipo deve seguir.

O Workflow em si seriam as etapas do fluxo pelo qual cada demanda passa para que possa ser entregue.

No entanto, é importante ter em mente que o workflow não se trata de por quem ou por qual setor cada demanda passa e sim quais os estágios necessários para que a demanda seja entregue. Parece ser uma diferença sútil mas nos ajuda quando “(…) queremos nosso sistema kanban (e o quadro) para incentivar a colaboração em vez de evidenciar o engessamento dos setores ou especializações funcionais existentes” (Zambon, Rodrigo; 2018).

6. Descoberta das Classes de serviço — Como podemos agrupar e classificar as demandas mais comuns?

Classes de serviço são basicamente políticas pré-estabelecidas sobre qual comportamento uma determinada demanda deve seguir ao passar pelas etapas do workflow de acordo com suas características.

Você pode entender mais sobre Classes de Serviço e tipos de demanda aqui mas resumidamente as principais e mais conhecidas são:

• Standard — demandas comuns do dia-a-dia do time;
• Fixed date — demandas cuja data de entrega não pode ser ultrapassada pois se referem ao aproveitamento de uma oportunidade que só estará disponível até uma determinada data. Também estão inclusas demandas para regulação que, caso não sejam atendidas dentro do prazo estabelecido, podem implicar em danos como multas e etc;
• Expedite — demandas que implicam em alto custo crescente enquanto não são atendidas;
• Intangible — demandas sobre as quais não se tem expectativas definidas referente a retorno financeiro mas que podem vir a trazer algum benefício.

É interessante que o time, tendo histórico das demandas que atende diariamente, traga exemplos para cada classe e defina quais são as características que implicam nesta classificação.

As classes de serviço irão ajudar principalmente a entender a hierarquia de prioridade entre as demandas e a mapear o impacto de cada classe dentro do fluxo.

7. Design Kanban System — Condensando as respostas anteriores num modelo

Este seria o momento para unir todos conhecimentos e informações das demais etapas para elaborar o quadro. É comum que as classes de serviço levantadas se tornem raias do quadro e que o workflow identificado pelo time defina suas colunas.

Nesta etapa é muito comum se sentir tentado a aplicar todo o seu conhecimento sobre Kanban. A dica é respeitar a maturidade do time, seguindo a premissa de que o método Kanban deve ser uma abordagem evolucionária. Não é necessária fazer tudo de uma vez.

8. Rollout — A implementação do modelo e criação do quadro

É a hora de compartilhar o desenho feito na etapa anterior com todos de forma que tenham completo entendimento de seu funcionamento e o momento de colocar o quadro kanban para funcionar com o apoio do time.

Envolver as pessoas nesta implantação é uma ótima forma de promover o sentimento de ownership e ganhar apoiadores e adeptos à abordagem.

Muito além do momento de colocar os conhecimentos levantados em prática, é também uma ótima oportunidade para passar a colher feedback de pessoas que não participaram das etapas do Statik mas que estão envolvidas com o negócio.

Escalabilidade

Como podemos notar pelo seu foco em objetivos do projeto ou produto, o STATIK é aplicável à apenas um serviço. Quando for necessário atender a mais de um serviço, as práticas do Kanban devem ser aplicadas no intuito de equilibrar o fluxo através dos vários serviços, melhorando continuamente.

Por fim

Os passos definidos no STATIK são meios de promover o pensamento sistêmico, visando a aplicação do método Kanban alinhada com os objetivos do projeto, cliente e organização.

São um ótimo apoio para trabalhar com times que desconhecem o método ou que possuem pouca experiência. Ao mesmo tempo, também podem promover espaço para melhorias quando revisitados, no caso de times com maturidade mais alta.

No caso dos times menos experientes, a dica é não ter pressa e trabalhar cada etapa provando seu valor e importância. Esta abordagem trará aliados que entendam sobre o método e que enxergam o potencial de melhoria que a implementação do Kanban pode trazer.

Fontes

https://www.knowledge21.com.br/blog/o-que-e-statik-dicas-aplicar-kanban/

Essential Kanban Condensed — David J. Anderson & Andy Carmichael

https://medium.com/@rodrigozambon/systems-thinking-approach-to-implementing-kanban-87c4e36e169