Como ser mais produtivo no trabalho e na vida (ft. Todoist e Evernote)
Lidando c/compromissos “não esclarecidos” e barreiras psicológicas
Desde 2015, quando comecei a enfrentar alguns problemas de saúde (em inglês), iniciei uma busca consistente por hábitos e processos que me trouxessem qualidade de vida e aumentassem a probabilidade de alcançar meus objetivos. Muita coisa mudou desde lá e uma das áreas que considero essencial nessa mudança é a Produtividade.
Se engana quem acredita que só faz sentido falar de produtividade no âmbito do trabalho, minha lista de coisas a fazer incluem desde limpar um canto da casa que anda meio negligenciado ou refletir sobre o modo como converso com meus pais até implantar uma nova métrica de qualidade software no time ou revisar um protocolo de comunicação para orientar um aluno da pós-graduação do CESAR School.
Se buscarmos por produtividade, vamos encontrar uma infinidade de técnicas por aí e, na minha opinião, a maioria delas é válida, desde que entendida em sua essência, experimentada e adaptada a sua realidade atual. Após muitas dessas experimentações no últimos 3 anos, decidi sintetizar algumas que tem funcionado pra mim.
Ao final desse artigo espero que você:
- Seja capaz de aplicar alguns princípios do GTD sem necessariamente ficar preso às regras e métodos do GTD;
- Seja capaz de experimentar algumas técnicas baseando-se no meu próprio uso do Todoist Brasil e do Evernote Brasil.
Mas o que é GTD?
O termo GTD vem de “Getting Things Done” ou, traduzindo, “fazendo as coisas acontecerem”. O processo foi criado pelo David Allen que é consultor desde 1980s e lançou a 1ª edição do livro sobre o método em 2001. Os passos (conceitualmente falando) são até simples de entender, mas o processo (completo e como descrito no livro) não é nem de perto fácil de aplicar. Inclusive, por esse e outros motivos, não recomendo você sair correndo e já comprar o livro. Vamos tentar aqui aplicar o que o próprio David Allen diz:
“Quem domina os princípios pode escolher com sucesso os próprios métodos”
Os 5 princípios do GTD são:
- Capture tudo que venha à mente. Compromissos não “capturados” do tipo “queria, poderia, deveria” criam uma pressão irracional e insolúvel em tempo integral, de forma que sua mente não saberá quais pendências são prioritárias ou não.
- Esclareça cada item capturado por vez. Nem tudo necessita de uma ação, ou pode ser concluído com apenas uma ação ou é pra agora. É preciso distingui-las, caso contrário é provável que você abandone essa lista.
- Organize. Se um item não estiver onde realmente deveria estar, sua mente não confiará no seu sistema. Se, por exemplo, você incluir no calendário o que você apenas pretende fazer, não saberá o que não pode deixar de ser feito naquele dia.
- Revise. Sem revisão suas listas vão inchar com coisas já realizadas ou que não significam mais nada pra você.
- Faça. Se sua mente está limpa, tudo está bem esclarecido, tudo está exatamente onde deveria estar e suas listas não tem nada de obsoleto: simplesmente faça algo!
Tendo eles como base, separei algumas dicas que pra mim fazem diferença.
Identifique as “caixas-de-entrada” da vida
Um conceito que acredito permear as várias áreas e espaços das nossas vidas é o de “caixa-de-entrada”. Normalmente associadas aos e-mails, o GTD propõe a expansão da idéia a tudo que represente um “lugar” com potencial de acumular “itens” a serem “processados”.
Se um recibo de compra ficou em cima da mesa depois que você voltou do shopping, independente do motivo, seja para jogar fora, guardar como comprovante ou escanear, você precisará tomar alguma decisão sobre ele no futuro. Logo, a mesa nesse caso é uma das “caixa-de-entradas” da sua casa.
Listo algumas das minhas e convido você a fazer o mesmo: mesas e estantes (da sala, do escritório em casa, no trabalho), e-mails (pessoal, do trabalho, do cliente), correio tradicional (do meu endereço e do meus pais), redes sociais (Twitter, Facebook, Instagram, Medium, LinkedIn), aplicativos de mensagem (WhatsApp e Slack), Todoist e Evernote (já falo mais sobre esses dois).
Uma vez identificadas, fica mais fácil criar o hábito (diário e/ou semanal) de esclarecer nossas pendências e transferir as tarefas para um único lugar onde você possa se engajar sem se preocupar se está faltando algo.
Quebre as tarefas até ficarem óbvias
O GTD descreve essa quebra até o nível óbvio como traduzir a tarefa num comportamento físico. Marcar uma reunião pode ser feito por telefone ou por e-mail ou pessoalmente, é preciso decidir por qual meio você irá se engajar.
“Caso você ainda não tenha identificado a próxima ação física necessária, ocorrerá um hiato psicológico toda vez que pensar nela. Você resistirá a essas cobranças, o que levará a adiar as decisões”. — David Allen
Fazendo uma comparação com a idéia do psicólogo Daniel Kahneman em Rápido e devagar: Duas formas de pensar: pode ser que a tarefa até esteja clara no modo devagar (“racional”) da mente, mas se não for física e óbvia sofrerá resistência no modo rápido (“intuitivo”). O que significa que você, naqueles minutos entre uma reunião e outra, não conseguirá resolver a aquela tarefa planejada, pois seu modo rápido de pensar chegará a uma conclusão diferente sobre o esforço e tempo necessário para realizá-la.
No GTD, qualquer objetivo que envolva fazer mais de uma coisa é chamada de projeto. Eu particularmente acho um pouco cansativo classificar tudo como projeto (mais na frente talvez fique claro porque). O que proponho é que você subdivida até ficar óbvio que você consegue fazer aquilo.
É óbvio que para colocar um quadro na parede eu preciso pegar um prego e um martelo. Só que meu martelo está no quarto de trás; dentro da caixa de ferramenta; num canto escuro da prateleira; sem garantias de estar organizada e provavelmente não estará saltando aos olhos só esperando eu abrir. Hoje está claro pra mim que a probabilidade de colocar o quadro é maior se eu me comprometer primeiro à pegar o prego e o martelo deixando-os próximos aonde irei fixar o quadro e só depois me comprometer a colocá-lo. Não raramente, acabo terminando a tarefa principal logo em seguida.
Não force a barra nos contextos
Uma das técnicas que pode ajudar a decidir o que fazer em cada momento envolve “marcar” as tarefas com o contexto em que elas podem ser resolvidas. Por exemplo: casa, trabalho, computador, rua, telefone, e até nomes das pessoas envolvidas.
Porém, não sou adepto a forçar contextos para todas tarefas, principalmente se eles não são requisitos diretos. Buscar um documento que ficou no porta luvas do carro presume que eu esteja próximo do carro, mas refletir sobre um assunto que está incomodando requer só um pouco de tempo e tranquilidade.
Além disso, alguns contextos vão naturalmente levantar barreiras psicológicas para você. Eu mesmo não gosto de falar ao telefone, logo as tarefas que marquei até hoje com “telefone” ou demoraram ou não foram resolvidas. Para evitar a procrastinação nesses casos, passei a associa-las à objetivos importantes pra mim. Marcar os telefonemas que poderiam me fazer economizar dinheiro ou gerar renda extra com “$” foi suficiente para resolvê-los em tempo recorde.
Experimente, Flexibilize, Reavalie
Nem tudo que é regra, técnica, processo ou hábito, mesmo que inspirado nos CEOs mais produtivos do mundo, vai funcionar pra você, especialmente o você de agora. O que funciona hoje pra mim, casado e com um filha de 1 ano, não é o que funcionava antes e provavelmente não vai ser o que vai funcionar no futuro.
O que há de mais importante é você experimentar, flexibilizar aquela “regra” que não se encaixou e reavaliar o processo. Em alguns casos, você concluirá que quer mudar alguns maus hábitos mesmo e fazer aquele ajuste na rotina, mas não precisa sempre ser assim. Não busque ser consistentemente ótimo, mas sim ser ótimo em ser consistente. Seja consistente em experimentar.
Colocando em prática com Todoist e Evernote
As duas ferramentas que mais uso hoje são o Todoist Brasil e o Evernote Brasil, ambas no pacote premium, mas é possível alcançar bons resultados no free também. As duas estão instaladas (ou acessíveis) nos meus smartphones (pessoal e profissional) e computadores (pessoal e do trabalho). Assim sempre tenho em mãos o que chamo de meu “Segundo Cérebro”.
Tudo que preciso fazer no curto prazo está listado no Todoist e tudo que me ajuda a decidir o que preciso fazer em seguida está no Evernote. Eles são, em outras palavras, respectivamente um bloco de notas, onde posso riscar o que já fiz, e uma pasta organizadora com etiquetas, onde posso encontrar tudo que é importante (só que com recursos mais legais como buscar itens).
Em termos do GTD, significa que me organizo assim:
- Todoist: Próximas Ações (incluindo as dos projetos) + Ações recorrentes + Lembretes com data específica
- Evernote: Planos de projetos + Horizontes de Foco + Algum dia / Talvez + Notas de referencia
- Google Calendar: Eventos com data fixa
Antes de prosseguir: eu passo muito tempo no computador e no celular, por isso aplicativos e ferramentas como essas funcionam bem pra mim. Se esse não for o seu caso, recomendo ler sobre Bullet Journal, pois muitas das técnicas a seguir podem ser aplicadas em cadernos também.
Vamos à prática!
Quando surge uma ideia
Crio rapidamente uma tarefa no Todoist que vai para Inbox (as vezes minha esposa é que faz isso enquanto dirijo). Se isso acontecer numa reunião, quando evito o celular, escrevo num post-it e depois passo pra lá. É importante não deixar para anotar depois.
Quando alguém me pede algo
Se eu já souber o projeto e contexto associado, já crio a tarefa no lugar correto. Caso contrário vai pra Inbox também. Posso também delegá-la, caso eu não seja a melhor pessoa para fazê-la ou precise de ajuda. Nesse último caso, crio um item em “Waiting-for” (ou “Esperando-por”).
Quando leio (ou pretendo ler) algo interessante
Uso o plugin do Evernote no Chrome para criar uma nota ou com o link do texto ou com um recorte dele. Se for um e-mail, encaminho para o e-mail do Evernote. Ambas cairão na Inbox, mas também posso organizar com tags (etiquetas) nesse momento.
Quando chego no trabalho pela manhã
Checo as “caixa-de-entrada” ao meu alcance, esclareço as tarefas e vejo o que está marcado para o dia (na aba Today do Todoist e também no calendário).
Se for segunda-feira, faço uma análise mais geral da semana, olhando o calendário e imaginando alguns “temas” por dia e período, num quadro semanal no Evernote, que me ajudam a focar e proteger meu tempo para atividades estratégicas.
Quando volto ao trabalho após o almoço
Repito o processo feito pela manhã. Nos dias que chego tarde e já inicio o dia com reuniões, essa será a primeira vez que irei esvaziar as “caixa-de-entrada”.
Antes de sair do trabalho
Repito o processo mais uma vez. É provável que as “caixa-de-entrada” estejam vazias, mas se existirem itens lá analiso o que precisa ser feito sem falta no dia seguinte ou pode ficar na lista de “próximas ações”.
No final de semana
Faço uma revisão geral das listas (dessa vez revisando também a parte financeira). Como isso pode demorar (uma vez foram 4h!) eu divido em pequenos passos e vou progredindo na medida do possível. Isso me ajuda a não comprometer o tempo com a família. Você pode conferir esse meu checklist no Evernote aqui.
Ao esclarecer tarefas que viram projetos
Em todos os momentos que esclareço compromissos, esses podem virar projetos. Ou porque não são triviais de resolver, ou são duradouros, ou envolvem muitos passos. Pra isso, crio no Evernote um notebook de referência (dentro da stack de projetos pessoais ou do CESAR) e uma nota principal marcada com a tag “.projects” (uso um caractere especial na frente para organizar tags importantes no topo da lista). Assim posso acessar os planos de projetos (ativos) numa lista só e não me limito à apenas uma nota por projeto.
Acho que é isso! Posso ter alguns outros hábitos na minha rotina, mas nem todos duram e nem todos são consistentes como esses que apresentei. Espero ter contribuído de alguma forma para que sua vida seja mais produtiva!!
Referências e Leituras Adicionais
- A arte de fazer acontecer — David Allen
- Rápido e devagar: Duas formas de pensar — Daniel Kahneman
- Está preso fazendo Mais do Mesmo? Ajuste Sua Rotina — Evernote Brasil
- Don’t Aim to Be Consistently Great. Aim to Be Great at Being Consistent. — Brad Stulberg
- Bullet Journal — Um Guia Para Iniciantes — bruna guimarães
Sou grato aos amigos Joao Paulo Magalhaes, José Henrique Lima e Thiago Cardoso pelas conversas sobre esse e outros assuntos que me fazem refletir e especialmente à minha esposa que sem seu apoio seria tremendamente mais difícil escrever artigos como esse.
